¿Qué es la gestión de la fuerza laboral? Qué hay que saber al elegir una solución de gestión de la fuerza laboral
¿Qué significa la gestión de la fuerza laboral en un panorama de expectativas cambiantes por parte de los empleados y una constante evolución de la forma de trabajar? Aquí analizamos qué deben tener en cuenta las empresas al identificar soluciones relevantes para implementar el talento adecuado en el momento oportuno.
Para un empresa, los empleados representan las dos caras de la misma moneda: son su mayor gasto y también su mayor activo. A diario, los empleados influyen directamente en todo, desde la percepción de la marca de la empresa hasta los márgenes de beneficio. Por tanto, no es de extrañar que los estudios demuestren sistemáticamente una estrecha relación entre la implicación, la productividad y la rentabilidad.
Dado que la fuerza laboral de una empresa es fundamental para su éxito, los líderes siempre han tenido la responsabilidad de determinar cómo maximizar el desempeño y la productividad de los empleados. Pero esta responsabilidad ha adquirido mayor relevancia, dados los cambios drásticos en la naturaleza del trabajo y las expectativas de los empleados en los últimos años. Los ejecutivos modernos necesitan comprender no solo cuándo y dónde asignar empleados hoy, sino también cómo evolucionarán estas necesidades mañana. Para garantizar la disponibilidad del número adecuado de empleados con las skills adecuadas en el momento oportuno, tanto ahora como en el futuro, los ejecutivos utilizan procesos de gestión de la fuerza laboral (abreviado como WFM, por sus siglas en inglés).
A continuación, analizamos qué significa la gestión de la fuerza laboral en un contexto de expectativas cambiantes de los empleados y una constante evolución de la forma de trabajar, y qué deben tener en cuenta las empresas al identificar soluciones de gestión de la fuerza laboral que permitan asignar el talento adecuado en el momento oportuno.
¿Qué es la gestión de la fuerza laboral?
La gestión de la fuerza laboral se centra en los procesos que maximizan el desempeño y la productividad de los empleados y colaboradores.
En su nivel más básico, se centra en la gestión del tiempo. Permite a las empresas saber cuántos empleados necesitan para completar un trabajo o cubrir un turno cada día, cada semana y cada mes. Las herramientas WFM tienen la finalidad primordial de gestionar a los empleados que deben desempeñar su labor en las instalaciones de la empresa (por ejemplo, los empleados de primera línea), ya que uno de sus principales beneficios es ayudar a las empresas a elaborar calendarios de jornadas laborales y a realizar un seguimiento del tiempo que los empleados pasan trabajando. Las herramientas avanzadas también ayudan a prever cuántos empleados harán falta para satisfacer las cambiantes exigencias de la empresa, como por ejemplo para un nuevo proyecto o la demanda de temporada.
Tradicionalmente, la gestión de la fuerza laboral se basaba en un enfoque top-down en el que los supervisores creaban los horarios de turnos para sus equipos (con recursos como hojas de cálculo impresas expuestas en las paredes de los espacios de descanso). Este enfoque manual reforzó la percepción de que la gestión y planificación de horarios eran la parte administrativa, tediosa pero necesaria, del departamento de RRHH. Necesaria, sin duda. Pero también carente del efecto estratégico o del potencial innovador asociado a aspectos de la función de RRHH, como los beneficios de los empleados, o el aprendizaje y el desarrollo.
Afortunadamente, la naturaleza cambiante del trabajo ha modificado esta visión de la gestión de la fuerza laboral. Al generalizarse la existencia de una fuerza laboral extendida (una combinación de empleados asalariados, a tiempo parcial, eventuales y autónomos), ha aumentado enormemente la complejidad de la planificación de horarios y actividades, junto con la supervisión de la eficiencia. Ya no basta con dividir X horas entre X personas: los mánagers actuales deben tener en cuenta las preferencias de horarios, las skills individuales, las limitaciones de presupuesto y el cumplimiento normativo, todo ello aplicable en múltiples categorías de empleados. Los procesos manuales o los sistemas legacy dispares ya no son suficientes.
Esta realidad cada vez más compleja ha puesto de relieve la importancia de la gestión de la fuerza laboral basada en datos y de las herramientas modernas de esa gestión.
¿Por qué es importante la gestión de la fuerza laboral?
Las convulsiones sin precedentes de los últimos años (entre ellas la pandemia, la escasez de mano de obra y los problemas en la cadena de suministro) han puesto de manifiesto la necesidad de que las empresas saquen el máximo valor de su fuerza laboral extendida, a la vez que se adaptan a los cambios y las oportunidades. Los líderes empresariales deben ser capaces de preparar a la fuerza laboral para el cambio, a la vez que se cumplen las leyes de horarios y las directrices de seguridad de los empleados.
En un clima de cambio constante, los empleadores deben invertir en atraer, retener y desarrollar el más valioso de sus recursos: su fuerza laboral.
Asimismo, las empresas ya no pueden permitirse el lujo de tratar como prescindibles a los empleados por horas, ni considerar opcionales sus necesidades de horarios. Hoy en día, los empleados por horas y los colaboradores externos son el pilar de muchas empresas. Y quieren que se les reconozca como tal.
