Comprendre la planification de la main-d’œuvre et son incidence sur les entreprises.
Les entreprises doivent souvent composer avec des taux de roulement coûteux ou des pénuries de talents imprévues. Prévoir les besoins futurs en main-d’œuvre peut s’avérer complexe et nuire aux activités de l’entreprise. La conjoncture économique évolue rapidement, parfois du jour au lendemain.
Lorsque les entreprises s’engagent dans la planification de la main-d’œuvre, il leur est plus facile d’aligner leurs stratégies en matière de talents sur leurs objectifs commerciaux. La planification de la main-d’œuvre élimine l’incertitude en aidant les organisations à disposer des bons talents au bon moment.
Nous examinons différents types de stratégies de planification de la main-d’œuvre, leurs avantages, ainsi que des approches concrètes pour les mettre en œuvre.
Qu’est-ce que la planification de la main-d’œuvre aujourd’hui?
La notion de « planification de la main-d’œuvre » est assez simple : il s’agit du processus qui consiste à analyser, à prévoir et à gérer l’offre et la demande de talents au sein d’une organisation.
Cela ne signifie pas nécessairement d’avoir en permanence des employés en attente, prêts à intervenir au besoin. Il s’agit plutôt de veiller à ce que l’organisation dispose toujours de la main-d’œuvre nécessaire pour assurer l’ensemble de ses activités quotidiennes, même en cas de besoins imprévus.
La planification à long terme des effectifs est un processus stratégique qui contribue à la croissance d’une entreprise ou à la réalisation d’autres objectifs. La planification de la main-d’œuvre à court terme est davantage axée sur les opérations et vise à répondre aux besoins opérationnels immédiats. En combinant des stratégies de planification de la main-d’œuvre à long terme à des pratiques opérationnelles à plus court terme, les entreprises peuvent répondre de façon proactive à leurs besoins actuels et futurs en personnel.
Toutefois, pour qu’une planification stratégique de la main-d’œuvre soit efficace, certains éléments essentiels doivent être pris en compte. Cela vaut également pour les objectifs opérationnels à court terme d’une entreprise. Une stratégie de planification de la main-d’œuvre complète s’appuie sur une évaluation des besoins et une analyse des écarts pour élaborer un plan d’action. Les mêmes données jouent un rôle clé dans la mise en œuvre de la stratégie et le suivi de son efficacité.
Les stratégies de planification de la main-d’œuvre de Telstra ont eu une incidence directe sur ses résultats financiers : « Nous avons réduit nos coûts de 2,7 milliards de dollars et atteint des niveaux élevés d’engagement des employés. Plus de 17 000 personnes au sein de l’organisation utilisent maintenant une approche agile, et plus de 90 % ont atteint un niveau 3 de maturité agile, le tout soutenu par Workday. »
Planification stratégique et planification opérationnelle de la main-d’œuvre.
La planification stratégique porte sur les objectifs à long terme d’une organisation, tandis que la planification opérationnelle de la main-d’œuvre se concentre sur les besoins immédiats de l’entreprise. Par exemple, les détaillants peuvent devoir augmenter leurs effectifs de vente pendant les périodes de pointe, puis les réduire durant les périodes plus calmes.
Grâce à une planification stratégique de la main-d’œuvre, les organisations sont prêtes à répondre aux fluctuations saisonnières et à réduire leurs effectifs lorsque les ventes ralentissent. Les économies réalisées sur les coûts opérationnels peuvent être considérables, tout en permettant à l’entreprise d’être prête à faire face à des besoins imprévus.
Quels sont donc les horizons temporels des différentes stratégies de planification de la main-d’œuvre? Après tout, les entreprises ne veulent pas se retrouver en sous-effectif. Elles ne veulent pas non plus payer pour davantage de membres du personnel que nécessaire.
La planification opérationnelle prend généralement jusqu’à 18 mois. N’oubliez pas que cette stratégie à court terme permet d’éviter les pénuries de personnel. Un bon exemple est celui d’un magasin qui se prépare pour les fêtes de fin d’année ou un événement spécial.
Le même principe s’applique aux stratégies de planification de la main-d’œuvre à long terme. L’objectif consiste à pouvoir répondre efficacement à toute augmentation des activités de l’entreprise. Comme l’organisation poursuit un objectif à long terme, il ne faut pas s’étonner si la stratégie prend de deux à plus de cinq ans avant d’être pleinement optimisée.
Par exemple, si une organisation du secteur de la santé prévoit ouvrir un centre chirurgical spécialisé dans deux ans, elle devra planifier le recrutement, l’embauche et la formation de techniciens médicaux spécialisés, d’infirmières et de médecins.
Ces deux approches peuvent contribuer à l’élaboration d’une stratégie globale en matière de ressources humaines en tenant compte des objectifs à court et à long terme dans ce domaine. Une approche stratégique aide les organisations à être prêtes lorsque la demande augmente. Combinée à une stratégie opérationnelle, elle permet également de répondre aux besoins quotidiens de l’entreprise sans rien laisser passer.
