Chuy's est un concept de restaurant à service complet en pleine expansion, fondé à Austin, au Texas, en 1982. Les plats mexicains et Tex-Mex authentiques et fraîchement préparés sont servis dans une atmosphère fun et familiale et attirent les clients de tout le pays. Chuy's est actuellement présent dans 17 États américains. À partir de mars 2020, Chuy's a été confronté aux incertitudes de la pandémie de COVID-19, qui a irradié l'ensemble du secteur. Malgré de nombreux défis et incertitudes, Chuy's a fait plus que survivre à la pandémie. En fait, au cours du troisième trimestre de 2021, la chaîne de restaurants a pu augmenter la marge d'exploitation globale au niveau des restaurants de 880 points de base pour atteindre plus de 23 % par rapport à l'exercice 2019, et prévoit de conserver une amélioration d'environ 350 points de base par rapport à 2019, à mesure que les effectifs reviennent.
Comment Chuy's a-t-il réussi à naviguer si bien dans l'incertitude et à surpasser ses homologues en termes de rentabilité au niveau des magasins ? La directrice du service Finance, Natalie Harden, en attribue le mérite à la ténacité et à la résilience des membres de l'équipe de Chuy's, avec l'aide des outils de planification budgétaire fournis par Workday Adaptive Planning. « Avec le recul, nous avons eu la chance d'avoir déjà déployé Adaptive Planning en tant qu'élément clé de notre plateforme de planification budgétaire et de gestion financière, reconnaît Natalie Harden. Il nous a permis de planifier des scénarios concernant nos besoins en liquidités tout au long de la pandémie et de modéliser nos résultats d'exploitation dans un environnement commercial en constante évolution sur l'ensemble du territoire opérationnel, avec un nombre limité de professionnels de la planification et de l'analyse financières (FP&A). Les enseignements tirés de la pandémie en ce qui concerne le reporting opérationnel et la planification nous ont donné les outils nécessaires pour maintenir et surveiller ce niveau de rentabilité à mesure que nous avancions. »
Chuy's (CHUY) est une entreprise cotée en bourse. Natalie Harden rappelle que les racines du déploiement d'Adaptive Planning remontent à l'époque où elle a rejoint l'équipe de Chuy's en 2017, avec pour objectif d'alléger le reporting trimestriel à la SEC (Securities and Exchange Commission), le reporting trimestriel du conseil d'administration et l'élaboration des budgets au niveau des magasins.
Le reporting SEC en temps voulu ainsi que les présentations trimestrielles au conseil d'administration impliquaient des heures plus longues pour l'équipe, parfois des nuits et des week-ends. « Il est clair que nous devions changer la façon dont nous faisions notre travail et utiliser la technologie pour nous aider à automatiser nos rapports afin d'améliorer notre efficacité. Cela s'est avéré encore plus important après le début de la pandémie, car de nombreux membres de notre équipe comptable et financière travaillaient à distance », explique Natalie Harden.
Workday Adaptive Planning est vraiment efficace, et je n'ai même plus à penser à la consolidation des données.
Director of Finance
Une grande part de flexibilité dans les prévisions
Pour atteindre ces objectifs, l'entreprise a choisi de déployer Workday Adaptive Planning basé sur le Cloud dans toute l'entreprise. Il s'agissait notamment d'une intégration avec le Grand livre de Chuy's pour le reporting financier consolidé et d'une intégration avec l'application de back-office de l'entreprise, qui héberge les données des points de vente au niveau des restaurants. Actuellement, Chuy's travaille à l'intégration avec le fournisseur de services de paie afin de faciliter la planification des effectifs et le reporting sur la main-d'œuvre.
Workday Adaptive Planning est utilisé par l'équipe Finance, les responsables de magasins Chuy's, les responsables d'unités multiples et l'équipe de direction des opérations. Ce processus de planification intégré et collaboratif garantit la responsabilisation au niveau des magasins avec un minimum de temps consacré à la gestion de l'entreprise.