La gestión WFM moderna puede ir mucho más allá de la gestión de control de tiempos y la elaboración de calendarios, para ayudar a los líderes a gestionar las normas cambiantes. En su versión más completa, WFM utiliza datos en tiempo real e IA para vincular la planificación de la fuerza laboral con la planificación estratégica global, maximizando el desempeño, la eficiencia y la implicación del empleado, a la vez que se reduce el riesgo para la empresa. Este enfoque también crea una sola fuente de información, en lugar de obligar a los líderes a acceder a los datos de los empleados a tiempo completo a través de un sistema de gestión de capital humano (HCM) y a los datos de los colaboradores externos a través de un sistema de gestión de proveedor (VMS) independiente. Una solución unificada permite a los responsables de RRHH, finanzas y operaciones comprender plenamente los costes de mano de obra totales, por muy compleja que sea la fuerza laboral y por muy distintos que sean los tipos de empleados.
¿Qué es el software de gestión de la fuerza laboral?
Como ya se ha mencionado, muchas empresas están en un atolladero de procesos manuales, sistemas aislados y datos inconexos para gestionar la fuerza laboral. El problema es que este enfoque solo funciona cuando las personas, los horarios y el control del tiempo son completamente predecibles.
Por supuesto, dada la naturaleza humana y la complejidad de la vida personal de los empleados, la planificación de horarios no puede ser estática. Al mismo tiempo, los responsables operativos se enfrentan a una presión creciente para alinear las operaciones de la fuerza laboral con la estrategia general de la empresa, a la vez que lanzan nuevos modelos de negocio, reasignan personal a diferentes funciones y ubicaciones, y dan respuesta a las nuevas expectativas de los empleados. En este entorno, la gestión WFM tradicional no da la talla.
Para afrontar la situación, las plataformas WFM crean una sola fuente de datos a partir de un sistema unificado de control de tiempos, planificación de horarios y nómina. Utilizan la IA para cotejar la demanda de mano de obra con la oferta, y para obtener información clave de empleados y colaboradores que ayude a los mánagers a optimizar los horarios, a fin de satisfacer las necesidades empresariales, respetando al mismo tiempo los reglamentos laborales y las preferencias de horarios de los empleados.
Además de optimizar los calendarios, estas herramientas garantizan que las empresas puedan obtener informes en tiempo real, entender plenamente sus costes de mano de obra e impulsar una mejor toma de decisiones. Con un enfoque sofisticado de gestión de la fuerza laboral y el software adecuado, las empresas pueden asignar fácilmente personal en el lugar y el momento adecuados.
Por ejemplo, un software como Workday Scheduling and Labor Optimization ofrece soluciones en las siguientes áreas.
Planificación de calendarios: una solución avanzada centrada en los empleados que utiliza IA para equilibrar la demanda de mano de obra con las preferencias de los empleados, generando horarios optimizados y ofreciendo más flexibilidad y control a los empleados por horas.
Anomalías horarias: como parte de la plataforma de horarios y calendarios para mánagers, Workday revela automáticamente posibles errores en el registro de horas y alerta a los mánagers sobre registros de tiempo inusuales. Esto ahorra tiempo y mejora la precisión de la nómina y los costes de mano de obra.
Descubrimiento y gestión de skills: Con una estrategia de fuerza laboral y skills alineadas, las empresas pueden implementar rápidamente los empleados adecuados con las skills idóneas donde sean relevantes. También pueden detectar carencias de skills.
Previsión de la demanda: basada en machine learning, proporciona datos al motor de optimización de Workday (impulsado por IA) y ayuda a los mánagers a crear horarios optimizados según la demanda de mano de obra prevista en función de factores externos, como el historial de ventas y la afluencia de público, datos meteorológicos o datos de eventos locales.
Mediante la gestión de la fuerza laboral, las áreas de RRHH y operaciones pueden utilizar el potencial de los empleados y colaboradores no solo para reaccionar a los cambios, sino también para prosperar, ya sea ante una pandemia, una nueva oportunidad de mercado o nuevas presiones competitivas.
Dado que la fuerza laboral de una empresa es fundamental para su éxito, los líderes siempre han tenido la responsabilidad de determinar cómo maximizar el desempeño y la productividad de los empleados.
Ejemplos de gestión de la fuerza laboral
El software Workday para la gestión de la fuerza laboral ofrece tanto a los empleados como a los mánagers más control sobre su vida laboral, además de garantizar que las empresas satisfagan las necesidades empresariales y cumplan las normativas.
Con Workday Scheduling and Labor Optimization, los empleados pueden indicar cuándo y dónde prefieren trabajar. Pueden seleccionar sus horarios y ubicaciones preferidas, registrarse para turnos adicionales e intercambiar horarios con sus compañeros de trabajo. Las herramientas de planificación de horarios automatizada tienen en cuenta las preferencias de los empleados, para asignarles los turnos más cómodos en cada caso. Mientras los mánagers revisan y ajustan el calendario automatizado, Workday continúa validándolo según la disponibilidad y las cualificaciones de los empleados. Una vez que el mánager aprueba el calendario, los trabajadores reciben una notificación para revisar su tiempo de la próxima semana.