Les méthodes de planification de la main-d’œuvre incluent des techniques quantitatives et qualitatives.
Les méthodes efficaces de planification de la main-d’œuvre combinent des approches quantitatives et qualitatives. Parmi les techniques quantitatives efficaces, on peut citer l’analyse des effectifs, la modélisation prédictive et la planification de scénarios.
Il ne faut pas négliger les approches qualitatives si l’on veut éviter les pénuries de talents au sein de l’organisation. Cela comprend généralement la tenue régulière d’évaluations des talents, la consultation d’experts et la planification de la relève. Même les employés en poste depuis longtemps finissent par quitter l’entreprise pour diverses raisons, et une stratégie de planification de la main-d’œuvre doit tenir compte de cette éventualité.
La planification de la main-d’œuvre consiste à prévoir les besoins futurs en talents d’une organisation afin d’assurer son efficacité opérationnelle. Les gestionnaires cherchent à déterminer les méthodes de planification de la main-d’œuvre les mieux adaptées selon le contexte. Les absences temporaires, comme les vacances des employés, nécessitent généralement des solutions tactiques à court terme plutôt qu’une planification stratégique complète.
À l’inverse, les changements permanents de personnel en raison des départs à la retraite exigent une approche plus approfondie et à long terme en matière d’acquisition et de perfectionnement des talents.
Les avantages de la planification de la main-d’œuvre favorisent une plus grande agilité.
Les avantages de la planification de la main-d’œuvre peuvent être surprenants. Lorsque les bonnes personnes sont aux bons endroits au bon moment, les organisations peuvent accroître considérablement leur productivité et progresser plus rapidement vers leurs objectifs. Les entreprises peuvent réduire les coûts liés à la surembauche et aux heures supplémentaires. Les dépenses liées aux entrepreneurs diminuent également, puisque le recours coûteux à de l’aide temporaire devient moins nécessaire.
La conformité aux normes du secteur est essentielle, quel que soit l’activité de votre entreprise. La planification de la main-d’œuvre permet d’éliminer ce problème potentiel en limitant les risques liés au personnel. Votre personnel est formé en fonction des meilleures pratiques de votre organisation. Vous contribuez aussi à éliminer les lacunes critiques en matière de compétences dans vos équipes. L’optimisation du recrutement, du perfectionnement et de la fidélisation des employés améliore l’ensemble de la gestion des talents.
En mettant en place des processus automatisés et libre-service sophistiqués, l’Université Macquarie a réussi à éliminer 23 formulaires différents et à regrouper 3 solutions distinctes pour les feuilles de temps.
Comme la planification de la main-d’œuvre permet aux entreprises de réagir plus rapidement à l’évolution des conditions du marché, elles bénéficient d’un avantage concurrentiel simplement en optimisant leurs talents.
Une bonne planification des effectifs permet d’anticiper la croissance.
Un cadre de planification de la main-d’œuvre n’a pas besoin d’être compliqué. Cependant, si vous souhaitez intégrer la planification de la main-d’œuvre à votre organisation, il est préférable d’adopter une approche structurée. L’utilisation d’un modèle Excel de planification de la main-d’œuvre peut faciliter l’élaboration d’une approche adaptée aux besoins de votre organisation.
Les étapes à inclure dans votre modèle de planification de la main-d’œuvre comprennent :
- Alignement de la stratégie d’entreprise et analyse de la demande
- Évaluation des capacités actuelles de la main-d’œuvre (analyse de l’offre)
- Analyse des écarts et modélisation future de la main-d’œuvre
- Élaboration d’un plan d’action visant à combler les lacunes
- Mise en œuvre et gestion du changement
- Mesure, évaluation et amélioration
Pour créer un cadre de planification de la main-d’œuvre efficace adapté à différents types d’organisations, commencez par harmoniser les principales étapes du processus de planification.
Les objectifs stratégiques propres à l’organisation, son rythme opérationnel et la dynamique de son secteur permettent d’adapter la complexité et l’horizon temporel du cadre à sa taille et à son niveau de maturité.
Ensuite, mettez en place des indicateurs et des processus d’évaluation personnalisés qui reflètent les indicateurs clés de rendement propres à chaque type d’organisation, qu’il s’agisse d’une jeune entreprise en forte croissance, d’une entreprise bien établie, d’un organisme du secteur public ou d’un organisme sans but lucratif.
Mise en œuvre concrète de la planification de la main-d’œuvre.
La mise en œuvre d’une stratégie de planification de la main-d’œuvre commence par la mise en place de la bonne équipe. Celle-ci comprend généralement des dirigeants, des gestionnaires des opérations, des représentants des finances et des RH.
Après avoir recueilli les données nécessaires à une stratégie efficace de planification de la main-d’œuvre, les RH commencent à élaborer un modèle fondé sur les compétences déjà présentes et celles qui manquent au sein de l’organisation. Vous pouvez ainsi déterminer les compétences dont vous disposez et ceux qui pourraient manquer à votre organisation.
