En tant qu'organisation s'engageant à aider les entreprises du monde entier à gérer les paiements digitaux en continu, Checkout.com génère d'importants volumes de données à partir de ses solutions de traitement des paiements sur mesure.
Ces données sont de toute évidence une source de valeur immense pour l'entreprise, qui cherche en permanence à mieux comprendre ses clients et à rationaliser son offre. Elles représentent en outre un potentiel stratégique pour l'équipe Finance de l'entreprise, qui peut les transformer en informations riches. Cela lui serait bénéfique non seulement pour la gestion du grand livre comptable, mais aussi pour jouer un rôle plus actif en tant que partenaire stratégique dans des domaines comme le développement de nouveaux produits, le reporting et le contrôle.
Se rapprocher des valeurs culturelles fondamentales de l'entreprise
Emma Castledine, Enterprise Architect, Finance Transformation Director de Checkout.com, explique : « Malgré l'utilisation d'une plateforme de paiement performante, nous étions incapables de convertir les données produites en écritures comptables. Nous nous retrouvions avec des centaines de feuilles de calcul, mais sans aucune possibilité de les analyser ou de faire le lien entre elles. »
Tout cela a changé avec l'arrivée de Workday Prism Analytics et de Workday Accounting Center. « C'est à ce moment-là que nous avons vraiment pu exploiter la puissance des données, ajoute Emma Castledine. Nous sommes désormais en mesure de combler ce fossé en tant que service Finance. Essentiellement, cela signifie que l'équipe est désormais bien plus en phase, culturellement parlant, avec ce qui fait l'essence même de Checkout.com : être une entreprise dotée de la vision stratégique nécessaire pour fournir des solutions qui répondent aux besoins spécifiques de ses clients. »
Nous pouvons désormais utiliser le travail et les contrôles existants de la Finance opérationnelle pour appuyer nos résultats statutaires, ce qui change radicalement la donne.
Emma Castledine, Enterprise Architect, Finance Transformation
Rapprocher les équipes
Jusqu'à ce que l'entreprise mette en place Workday Prism Analytics et Workday Accounting Center dans son service financier, il existait un fossé infranchissable entre les fonctions Comptabilité et Finance opérationnelle. Emma Castledine souligne que, dans un environnement de paiements particulièrement complexe, cela a entraîné un coût significatif en termes d'efficacité. « Nous avons beaucoup de commerçants qui effectuent de nombreux paiements, explique-t-elle. Cela rend le processus de rapprochement des ventes avec les encaissements très, très complexe. Avant le déploiement de Workday, ce processus était à la fois chronophage et inefficace. À présent, notre processus de conversion s'est grandement amélioré et nous sommes en mesure de réaliser des pistes d'audit complètes. En outre, nos équipes Comptabilité, Finance réglementaire et Finance opérationnelle collaborent pleinement. Auparavant, elles étaient totalement indépendantes, mais grâce à Workday, elles peuvent désormais se réunir et communiquer dans le même langage. »
« Cette solution n'est pas seulement optimale en termes de contrôle. Elle permet également de réaliser d'importantes économies sur le plan opérationnel, puisque chacun contribue à valider les résultats des autres. Au cours de l'année à venir, nous continuerons à utiliser le travail et les contrôles existants de la Finance opérationnelle pour appuyer nos résultats statutaires, ce qui, sans aucun doute, changera radicalement la donne. »
Ce nouveau sentiment de proximité s'étend bien au-delà de la fonction Finance. Emma Castledine poursuit : « Aujourd'hui, les interactions que nous pouvons avoir avec nos équipes produit et ingénierie sont complètement différentes de ce qu'elles étaient avant Workday. Non seulement elles peuvent désormais parler comptabilité, mais nos équipes comptables sont, elles aussi, plus à même de parler produits et ingénierie. Cela a eu un impact profond sur la culture de Checkout.com. En effet, au lieu d'être des clans distincts qui ne se comprennent pas vraiment les uns les autres, nous avons davantage l'impression d'être un groupe unifié. »
Les relations avec les dirigeants de l'entreprise sont également renforcées. « Grâce à Workday, notre CFO et l'ensemble de l'équipe dirigeante comprennent et apprécient l'importance du contrôle financier, poursuit Emma Castledine. Cet aspect est essentiel pour la croissance de l'entreprise, et Workday nous a apporté une aide précieuse à cet égard. »
Si nous devions traiter manuellement tout ce que nous traitons aujourd'hui via Workday Accounting Center, il faudrait doubler les effectifs de notre équipe Finance chargée du traitement.
Emma Castledine, Enterprise Architect, Finance Transformation
Identifier les données utiles pour des analyses poussées
« Workday Accounting Center a également changé la donne pour nos opérations financières quotidiennes, en nous permettant d'obtenir des informations au niveau des transactions à partir de nos systèmes en amont, ajoute Emma Castledine. Nos principales applications concernent les écritures comptables pour les revenus nets, y compris des facteurs tels que les revenus, le coût des ventes et les postes du bilan associés. »
Et ce n'est pas tout. « Nous l'utilisons également avec Workday Prism Analytics pour faciliter le rapprochement dans deux domaines clés. D'un côté, l'impact des taux de change sur notre bilan. De l'autre, les rapprochements entre les revenus et les liquidités, Workday Accounting Center nous permettant d'obtenir des informations stratégiques et de les rapprocher directement des données sur les transactions bancaires. »
Cet aspect est particulièrement important pour Emma Castledine et son équipe. « Cela signifie que nous pouvons prendre ces informations granulaires au niveau des transactions et utiliser des tables de correspondance dans Workday Accounting Center pour déterminer les doubles entrées comptables dans Workday Financial Management. Cette fonctionnalité est essentielle, car elle nous permet de facilement importer le niveau de détail des informations dont nous avons besoin pour rendre compte des KPI dans le grand livre comptable, et bien plus encore. »
« Par exemple, l'un de nos KPI est le revenu net par commerçant. Nous pouvons non seulement facilement comptabiliser ces données, mais également voir la devise de traitement, le type d'action, les dates de règlement prévues et plus encore. Bien qu'il ne soit pas souhaitable d'enregistrer ce niveau de détail dans le grand livre (le volume de données serait bien trop important), ces données sont incroyablement utiles lorsque l'on souhaite réaliser une analyse plus poussée. »
Changer positivement la culture de la Finance
Emma Castledine estime également que la mise en œuvre de Workday Accounting Center a modifié positivement la culture de la Finance chez Checkout, en particulier pour plusieurs comptables dont la sphère d'influence s'est considérablement élargie.
« Les membres de l'équipe Finance jouent désormais un rôle à mi-chemin entre celui de comptables et de comptables système, ce qui signifie qu'ils s'intéressent également de très près aux données en amont, explique-t-elle. Ils sont responsables administrativement de Workday Accounting Center et gèrent avec succès l'ensemble du processus.
Ils ont une bonne compréhension des validations de données dans Workday Accounting Center. En conséquence, s'ils doivent résoudre un problème, ils peuvent remonter à la source pour trouver les informations nécessaires. De même, s'ils consultent des données dans Workday Financial Management, ils peuvent savoir à la fois d'où elles viennent et ce qui les influence.
Cela a considérablement amélioré leur capacité à fournir des insights sur les données, les transformant en ce que j'appellerais des comptables « de bout en bout ». Et cela rend leur travail d'autant plus intéressant et attrayant pour les talents curieux tournés vers la technologie que Checkout recrute généralement. Ils adorent avoir un nouvel outil avec lequel s'amuser. »