La planificación de la fuerza laboral y su efecto en las empresas 

Planificación estratégica vs. planificación operativa de la fuerza laboral

La planificación estratégica aborda los objetivos a largo plazo de una empresa, mientras que la planificación operativa de la fuerza laboral se centra en las necesidades inmediatas. Es posible que los retailers tengan que ampliar su personal de ventas durante la temporada alta y reducirla en los periodos de menor actividad.

Mediante la planificación estratégica de la fuerza laboral, las empresas están preparadas para hacer frente a las exigencias estacionales y reducir el personal cuando las ventas disminuyen. El ahorro en los costes operativos puede ser considerable, y la empresa está siempre preparada para hacer frente a cualquier exigencia inesperada.

Es importante considerar el tiempo requerido para las distintas estrategias de planificación de la fuerza laboral. Al fin y al cabo, las empresas no quieren verse en una situación de falta de personal. Tampoco quieren pagar por más equipos de los que necesita su organización. 

La planificación operativa suele durar hasta 18 meses. Recuerde que esta estrategia a corto plazo garantiza la disponibilidad de personal. Un buen ejemplo es una tienda de retail que se prepara para la temporada navideña o para un evento especial.

El mismo principio se aplica a las estrategias de fuerza laboral a largo plazo. El objetivo es estar preparados para cualquier cambio repentino en las operaciones de la empresa. Dado que se persigue un objetivo a largo plazo, no debería extrañarnos si se tarda entre dos y más de cinco años en dar con la estrategia adecuada.

Por ejemplo, si una empresa del sector de salud y farmacéuticas tiene previsto abrir un centro quirúrgico especializado en un plazo de dos años, es necesario planificar para encontrar, contratar y formar técnicos especializados, y personal médico y de enfermería.

Ambos enfoques pueden contribuir a crear una estrategia integral de empleados y colaboradores al abordar los objetivos a corto y largo plazo en materia de fuerza laboral. Un enfoque estratégico contribuye a garantizar que una empresa esté preparada cuando aumente la demanda. Al combinarlo con una estrategia operativa, se garantiza que se satisfagan las necesidades empresariales diarias sin pasar por alto ningún detalle.

Los métodos de planificación de la fuerza laboral incluyen técnicas cuantitativas y cualitativas

Los métodos eficaces de planificación de la fuerza laboral combinan técnicas cuantitativas y cualitativas. Entre las técnicas cuantitativas más eficaces se encuentran los analytics de empleados y colaboradores, el modelado predictivo y la planificación de escenarios. 

Los métodos cualitativos son importantes para ayudar a las empresas a evitar las carencias de talento. Esto suele incluir la realización de revisiones de talento periódicas, la solicitud de opiniones de expertos y la planificación de las sucesiones. Incluso los empleados más veteranos acaban abandonando por una u otra razón, y una estrategia de planificación de la fuerza laboral debería tener en cuenta esta eventualidad.

La planificación de la fuerza laboral consiste en realizar una previsión de los requisitos futuros de talento de una empresa para garantizar la eficiencia en las operaciones. La gestión se orienta a la selección de las metodologías adecuadas de planificación de la fuerza laboral según el contexto de cada situación. Las ausencias temporales (por ejemplo, por vacaciones de los empleados) suelen requerir soluciones tácticas a corto plazo, en lugar de una planificación estratégica exhaustiva. 

Por el contrario, hacer frente a los cambios permanentes en la asignación de personal debidos a las jubilaciones requiere un enfoque más exhaustivo y a largo plazo en materia de selección de talento y desarrollo de ese talento.

Los beneficios de la planificación de la fuerza laboral ayudan a aumentar la agilidad

Las ventajas de la planificación de la fuerza laboral pueden ser sorprendentes. Con las personas adecuadas en los puestos idóneos, las empresas pueden aumentar la productividad de cara a alcanzar sus objetivos. Las empresas pueden ver cómo se reducen los costes excesivos de contratación y horas extra. Los gastos de subcontratistas también se reducen, al eliminarse la necesidad de recurrir a costosas ayudas temporales.

