Que sont la tenue de livres et la comptabilité?
La tenue de livres et la comptabilité vont de pair pour assurer une gestion financière précise et une prise de décision éclairée. Ce guide explore leurs rôles distincts, leur complémentarité, ainsi que les outils et les tendances qui aident les entreprises à maximiser leur impact.
Tenue de livres et comptabilité.
La tenue de livres et la comptabilité sont deux termes interchangeables, mais il s’agit de processus distincts visant à gérer la santé financière de votre entreprise. La tenue de livres se concentre sur la consignation et l’organisation des transactions financières quotidiennes, tandis que la comptabilité analyse ces données pour éclairer les décisions stratégiques. Ensemble, elles créent un cadre financier pour soutenir la conformité, la croissance et le succès à long terme.
Principaux points à retenir.
La tenue de livres et la comptabilité jouent des rôles distincts, mais complémentaires dans la gestion financière.
Les comptables se concentrent sur la consignation précise des transactions quotidiennes. Les comptables analysent et interprètent les informations financières pour guider les décisions.
Les entreprises ont besoin de ces deux fonctions pour soutenir leurs activités quotidiennes et leur stratégie à long terme.
Les logiciels de gestion financière intègrent et automatisent la tenue de livres et la comptabilité.
Qu’est-ce que la tenue de livres?
La comptabilité est le processus de consignation des transactions visant à tenir un compte précis et organisé de l’activité financière d’une entreprise. Les données de la tenue de livres constituent la base de la production de rapports financiers et de l’identification de tendances plus générales. Les principaux éléments à suivre sont les suivants :
Actifs : éléments qu’une entreprise possède et qui ont de la valeur, tels que les liquidités, les stocks, l’équipement et les biens immobiliers.
Passif : obligations de l’entreprise, y compris les prêts, les factures impayées, les salaires et les impôts.
Recettes : revenus générés par la vente de biens ou de services.
Dépenses : tous les coûts encourus pour faire fonctionner l’entreprise, y compris les salaires des effectifs, les fournitures, le loyer et les services publics.
Inventaire : stock de marchandises ou de matériaux pour la vente ou l’utilisation.
Comptes créditeurs et débiteurs : argent dû par l’entreprise (créditeur) et argent dû à l’entreprise (débiteur).
Fonds propres : valeur nette de l’entreprise calculée comme l’actif moins le passif.
Paie : salaires, traitements et avantages dus au personnel
La tenue de livres est essentielle pour conserver des documents financiers clairs, notamment des bilans, des états des flux de trésorerie et des comptes de résultat. Sans elle, votre entreprise s’expose à des erreurs de déclaration, à des pénalités potentielles et à un manque de clarté dans ses perspectives financières. En revanche, des états financiers bien organisés assurent la transparence, permettent aux entreprises de contrôler les flux de trésorerie et de découvrir en permanence des possibilités de réduction des coûts et d’investissement.
Qu’est-ce que la comptabilité?
La comptabilité est le processus d’analyse des données financières à des fins stratégiques. Alors que la tenue de livres se concentre sur la consignation des transactions, la comptabilité a une vision plus large. Elles peut aider vos responsables financiers et commerciaux à évaluer la rentabilité, à contrôler les dépenses de l’entreprise, à comprendre les performances financières globales et à planifier l’avenir. Les données comptables importantes sont les suivantes :
Rentabilité : analyse du revenu net afin de déterminer si l’entreprise génère un bénéfice après les dépenses, les impôts et les autres coûts.
Gestion des coûts : évaluation des dépenses d’exploitation, du coût des marchandises vendues et d’autres dépenses afin d’identifier les inefficacités et les domaines dans lesquels des réductions de coûts peuvent être mises en œuvre.
Tendances des flux de trésorerie : examen des entrées et des sorties de trésorerie au fil du temps afin de s’assurer que l’entreprise dispose de liquidités suffisantes pour faire face à ses obligations et investir dans des possibilités de croissance.
Ratios financiers : ratios clés tels que la marge brute, le ratio de liquidité générale et le ratio d’endettement, qui permettent de mesurer la santé financière et les performances par rapport à des références sectorielles.
Déclarations fiscales : estimation des impôts dus et identification des déductions ou crédits potentiels afin de minimiser la charge fiscale tout en restant en conformité avec la loi.
Prévision et budgétisation : prévoir les recettes, les dépenses et les flux de trésorerie futurs afin d’élaborer des budgets et des plans financiers exploitables qui s’alignent sur les objectifs stratégiques.
Évaluation des risques : identification des risques financiers, tels que la fluctuation des conditions du marché ou des niveaux d’endettement élevés, et élaboration de stratégies pour les atténuer.
