Le système d'informations RH dédié et exploité par Jotun depuis plus de 10 ans commençait à vieillir. Comme l'explique Anja Allouni, Lead SME and Change Manager chez Jotun, « nos systèmes de recrutement et de gestion des performances n'étaient pas reliés et il était impossible d'établir un rapport comparatif avec la situation d'il y a deux ans du fait de l'absence de données historiques. De plus, il n'était pas vraiment possible de l'utiliser pour les processus de gestion et n'apportait donc pas ou peu de valeur aux managers en termes de planification et de prise de décision. »
« Nous avions besoin de plus. Notre activité est complexe, et il nous fallait une solution beaucoup plus flexible capable de nous aider activement à développer l'organisation des RH et le groupe dans son ensemble. Workday est apparue comme la solution idéale. »
Workday répondait à nos principaux critères : expérience utilisateur, un seul point d'entrée des données et une suite RH complète.
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L'approche « Big Bang » suscite l'enthousiasme des utilisateurs
Lors du lancement de Workday, Anja Allouni et ses collègues ont opté pour une approche de type « Big Bang », avec le déploiement de tous les modules simultanément dans tous les pays. Axée sur la conduite du changement, l'équipe a utilisé plusieurs tactiques pour créer un sentiment de confiance envers le nouvel outil.
Ainsi, la proportion de collaborateurs qui ont activé le système au cours des premiers jours a été très élevée dans un cadre de déploiement. Ils n'ont pas été déçus.
Comme l'explique Anja Allouni, « les collaborateurs apprécient la fonctionnalité Carrière et le feedback des nouveaux salariés sur leur intégration a également été très précieux. Nous sommes très heureux de ces deux victoires dans un monde où la lutte pour les talents et le développement des compétences sont deux de nos plus grands défis RH. »
Les managers, eux aussi, prennent rapidement conscience de sa valeur en tant que source de données et d'insights exploitables. Et les services informatique et RH sont, selon Anja Allouni, « extrêmement réceptifs, grâce à sa plus grande sophistication alliée à sa facilité d'utilisation, qui leur permet de faire beaucoup plus, en moins de temps et avec moins d'efforts. »
Des données regroupées en un seul endroit
L'accès aux données de toute l'entreprise en un seul endroit est un avantage majeur pour le personnel de Jotun, qui n'a plus besoin de se connecter à plusieurs solutions différentes ni de transférer des données entre ces solutions.
Et cela va au-delà d'un gain de temps important pour chaque utilisateur. Workday permet également aux collaborateurs de toute l'entreprise d'accéder rapidement et facilement aux informations. Comme l'ajoute Anja Allouni : « Pour la première fois, les managers sont en mesure d'obtenir des données RH et financières utiles, et d'y faire des recherches, pour élaborer les rapports et mieux faire leur travail. »
« C'est une formidable amélioration pour tout le monde, et les managers apprécient particulièrement d'avoir une vue d'ensemble de l'avancement des tâches. »
Le cycle de mise à jour permet une amélioration continue
« J'ai bon espoir que Workday nous pousse à poursuivre le développement de la fonction RH de Jotun, déclare Anja Allouni. À chaque nouvelle version, nous devons essayer de comprendre les possibilités qu'elle pourrait offrir à l'entreprise. Et c'est une très bonne chose, car c'est la garantie que nous gardons un esprit d'ouverture sur le changement et l'amélioration. »
De même, disposer d'une équipe de support interne qui travaille constamment avec les RH pour assurer la gouvernance et développer la solution s'avère être un véritable atout.
« Par le passé, nous devions faire appel à des consultants pour faire évoluer la solution. Aujourd'hui, avec un cycle de mise à jour semestriel et la possibilité constante d'adopter de nouvelles fonctionnalités, nous la faisons évoluer en permanence, souvent inspirés par l'expérience des autres clients de la communauté Workday. »
De nouveaux insights sur les pratiques opérationnelles
Anja Allouni ajoute : « Nous obtenons une bien meilleure visibilité sur les opérations de toute l'entreprise.
Jusqu'à présent, il était très difficile de gouverner la manière dont les processus RH étaient exécutés dans plus de 100 pays. C'est une chose que de concevoir et de communiquer la manière dont nous voulons que les processus de recrutement ou de gestion des performances soient menés. Mais maintenant, nous bénéficions d'une réelle visibilité et influence sur ce qui se passe. C'est une avancée majeure. »