El cumplimiento normativo del sector es fundamental, independientemente del tipo de empresa que tenga. La planificación de la fuerza laboral ayuda a eliminar este posible problema al reducir los riesgos para los empleados. El personal recibe formación en las mejores prácticas de la empresa. Y también contribuye a subsanar las carencias de skills esenciales dentro del equipo. Optimizar el reclutamiento, el desarrollo y la retención de los empleados contribuye a mejorar la gestión global del talento.

Gracias a la implementación de sofisticados procesos automatizados y de autoservicio, la Macquarie University logró eliminar 23 formularios distintos y consolidar tres soluciones de hojas de horas. 

Dado que la planificación de la fuerza laboral permite a las empresas responder con mayor rapidez a las condiciones cambiantes del mercado, estas obtienen una ventaja competitiva simplemente mediante la optimización de su talento.

Una buena planificación de la fuerza laboral permite anticipar el crecimiento.

Una estructura de planificación de la fuerza laboral no tiene por qué ser complicada. Pero, si quiere saber cómo integrar la planificación de la fuerza laboral, es recomendable adoptar un enfoque estructurado. El uso de una plantilla de planificación de la fuerza laboral (Excel) puede facilitar la creación de un enfoque que sea más conveniente para su empresa. 

Los pasos que debe incluir en su modelo de planificación de la fuerza laboral son los siguientes:

• Alineación de la estrategia empresarial y análisis de la demanda
• Evaluación de la capacidad actual de la fuerza laboral (análisis de la oferta)
• Análisis de carencias y modelado de la fuerza laboral futura
• Desarrollo de un plan de acción para subsanar las carencias
• Implementación y gestión del cambio
• Medición, evaluación y perfeccionamiento

Para crear una estructura eficaz de planificación de la fuerza laboral para distintos tipos de empresa, hay que empezar por alinear los pasos fundamentales de la planificación. 

Los objetivos estratégicos específicos de la empresa, su ritmo operativo y la dinámica del sector garantizan que la complejidad y el horizonte temporal de la estructura se ajusten al tamaño y la madurez de la empresa. 

A continuación, implemente métricas de medición y procesos de evaluación personalizados que reflejen los indicadores clave de rendimiento específicos de cada tipo de empresa, ya sea una emergente en rápida expansión, una empresa consolidada, un organismo del sector público o una entidad sin ánimo de lucro.

Implementación práctica de la planificación de la fuerza laboral

La implementación de una estrategia de planificación de la fuerza laboral comienza por formar el equipo adecuado. Normalmente incluye ejecutivos, responsables de operaciones, y personal de finanzas y RRHH. 

Una vez recopilados los datos necesarios para una estrategia eficaz de planificación de la fuerza laboral, RRHH comienza a desarrollar un modelo basado en las skills del talento actual y en las skills que faltan. Así se determina de qué dispone la empresa y qué podría faltar.

Superar los desafíos cotidianos puede ser abrumador. Es posible que tenga dificultades para realizar una previsión precisa de las necesidades de planificación de la fuerza laboral. Abordar las carencias de skills puede suponer otro reto, sobre todo si la recopilación de datos se realiza de forma manual y no está automatizada. Sin embargo, la mayoría de los retos pueden abordarse durante la fase inicial de planificación fomentando una comunicación abierta entre las partes interesadas.

Entre las mejores prácticas para una planificación sostenible de la fuerza laboral se incluyen dar prioridad al bienestar de los empleados, desarrollar skills de adaptación a los entornos laborales cambiantes y garantizar la alineación de la planificación de la fuerza laboral con los objetivos empresariales a largo plazo.

