L'Iowa Hospital Association (IHA), créée en 1929, stockait ses contrats dans des « silos digitaux » associés à plusieurs équipes, partenaires et sites distincts. À une époque, l'équipe juridique de l'IHA comptait cinq juristes et collaborateurs qui s'efforçaient de réviser et de mettre à jour le large éventail de contrats. Aujourd'hui, l'IHA s'appuie sur une équipe de seulement deux personnes. Le nouveau Chief Legal Officer, Abhay Nadipuram, souhaitait une solution capable de rationaliser le processus de gestion des contrats de l'IHA, en favorisant l'efficacité et la conformité. Fort d'une expérience positive avec le fournisseur Evisort (désormais Workday), Abhay Nadipuram a choisi Workday Contract Lifecycle Management, powered by Evisort AI.
La fin des silos grâce au regroupement des contrats
L'équipe a rapidement adopté les fonctionnalités de Workday en matière de workflow pour gérer les modèles au quotidien et centraliser le processus contractuel. Grâce au processus d'IA et d'ingestion des contrats de Workday, l'IHA a regroupé tous ses contrats dans un seul référentiel intelligent. Il s'agissait là d'une étape cruciale pour une entreprise qui s'efforçait de moderniser et de rationaliser ses opérations. Comme l'explique Abhay Nadipuram : « Nous avons pu vraiment tirer parti de l'outil pour réunir tous nos contrats. »
L'IHA existe depuis près d'un siècle, mais nous n'avions pas de site centralisé pour nos contrats.
Chief Legal Officer
Un meilleur rapport qualité-prix
Workday offre des capacités d'analyse qui dépassent celles des autres outils CLM. Comme l'explique Kelly Spong, Director of Legal Operations : « Il collecte des informations, ce qu'aucun des autres outils que j'ai utilisés auparavant ne faisait. Ils ressemblaient davantage à un entrepôt de stockage virtuel. Workday réalise de véritables analyses de données, ce qui représente un plus significatif. »
« Non seulement je dispose d'un système de ticket intégré au workflow, mais il m'indiquera également combien de mes contrats sont exécutés et combien ne le sont pas, poursuit Kelly Spong. Combien de contrats avons-nous conclus l'année dernière ? Combien d'entre eux étaient des contrats conclus avec des conférenciers et combien étaient des contrats conclus avec des fournisseurs ? Il fallait auparavant extraire manuellement ces données en passant en revue tous les contrats. »
Une visibilité et une efficacité accrues grâce à l'optimisation des workflows par l'IA
Kelly Spong affirme que la plateforme de gestion des contrats basée sur l'IA de Workday permet à son équipe d'examiner un contrat dans son intégralité sans ralentir le processus pour les équipes qui souhaitent définir un nouveau contrat.
En tant que coordinatrice, Kelly Spong dispose d'une visibilité totale afin de gérer tous les documents dans le système, mais les différents services comme l'équipe RH, l'équipe Enseignement et l'équipe Communications ne voient que leur propre documentation. La plateforme Workday leur permet d'accéder aux contrats chaque fois que cela est nécessaire. Kelly Spong ajoute : « Personne ne m'a jamais dit : “Je ne retrouve pas ce contrat et je sais que nous l'avons exécuté. Pouvez-vous me l'envoyer ?” La transition s'est faite en douceur. »
C'est formidable qu'il suffise de remplir un formulaire pour avoir toutes les données correctement intégrées dans un modèle de contrat.
Director of Legal Operations
Un support client dont « on ne peut que saluer la qualité »
Aussi bien Abhay Nadipuram que Kelly Spong mettent en avant l'excellence du support client. Abhay Nadipuram l'affirme : « J'ai toujours obtenu l'aide demandée dans la journée, et quand il a fallu former Kelly, le service client était là pour mettre les choses en place. Je n'ai jamais eu à m'en inquiéter. »
« On ne peut que saluer la qualité du service client, déclare Kelly Spong. Vous ne resterez jamais des jours voire une semaine sans réponse de leur part. Ils répondent toujours. Et j'ai pu me former en grande partie toute seule grâce aux ressources de formation qu'ils mettent à notre disposition. »