La comptabilité intelligente aide votre entreprise à rester financièrement stable en anticipant les tendances futures et en s’adaptant aux changements du marché. Elle peut aider vos équipes à gérer efficacement les ressources pour saisir les possibilités et relever les défis qui se présentent.
« La possibilité d'entrer dans le détail des chiffres offre une vision immédiate et une tranquillité d’esprit à la direction financière, au contrôle et à l’ensemble de l’équipe comptable.
– Katie Bandy, vice-présidente des finances et de la comptabilité, IAT Insurance Group
Comptabilité et tenue de livres : 4 différences essentielles.
Nous savons que la tenue de livres et la comptabilité sont toutes deux essentielles à la santé des entreprises, mais chacune joue un rôle unique dans la gestion financière. Voici quatre différences essentielles :
1. Champ d’application et objectifs.
La tenue de livres est une activité administrative quotidienne. Bien qu’elle soit nécessaire à la tenue des registres financiers et à la conformité, elle est simple dans son exécution et ses exigences. La comptabilité est une fonction stratégique et dynamique, axée sur l’analyse des données et l’extraction de perspectives significatives à partir des données comptables, ce qui permet de prendre des mesures concrètes.
2. Participation à la prise de décision.
Les comptables ne prennent généralement pas de décisions. Leur rôle est de consigner les transactions financières afin de fournir des données précises et organisées que d’autres peuvent analyser. Les comptables, quant à eux, sont directement concernés dans la prise de décision et offrent même des conseils dans de nombreux cas, dans des domaines tels que l’établissement d’un budget, les stratégies fiscales et la planification des investissements.
3. Compétences et qualifications.
Les aides-comptables doivent avoir le sens du détail, maîtriser les logiciels de comptabilité et avoir une solide connaissance des processus financiers, mais n’ont généralement pas besoin d’une formation formelle poussée. Le U.S. Bureau of Labor Statistics indique que les aides-comptables doivent être titulaires d'« un diplôme » voire d’« aucun diplôme », et qu’une formation modérée en cours d’emploi est nécessaire.
Les comptables possèdent des qualifications plus poussées : en général, au moins un baccalauréat en comptabilité ou en finance, et souvent des certifications telles que l’accréditation de l'Ordre des comptables professionnels agréés (CPA). Leur expertise s’étend au droit fiscal, à l’analyse financière et à la conformité réglementaire, ce qui leur permet de traiter des tâches financières plus complexes. Les comptables gagnent également un salaire plus élevé que les aides-comptables en moyenne (79 880 $ contre 47 440 $, comme indiqué ci-dessus par le U.S. Bureau of Labor Statistics).
4. Outils et technologies utilisés.
Les aides-comptables s’appuient principalement sur des outils transactionnels tels que des feuilles de calcul et des systèmes de saisie de données conçus pour consigner et organiser efficacement les activités financières. Leurs outils se concentrent sur les processus financiers quotidiens comme la facturation, le suivi des dépenses et les rapprochements bancaires.
Les comptables utilisent des technologies plus avancées pour effectuer des analyses et des prévisions financières approfondies. Les logiciels de comptabilité peuvent inclure des solutions de modélisation financière, des systèmes de préparation des déclarations fiscales et des plateformes ERP qui intègrent plusieurs flux de données.
Pourquoi la tenue de livres et la comptabilité sont une nécessité.
Selon l’étude de Workday, 88 % des responsables des finances affirment que la promotion d’une culture axée sur les données est cruciale pour leurs performances futures, mais seulement 14 % des personnes ayant répondu disent avoir confiance en l’intégrité de leurs données financières. Une tenue de livres et une comptabilité efficaces permettent de relever ce défi essentiel.
La synergie entre la tenue de livres et la comptabilité va au-delà de leurs rôles respectifs : il s’agit de créer un système financier complet. La comptabilité fournit la structure et la fiabilité nécessaires à la tenue de registres précis, tandis que la comptabilité transforme ces registres en perspectives exploitables. Cette combinaison permet aux entreprises de fonctionner sans heurts à court terme tout en planifiant stratégiquement l’avenir.
Par exemple, une tenue de livres précise fournit aux comptables les informations nécessaire pour repérer les tendances en matière de trésorerie, recommander des mesures de réduction des coûts et préparer les audits ou les déclarations fiscales dans les délais impartis. Sans cette collaboration, les entreprises s’exposent à des risques d’inefficacité, à des erreurs, à des occasions manquées, voire à des pénalités.
Ensemble, la tenue de livres et la comptabilité garantissent non seulement la conformité et l’organisation, mais aussi une approche proactive de la santé financière et de la croissance. En intégrant ces deux fonctions, les entreprises peuvent instaurer un climat de confiance avec les parties prenantes, rester agiles sur des marchés en évolution rapide et compétitifs, et prendre des décisions sûres et informées qui favorisent la réussite.