Surmonter les défis du quotidien peut être complexe. Vous pourriez éprouver des difficultés à prévoir avec exactitude les besoins en matière de planification de la main-d’œuvre. La gestion des lacunes en matière de compétences peut également représenter un défi, surtout lorsque la collecte de données est manuelle plutôt qu’automatisée. Cependant, la plupart de ces difficultés peuvent être atténuées dès les premières étapes de la planification en favorisant une communication ouverte entre les parties prenantes.
Parmi les meilleures pratiques pour assurer une planification durable de la main-d’œuvre, on retrouve la priorité accordée au bien-être des employés, le perfectionnement des compétences afin de s’adapter à l’évolution du milieu de travail et l’harmonisation de la planification de la main-d’œuvre avec les objectifs commerciaux à long terme.
Tirer parti des outils et des technologies de planification de la main-d’œuvre.
Les organisations n’ont pas besoin de créer elles-mêmes un modèle de planification de la main-d’œuvre. Elles peuvent utiliser des outils de planification de la main-d’œuvre tels qu’Excel. Pour les petites organisations, les modèles Excel de planification de la main-d’œuvre sont simples et pratiques à utiliser. Il suffit d’utiliser la feuille de calcul pour répertorier les principales étapes de planification et de mise en œuvre. Excel est également très efficace pour gérer les données.
Bien qu’Excel soit une excellente option, les organisations ne voudront probablement pas se limiter à une feuille de calcul standard. Elles peuvent trouver des modèles gratuits auprès du fournisseur d’Excel (Microsoft) ou se tourner vers un fournisseur tiers.
Un tableau de bord de planification de la main-d’œuvre constitue une autre option. Il offre une grande flexibilité pour visualiser et suivre votre stratégie de planification de la main-d’œuvre. Les grandes organisations pourraient préférer des outils plus robustes, comme des plateformes avancées d’analyse de la main-d’œuvre. Leurs fonctionnalités avancées facilitent le suivi de grandes quantités de données réparties entre plusieurs services ou sites géographiques.
Si les fonctionnalités de planification de la main-d’œuvre et une intégration fluide sont des priorités, Workday Workforce Planning offre tout cela et bien plus encore. Grâce au modèle de planification des effectifs de Workday, toutes les parties prenantes sont impliquées et s’engagent à veiller à ce que toutes les tâches opérationnelles soient assurées, même en période de forte demande.
Choisir la technologie adaptée aux besoins de l’organisation demeure la meilleure façon de créer et de mettre en œuvre une solution efficace de planification de la main-d’œuvre.
Indicateurs clés et mesures du succès de la planification de la main-d’œuvre.
Les entreprises doivent porter attention aux indicateurs clés de rendement liés à la gestion de la main-d’œuvre : c’est ainsi qu’elles évaluent l’efficacité de leur stratégie de planification de la main-d’œuvre. Parmi les mesures à surveiller figure notamment la fidélisation des talents. Cet indicateur permet de savoir combien de temps les employés restent au sein de l’organisation et si la stratégie de planification de la main-d’œuvre devrait mieux tenir compte du bien-être global du personnel.
Les indicateurs liés aux coûts sont tout aussi importants. Ils permettent de connaître, entre autres, le temps moyen nécessaire pour pourvoir un poste vacant, les coûts liés au roulement du personnel et les dépenses associées à chaque nouvelle embauche. Sans ces indicateurs clés de performance, il est difficile d’élaborer une stratégie efficace de planification de la main-d’œuvre, voire de déterminer si les objectifs opérationnels, tels que les coûts de personnel, sont atteints.
Les entreprises devraient suivre de près l’impact de la planification des effectifs sur leurs activités. Qu’il s’agisse de la productivité ou du chiffre d’affaires généré par employé, ces indicateurs clés de performance leur permettent de déterminer si leur stratégie profite à leur organisation ou entraîne une augmentation des coûts d’exploitation.
Toutes les entreprises, peu importe leur taille, devraient prévoir un tableau de bord de planification de la main-d’œuvre qui regroupe tous les indicateurs afin d’offrir une visibilité à la direction.
La planification stratégique de la main-d’œuvre est tournée vers l’avenir.
Parmi les nouvelles tendances en matière de planification dynamique de la main-d’œuvre, on retrouve des stratégies conçues pour aider les entreprises à se préparer à l’avenir. L’IA et les analyses prédictives jouent désormais un rôle important dans la prévision des besoins en main-d’œuvre. La planification axée sur les compétences prend également le pas sur les approches traditionnelles fondées sur les rôles.
Au lieu de se concentrer uniquement sur les responsabilités généralement associées au rôle d’un employé, l’avenir de la planification de la main-d’œuvre va au-delà du simple titre de poste. Les travailleurs occasionnels ne sont pas non plus exclus de la planification stratégique de la main-d’œuvre. L’avenir exige une plus grande flexibilité en matière de gestion de la main-d’œuvre.
Êtes-vous prêt à optimiser votre main-d’œuvre et à combler les lacunes en matière de talents? Adoptez une approche structurée pour évaluer les prochaines étapes de votre planification de la main-d’œuvre.
Imaginez des RH ayant une longueur d’avance, en permanence.