Près de 3 millions de tonnes de marchandises transitent par Port Nelson chaque année, l'exportation de produits locaux étant essentielle à la croissance et à la prospérité de la région. La mission du port est d'extraire une valeur ajoutée maximale de ses actifs et d'offrir un rendement aux actionnaires, une tâche difficile, le port étant situé dans une région où le chargement par cargo est limité. L'équipe financière maintient l'entreprise sur la bonne voie grâce à des analyses avancées et à la capacité de planifier les imprévus.
Défis
Un modèle compliqué basé sur des feuilles de calcul pour l'élaboration du budget et des prévisions.
La décentralisation de la responsabilité de la gestion des performances vers les équipes opérationnelles.
La capacité limitée à planifier ou à réagir à des événements inattendus ayant un impact sur la rentabilité.
Résultats
Budgétisation et prévisions automatisées, permettant d'économiser jusqu'à 320 heures par trimestre.
Une vision plus approfondie et à plus long terme de l'activité éclaire les décisions visant à minimiser les coûts et à optimiser les revenus.
La planification des simulations aide l'entreprise à gérer les flux de trésorerie dans des environnements inattendus.
Dans le secteur du transport maritime, les prévisions météorologiques ont toujours été d'une importance capitale.
Pourtant, depuis qu'il a adopté une nouvelle solution FP&A, le Port Nelson, dans la région de Nelson en Nouvelle-Zélande, se rend compte de la valeur significative des prévisions financières.
L'équipe financière et les managers de Port Nelson utilisent désormais Workday Adaptive Planning pour gérer les finances et créer des budgets annuels et des prévisions trimestrielles s'étalant sur six trimestres. Les rapports sont plus rapides et plus faciles à préparer que les rapports précédents, ce qui permet d'économiser jusqu'à 320 heures par trimestre.
« Nous avons maintenant une vue plus précise et plus complète de nos activités et la capacité de modéliser les changements en temps quasi réel », déclare Mason Robinson, Finance Manager de Port Nelson. Si, par exemple, une compagnie maritime envisageait de se retirer de la région, nous pourrions voir l'impact financier de cette décision sur l'ensemble de nos activités en un seul clic. »
Une force économique vitale
Le succès financier de Port Nelson est vital pour le bien-être économique de la région néo-zélandaise de Nelson et plus largement du « Nord de l'île du Sud », une région réputée pour ses ressources en poisson, fruits, forêts et vins. Près de 3 millions de tonnes de marchandises transitent chaque année par ce port vieux de 170 ans.
Une planification financière et un contrôle des dépenses efficaces sont essentiels dans un port où les coûts d'exploitation sont souvent fixes, avec du personnel et des équipements en attente, qu'il y arrive un seul navire ou bien trois. Il peut également y avoir des coûts inattendus tels que la réparation d'actifs importants comme une grue à conteneurs. Toute diminution de la quantité de marchandises traitées peut avoir un impact sérieux sur les performances financières du port.
L'équipe financière est au cœur de la mission du port, qui consiste à tirer le maximum de valeur ajoutée de ses immobilisations et à offrir un rendement aux actionnaires, quelles que soient les conditions difficiles. Grâce aux capacités de planification et d'analyse avancées de Workday Adaptive Planning, l'équipe aide l'entreprise à gérer les coûts de manière proactive et à prendre des décisions plus rapides pour stimuler la croissance.
Ce qui fait la différence : modélisation et planification de scénarios
Il s'agit d'un rôle élevé pour l'équipe financière, qui était auparavant limitée par un système inefficace basé sur des feuilles de calcul, qui prenait beaucoup de temps et où une seule personne clé dirigeait l'ensemble du processus de budgétisation et de prévision.
Un nouveau CFO et le désir de s'associer davantage à l'entreprise ont conduit à l'implémentation de Workday Adaptive Planning. « Notre objectif est de comprendre réellement les leviers de l'entreprise et de contribuer à la prise de décisions qui apportent une valeur ajoutée à nos actionnaires, précise Mason Robinson. La rationalisation de la production des budgets et des prévisions a fortement aidé, mais c'est la modélisation et la planification de scénarios qui ont fait la plus grande différence. »
L'équipe peut également modéliser de manière proactive des scénarios, comme une réduction des cargaisons à la suite de dommages causés à la récolte de pommes de la région. La récolte a été menacée au cours des deux dernières saisons et, à chaque fois, l'équipe Finance a pu informer rapidement le conseil d'administration de l'impact potentiel sur les résultats.
La planification des scénarios soutient également les initiatives stratégiques telles que la réorganisation du portefeuille immobilier de Port Nelson. Lorsqu'elle prévoit de démolir d'anciens bâtiments et de construire de nouvelles installations de stockage, elle peut se projeter dans 18 mois pour évaluer l'impact sur les revenus et le rendement des actionnaires.
La décentralisation de la fonction Finance permet de mieux comprendre et d'obtenir de meilleurs résultats
La possibilité de visualiser les performances et de modéliser différents scénarios a changé la façon dont les managers envisagent la fonction Finance.
L'équipe Finance continue de mettre davantage de contrôle entre les mains de l'entreprise, les membres de l'équipe de chaque division jouant un rôle plus important dans l'élaboration des budgets et des prévisions.
« Je travaille à Port Nelson depuis 16 ans et j'ai été très heureux d'observer l'évolution de la situation au cours des 12 derniers mois, alors que l'entreprise s'engageait davantage dans la budgétisation et les prévisions, commente Mason Robinson. Lors des réunions trimestrielles de prévision, les managers ont réuni leurs équipes pour examiner les chiffres et il y a eu des discussions animées sur les lignes maritimes, la météo et d'autres facteurs ayant un impact sur les performances. Il n'y aurait pas eu ces mêmes conversations autour d'une feuille de calcul. »
Lors des réunions trimestrielles de prévision, les managers ont réuni leurs équipes pour examiner les chiffres et il y a eu des discussions animées sur les lignes maritimes, la météo et d'autres facteurs ayant un impact sur les performances.
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