Aprovechar las herramientas y la tecnología de la planificación de la fuerza laboral 

Las empresas no tienen por qué crear por sí solas una plantilla de planificación de la fuerza laboral. Pueden utilizar opciones de software de planificación de la fuerza laboral como, por ejemplo, Excel. Para las empresas pequeñas, las plantillas de Excel para la planificación de la fuerza laboral son fáciles y cómodas de usar. Simplemente hay que enumerar los pasos esenciales de planificación y implementación en la hoja de cálculo. Excel también es ideal para gestionar datos.

Aunque Excel es una excelente opción, es probable que las empresas no quieran utilizar una hoja de cálculo estándar. Pueden obtener plantillas gratuitas a través del proveedor de Excel (Microsoft) o recurrir a otro proveedor. 

Otra opción es un tablero de mando para la planificación de la fuerza laboral. Dispone de una gran flexibilidad a la hora de visualizar y supervisar su estrategia de planificación de la fuerza laboral. Es posible que las empresas más grandes prefieran utilizar soluciones más sólidas, como plataformas avanzadas de analytics de empleados y colaboradores. Sus capacidades avanzadas facilitan el seguimiento de grandes volúmenes de datos en distintos departamentos o ubicaciones geográficas.

Si la funcionalidad de planificación de la fuerza laboral y una integración fluida son fundamentales, la solución de planificación de la fuerza laboral de Workday ofrece esto y mucho más. Con una plantilla de planificación de la fuerza laboral de Workday, todas las partes interesadas están conectadas y comprometidas con garantizar que todas las tareas operativas queden cubiertas, incluso cuando aumente la demanda.

Elegir la tecnología adecuada según las necesidades de la empresa es la mejor manera de crear e implementar una solución eficaz de planificación de la fuerza laboral.

KPI y métricas de éxito de la planificación de la fuerza laboral

Las empresas deben prestar atención a los indicadores clave de rendimiento (KPI) de la gestión de personal, ya que son la forma de evaluar la eficacia de la estrategia de planificación de la fuerza laboral. Entre las métricas que deberían tener en cuenta se incluye medir su capacidad para retener el talento. Esta métrica les da una idea clara de cuánto tiempo permanecen los empleados en la empresa y de si la estrategia de planificación de la fuerza laboral debería tener en cuenta el bienestar general del personal.

Las métricas relacionadas con los costes son igual de importantes. Estas métricas indican el promedio de tiempo requerido para cubrir una posición; los costes de rotación de personal; y el gasto por contratación. Sin estos KPI, es difícil crear una estrategia de planificación de la fuerza laboral eficaz o incluso determinar si se están alcanzando objetivos operativos, como los costes de asignación de personal.

Las empresas deberían hacer un seguimiento del efecto de la planificación de la fuerza laboral. Desde la productividad hasta los ingresos generados por empleado, estos indicadores KPI les permiten saber si la estrategia beneficia a la empresa o si, por el contrario, conlleva un aumento de los costes operativos.

Algo que todas las empresas, independientemente de su tamaño, deberían incluir es un tablero de mando que muestre todas las métricas de planificación de la fuerza laboral para que los ejecutivos tengan una visión clara de la situación.

La planificación estratégica de la fuerza laboral está preparada para el futuro

Algunas de las tendencias emergentes en la planificación dinámica de la fuerza laboral garantizan que la estrategia esté preparada para ayudar a las empresas a afrontar el futuro. La IA y los análisis predictivos forman parte de la previsión de la fuerza laboral. La planificación basada en skills está ganando terreno frente a los enfoques más tradicionales basados en roles. 

En lugar de centrarse únicamente en lo que suele incluir el rol de un empleado, el futuro de la planificación de la fuerza laboral va más allá de los simples cargos. Los trabajadores esporádicos tampoco quedan al margen de la planificación estratégica de la fuerza laboral. El futuro exige planteamientos más flexibles en materia de empleados y colaboradores.

¿Quiere optimizar su fuerza laboral y resolver cualquier carencia de talento? Adopte un enfoque estructurado para evaluar los próximos pasos en la planificación de la fuerza laboral.