Tendances émergentes en matière de tenue de livres et de comptabilité.
La tenue de livres et la comptabilité subissent des transformations importantes sous l’effet des nouvelles technologies et des demandes des entreprises. La direction financière et les responsables des finances doivent rester à l’écoute de ces tendances logicielles et de leur impact sur les fonctions financières. Les principales tendances à connaître sont les suivantes :
1. L’IA et l’automatisation.
L’IA et l’automatisation sont peut-être les technologies les plus urgentes et les plus révolutionnaires du domaine de la finance. Ces technologies traitent les activités de tenue de livres telles que la saisie des données, le traitement des factures et le rapprochement des comptes avec une rapidité et une précision remarquables. Parallèlement, l’IA offre des fonctionnalités sans précédent pour l’analyse des données et l’analyse prédictive.
Une récente enquête de Workday a révélé que 80 % des décisionnaires d’entreprise reconnaissent qu’ils faudra l’IA pour maintenir la compétitivité de leur entreprise, et la finance ne fait pas exception à la règle. Pour la direction financière et les responsables des finances, il s’agira de trouver le bon équilibre entre ces technologies émergentes et les équipes humaines qui les utilisent.
« Trouver l’équilibre entre les technologies émergentes et l’actif le plus important d’une organisation, son personnel, sera la clé de l’avenir de la finance. »
– Workday
2. Blockchain.
La technologie de la chaîne de blocs, initialement développée pour les crypto-monnaies, fait son entrée dans la gestion financière. Elle offre une méthode décentralisée, sécurisée et transparente de consignation et de vérification des transactions. La chaîne de blocs améliore la tenue de livres et la comptabilité grâce à ces éléments suivants :
Immuabilité : les enregistrements de la chaîne de blocs ne peuvent pas être modifiés une fois saisis, ce qui garantit l’intégrité des données financières.
Vérification en temps réel : les transactions peuvent être validées instantanément, ce qui réduit les délais des processus tels que l’audit et le rapprochement des comptes.
Prévention de la fraude : la transparence et la traçabilité des réseaux de la chaîne de blocs minimisent les possibilités d’activités frauduleuses.
La chaîne de blocs est particulièrement bénéfique pour les secteurs nécessitant une sécurité et une conformité accrues, tels que la finance, les soins de santé et la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Toutefois, elle en est encore à ses débuts et peut nécessiter des investissements dans l’infrastructure et l’expertise.
3. Plateformes comptables infonuagiques.
L’informatique infonuagique est une pierre angulaire moderne de la comptabilité. Les plateformes infonuagiques permettent aux entreprises d’accéder à leurs données financières à tout moment et en tout lieu, avec l’avantage supplémentaire de l’évolutivité et de l’intégration. Les logiciels de gestion financière infonuagiques présentent les avantages suivants :
Accessibilité à distance : les données financières sont accessibles en temps réel, ce qui facilite le travail à distance et la collaboration entre les équipes.
Évolutivité rentable : les entreprises peuvent choisir des plans d’abonnement adaptés à leurs besoins, évitant ainsi les coûts initiaux des solutions sur site.
fonctionnalités d’intégration : les plateformes infonuagique s’intègrent souvent de manière transparente à d’autres outils d’entreprise, tels que les systèmes CRM et ERP, ce qui est crucial pour la majorité des directeurs financiers qui déclarent s’appuyer sur des données non financières pour prendre des décisions.
Fonctionnalités émergentes : les plateformes nuage avancées incluent désormais des analyses pilotées par l’IA, des contrôles de conformité automatisés et des algorithmes d’apprentissage automatique pour une meilleure prise de décision.
« Avant Workday, je ne pouvais pas participer à une réunion stratégique, entrer dans le système et obtenir une réponse. La possibilité de répondre aux questions sur place nous permet de prendre des décisions plus rapidement. »
– Vice-président, directeur de la comptabilité et contrôleur, Denny’s
Adopter la bonne solution.
Les exigences en matière de gestion financière devenant de plus en plus complexes, il est essentiel d’adopter les bons outils et les bonnes technologies pour soutenir vos équipes. En combinant les atouts de la comptabilité et de la tenu de livres au sein de systèmes de gestion financière modernes, votre entreprise peut rationaliser ses opérations financières et obtenir des perspectives précieuses.
Workday offre des solutions intégrées qui relient de manière transparente la comptabilité et les comptes, aidant ainsi les propriétaires d’entreprises à prendre des décisions éclairées et basées sur des données. Nos outils permettent aux équipes d’aligner leurs processus financiers sur les objectifs stratégiques afin d’obtenir des résultats transformateurs.