L'une des principales raisons pour lesquelles l'entreprise a choisi Workday Adaptive Planning était la flexibilité de prévision qu'elle allait acquérir. Cela s'est avéré particulièrement utile pour comprendre et projeter les tendances en période d'incertitude extrême, de changement constant du comportement des consommateurs et des disruptions commerciales causées par les restrictions imposées à la capacité d'exploitation. « Nous avons pu utiliser Workday Adaptive Planning pour exclure des périodes spécifiques des prévisions si les données n'étaient pas pertinentes ou prédictives des performances opérationnelles futures », commente Natalie Harden.
En outre, les gains d'efficacité de l'équipe ont été considérables, selon Jordan Cole, responsable de la planification et de l'analyse financière chez Chuy's. « Le travail de reporting, de planification et de budgétisation, qui nécessitait auparavant cinq personnes, ne nécessite plus que deux d'entre nous avec Workday Adaptive Planning, explique-t-il. Nous avons également réduit de deux à quatre jours le temps nécessaire à la production de notre reporting opérationnel et financier. »
Jordan Cole ajoute que les données de Workday Adaptive Planning ont facilité le processus de budgétisation de l'équipe financière pour les restaurants individuels, permettant des prévisions trimestrielles et annuelles. « Nous pouvons élaborer des budgets pour chaque établissement en utilisant les fonctions de rapport automatisé et de récapitulation de Workday Adaptive Planning, qui permettent à chaque responsable de restaurant de réviser son budget individuel, si nécessaire, en fonction des informations dont il dispose. Repérer les anomalies parmi les tendances dans diverses catégories de données est plus facile avec Workday Adaptive Planning. »
Le travail de reporting, de planification et de budgétisation, qui nécessitait auparavant cinq personnes, ne nécessite plus que deux d'entre nous avec Workday Adaptive Planning.
Manager of Financial Planning & Analysis
Une meilleure planification, une meilleure orientation
L'automatisation de Workday Adaptive Planning avec une seule source de données fournit les gains d'efficacité dont Chuy's a besoin pour libérer des ressources, apporter plus de valeur ajoutée à l'entreprise et tenir les parties prenantes bien informées. « Nous aimons la flexibilité de Workday Adaptive Planning parce que nous sommes capables de découper les mêmes données de tellement de façons différentes, ajoute Natalie Harden. Nous conservons plusieurs modèles au sein de Workday Adaptive Planning : notre budget opérationnel au niveau des magasins, notre modèle de projection des rues et un modèle de planification à long terme, sur cinq ans. Tous les modèles sont complétés par une planification des investissements et des projections de bilan et de flux de trésorerie. »
Afin de communiquer plus efficacement avec leurs équipes, Natalie Harden et Jordan Cole utilisent la fonction OfficeConnect de Workday Adaptive Planning pour créer des rapports, des livres de bord et des présentations de haute qualité avec les applications Microsoft Office. « Pour les mettre à jour avec de nouvelles données, il suffit d'un simple clic, explique Jordan Cole. Workday Adaptive Planning avec OfficeConnect permet à une seule personne de créer des présentations de conseil étonnantes. Rien de tout cela ne serait possible sans cet outil. »
Puisque Chuy's cherche à augmenter le nombre de ses restaurants, Natalie Harden a développé un modèle prototype unique de planification immobilière avec Workday Adaptive Planning. « Nous pouvons utiliser des données historiques pour voir comment des restaurants similaires se sont comportés dans des sites similaires, dit-elle. Puisque Workday Adaptive Planning est basé sur le Cloud et qu'il est doté de la fonction OfficeConnect, nous pouvons l'utiliser sur le terrain pour repérer de nouveaux sites avec notre équipe immobilière. Ils peuvent ouvrir leur ordinateur portable, cliquer sur le prototype de magasin qu'ils veulent ouvrir, saisir les investissements et les loyers connus, et voir immédiatement le retour sur investissement prévisible. Ce n'est que l'une des nombreuses capacités de Workday Adaptive Planning qui nous a vraiment bien positionnés pour l'avenir. »
Workday Adaptive Planning nous permet de prévoir la rentabilité d'un nouveau site, ce qui nous aide à comprendre les marges dont nous disposerons en tant qu'entreprise au fur et à mesure de notre croissance.
Director of Finance