Workday, moteur de l'agilité opérationnelle chez EQ

« Workday permet à notre équipe IT de se concentrer sur le fonctionnement et la gestion de nos plateformes, mais aussi accompagne notre transformation digitale qui nous permettra de rester compétitifs. » – Group Financial Controller

Simplification des processus grâce à des données standardisées sur l'ensemble de l'entreprise

Augmentation de la flexibilité et de l'adaptabilité des opérations

Mise en conformité avec les normes de sécurité strictes imposées par les établissements financiers

Une vision unique pour les fonctions Finance, RH et Paie

EQ (anciennement Equiniti) fournit un portefeuille de services financiers qui comprend la gestion des registres des actionnaires et l'administration des régimes de retraite sur le lieu de travail pour 30 millions de bénéficiaires à travers 3 000 entreprises clientes. EQ facilite un grand nombre de transactions financières équivalant à plusieurs milliards de livres chaque année.

Sa croissance mondiale et étendue a eu pour effet de fractionner les données entre plusieurs systèmes obsolètes pour les fonctions Finance, RH et Paie. Lorsqu'EQ a dû, en seulement 16 semaines, mettre en place de tout nouveaux processus financiers et RH en vue de l'acquisition d'une grande entreprise par carve-out, la nécessité d'une solution agile est devenue urgente. EQ a donc dû identifier rapidement les applications et les déployer dans la nouvelle acquisition, puis à l'échelle de l'entreprise.

Une vue unique et sécurisée sur les transactions et le personnel

EQ voulait que ses données soient disponibles dans un seul système pour pouvoir les suivre et les consulter de bout en bout. L'entreprise a dû prendre des décisions rapides et conformes aux réglementations financières. Elle a choisi Workday Financial Management et Workday Human Capital Management pour relever ces défis et accéder à une seule vision sécurisée à 360° sur ses données, nécessaire à un reporting, une prise de décision et une planification plus efficaces.

De plus, EQ ne disposait pas de structures de données standardisées et s'appuyait sur des feuilles de calcul qui contenaient souvent des écarts de données, sans aucune solution simple pour mettre à jour ou agréger les données, et encore moins pour corriger les écarts. Avec Workday, l'entreprise peut se concentrer sur la prestation de services plus complexes et un support décisionnel pour ses clients, grâce à des informations mises à la disposition de l'ensemble des équipes.

L'entreprise avait également besoin de prévisions plus précises et de planifications plus fiables. Workday Adaptive Planning permet aux stratèges de créer des scénarios et de standardiser des plans d'effectifs au sein des entités internationales complexes et variées de l'entreprise, de plus en plus nombreuses. « Grâce à Workday, nous pouvons faire des prévisions dans des devises locales et les consolider à l'échelle de l'entreprise, ce qui nous donne les informations adéquates pour faire des planifications, déclare Jon Millam, Director, Group Financial Planning and Analysis. C'était impossible avec nos systèmes de paie disparates et nos systèmes comptables précédents. »

Avantages

Workday fournit à EQ une seule vue cohérente des données Finance, RH et Paie. Elle permet une utilisation des ressources plus efficace et des prévisions plus précises. Nos fonctionnalités s'étendent de la planification RH à la compréhension des ensembles de compétences spécifiques au sein de l'organisation. Elles se sont révélées particulièrement cruciales pendant la crise du COVID-19 qui a forcé plus de 5 000 collaborateurs répartis dans cinq pays à passer en télétravail.

Notre organisation est un mini-conglomérat de nombreuses identités variées. Workday contribue à la simplification des processus et à la gestion de notre entreprise via des données et des workflows plus standardisés.

Group Financial Controller

Flexibilité et agilité

EQ a choisi les solutions Workday principalement pour l'agilité qu'elles lui offrent, démontrée clairement par la crise du COVID-19. Durant la pandémie, l'entreprise a déployé Workday Financial Management et Workday Human Capital Management à l'échelle mondiale et a pu clôturer ses comptes à distance pour la première fois, traiter la paie et utiliser Workday Prism Analytics pour identifier des informations clés.

En effet, devant interroger de vastes ensembles de données complexes à distance, l'entreprise a utilisé Workday Prism Analytics pour extraire en quelques semaines après le début de la crise du COVID-19, plus d'informations clés qu'au cours des 18 derniers mois. « Ce n'était pas seulement une nécessité, explique Robert Bloor, Group Financial Controller, mais l'accès aux ensembles de données requis nous a également apporté plus de créativité pour la prise de décisions. »

Vous pouvez voir une transaction passer d'un individu à un gestionnaire de paie, pour finir dans un registre financier. Tout est accessible dans une seule vue et non un ensemble de transactions liées d'une quelconque manière.

Group Financial Controller

Clarté sur la workforce

EQ ne disposait pas de système centralisé à l'échelle de l'entreprise pour les RH, si bien qu'il était difficile de répondre à des questions de base sur le nombre de personnes travaillant dans une division et sur leurs ensembles de compétences. Le reporting pouvait prendre des semaines. Désormais, Workday fournit les informations instantanément ce qui permet aux managers de prendre des décisions RH plus informées et déployer le personnel beaucoup plus efficacement.

« Workday a apporté à l'entreprise un contrôle et une transparence immenses, ainsi que la capacité de prendre des décisions informées, déclare Steve Bush, Director of People Operations and Projects. Par exemple, sachant où était basé le personnel lors de la crise du COVID-19, nous disposions des données nécessaires pour prendre des décisions d'affectation plus efficaces. »

Planifier l'avenir

Grâce à Workday Adaptive Planning, se projeter dans l'avenir est devenu plus simple. EQ peut réaliser des planifications plus complètes et en continu, tandis que les décideurs peuvent se fier à des prévisions fondées sur des informations précises. Jusqu'ici, les planificateurs du groupe trouvaient qu'il était difficile de modifier les prévisions ou d'intégrer une prévision locale à l'échelle du groupe. Ce n'est plus le cas avec Workday Adaptive Planning.

D'après Ed Watson, Transformation Director, il n'a jamais été aussi simple de répondre aux questions relatives à la stratégie d'entreprise. « Depuis le déploiement de Workday, nous avons pu constater les avantages de supprimer la dizaine de systèmes d'enregistrement des temps différents et la plateforme de comptabilité séparée », explique-t-il.

« L'accès à une vision d'ensemble n'est plus une chimère mais une réalité, ajoute Ed Watson. Avec Workday, nous disposons d'une source de données fiables, précises et accessibles au moment opportun, que nous pouvons utiliser pour élaborer toutes sortes de rapports indispensables à une prise de décision efficace au cœur de notre activité. »

Nous avons besoin de dynamisme et d'informations à jour pour traiter rapidement des jeux de données très complexes. Workday nous aide à convertir ces données pour soutenir nos décisions d'investissement.

Group Financial Controller

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