Lorsqu'en 2019, Adcorp a décidé de remplacer ses systèmes RH, financiers et opérationnels disparates au sein du groupe, l'entreprise a voulu déployer la meilleure solution existante pour chaque fonction.
« Toutes nos études ont montré que Workday était la solution idéale pour notre équipe RH, car aucune autre n'offrait le même niveau de fonctionnalité et d'intégration, explique Zameer Ahmed, HR Executive for People Enablement. L'intégration des différents modules HCM en particulier nous garantissait que notre Data Intelligence serait nettement améliorée. »
Mais alors même que l'entreprise venait d'acter sa décision et était prête à déployer Workday, l'épidémie de COVID-19 s'est déclarée. L'Afrique du Sud a été totalement confinée. « La première semaine de mise en œuvre a été cauchemardesque, poursuit Zameer Ahmed. Mais comme Workday est une solution SaaS, nous avons pu faire preuve de souplesse et d'innovation. Nous avons mis en place un nouveau plan, qui a limité l'impact du Covid sur l'équipe et nous a permis d'implémenter Workday dans les délais et le budget impartis. »
La façon dont Workday est configuré nous permet d'évoluer en permanence et de bénéficier des meilleures solutions disponibles pour accompagner nos objectifs RH.
HR Executive : People Enablement
La simplicité pour gagner du temps et réaliser des économies
Lorsque Zameer Ahmed a rejoint Adcorp pour superviser l'implémentation de Workday, il a découvert un environnement IT extrêmement complexe dans lequel les 16 entreprises du groupe utilisaient différentes approches.
« Par exemple, dit-il, nous avions 95 règles de congé (absences) en place, beaucoup trop pour qu'elles puissent être gérées par un seul système et à l'origine de beaucoup de confusion. Avec Workday, toutefois, nous avons pu entièrement revoir notre approche et n'avons désormais que deux règles. »
« Non seulement tout est beaucoup plus facile, mais l'entreprise économise également des millions de rands, car les collaborateurs peuvent gérer leurs propres congés et sont mieux informés s'ils risquent de perdre leurs droits, ce qui réduit considérablement notre responsabilité en la matière et garantit le bien-être de nos salariés. Et ce n'est qu'un exemple parmi tant d'autres au sein du groupe. »
Configurable en fonction des besoins précis de l'entreprise
Au cours des deux dernières années, Zameer Ahmed a été impressionné par la facilité avec laquelle il est possible d'adapter Workday à des besoins précis.
« Pour commencer, Workday constitue une excellente base de travail, explique-t-il. Nous avons constaté que le plus simple était de prendre un processus Workday, de l'implémenter, puis de déterminer ce qu'il fallait changer. Nous avons organisé des séances de conception pour convenir de ce que nous voulions exactement, puis avons découvert que nous n'avions besoin de changer qu'environ 20 % de ce qui était déjà en place. »
« C'est très rassurant, car cela signifie que vous n'avez pas besoin de faire constamment appel à votre consultant. Vous êtes pleinement en capacité d'exécuter et de gérer votre système. »
Adhésion et appropriation au sein du groupe
Surtout, Zameer Ahmed a constaté que l'utilisation des fonctionnalités de Workday crée un meilleur environnement de travail dans l'entreprise.
« Vous pouvez vraiment gérer au mieux vos équipes, dit-il. Lorsque vous êtes en mesure d'intégrer vos talents, vos performances, votre rémunération, la diversité, l'équité et l'inclusion (DEI), vous pouvez mieux présenter la vision globale de votre entreprise. Workday est vraiment holistique, en vous apportant tout ce dont vous avez besoin dans un seul système, en un seul endroit. »
Workday bénéficie d'une solide adhésion dans l'ensemble du groupe, avec un fort sentiment d'appropriation. « Nos collaborateurs utilisent de plus en plus Workday dans leur langage courant : ils disent "Je vais juste passer ça dans Workday !" et en parlent comme de "notre" système. Je trouve ça formidable. Cela montre que notre stratégie d'intégration a vraiment fonctionné à tous les niveaux. »