Este sistema evita problemas de planificación de horarios, al permitir una comunicación fluida. Por ejemplo, supongamos que un empleado ve un calendario de trabajo y se da cuenta de que ya no tiene disponibilidad para cubrir el turno de la tarde del miércoles. En lugar de contactar con un mánager y esperar una respuesta, el empleado indica el cambio en la aplicación de Workday. El mánager recibe inmediatamente una notificación, junto con sugerencias de otros empleados cuyos horarios y skills son aptos para la vacante del miércoles.
Además, tanto el empleado como el mánager pueden publicar las horas en el panel de turnos disponibles para que cualquier otro empleado con las cualificaciones adecuadas pueda asignarse el tiempo extra. En el panel de turnos disponibles, los empleados solo ven los turnos para los que son aptos. Cuando un compañero de trabajo se asigna un turno, el mánager aprueba el cambio y se notifica a los empleados pertinentes.
Mientras tanto, Workday hace un seguimiento en segundo plano del calendario conforme a los reglamentos y requisitos de cumplimiento normativo, alertando al mánager si, por ejemplo, un turno adicional constituiría horas extra del empleado o si un empleado no hiciera el descanso obligatorio para comer.
De ese modo, todos los usuarios pueden equilibrar mejor su vida laboral y personal, mediante una experiencia de planificación sencilla y fluida. Para personal que tiene varios empleos o que compagina su vida laboral con actividades de cuidados familiares o estudios, esta capacidad de planificación proporciona la experiencia deseada y les ayuda a sentirse más implicados y valorados.
¿Cuáles son los principales beneficios de las herramientas de gestión de la fuerza laboral?
Contar con la mano de obra adecuada, en el momento y lugar precisos, garantiza que el trabajo se realice de forma correcta y eficiente. Las empresas evitan una gran cantidad de problemas, desde la escasez de empleados o la formación inadecuada de los mismos hasta costosos errores de cumplimiento normativo y problemas legales. Como resultado, las herramientas optimizadas de gestión de la fuerza laboral ayudan a las empresas (especialmente a las que dependen en gran medida de colaboradores externos y empleados por horas) a lograr y mantener una ventaja competitiva, a la vez que facilitan las cosas tanto a los mánagers como a los empleados.
Además, las soluciones inteligentes de planificación centradas en el empleado permiten a los responsables de operaciones mejorar la productividad y ahorrar en costes de mano de obra, mediante una gestión dinámica de las necesidades correspondientes. Con estas herramientas, los mánagers de primera línea pueden gestionar los horarios de los equipos con una frecuencia semanal y diaria, y comprender los costes de mano de obra previstos y reales.
El software de optimización de la fuerza laboral de Workday da tanto a los empleados como a los mánagers un mayor control sobre su vida laboral, y permite a las empresas satisfacer las necesidades empresariales y de cumplimiento normativo.
Esta flexibilidad beneficia tanto a las empresas como a los empleados. Especialmente en un mercado de mano de obra muy ajustado, los empleadores deben proporcionar una experiencia profesional positiva que fomente la retención del personal. Al dar a los empleados la posibilidad de gestionar sus propios horarios a través de una aplicación WFM, las empresas pueden aumentar la satisfacción de los empleados y reducir la rotación de personal. Asimismo, las herramientas de planificación de horarios adaptadas a dispositivos móviles dan más autonomía a la fuerza laboral, que cada vez más realiza su labor de forma remota y sin escritorio, lo que también contribuye a impulsar la contratación y la retención de personal.
Workday Scheduling and Labor Optimization puede aportarle los siguientes beneficios:
Máximo aprovechamiento del potencial de cada empleado: al entender las skills de cada empleado, la empresa puede aplicarlas según sea necesario. El primer paso es conocer al empleado para ganarse su implicación.
Asignación de personal y planificación de horarios inteligentes: la gestión de la fuerza laboral permite que los empleadores asignen personal donde y cuando más se necesite.
Establecer costes de mano de obra previsibles: un calendario basado en datos fiables y en tiempo real fomenta la transparencia en los costes de mano de obra. Y una mayor visibilidad se traduce en mejores resultados empresariales.
Menores costes administrativos: una menor intervención manual reduce los costes administrativos.
Análisis de costes de mano de obra en tiempo real: los mánagers obtienen visibilidad en tiempo real de los costes de mano de obra, sin tener que esperar a la integración de la nómina, ya que todos los datos de Workday (incluidos los tiempos, las ausencias y la planificación de horarios) están en un mismo lugar y son accesibles de inmediato.
Control en manos de los empleados: en una época de escasez de mano de obra cualificada y alta rotación, los empleados desean flexibilidad por parte de sus empleadores. Una empresa que ofrece flexibilidad y transparencia en los horarios resulta atractiva como lugar de trabajo.
Además, Workday Scheduling and Labor Optimization proporciona una puntuación de calendario, lo que ofrece a los planificadores de horarios y líderes de operaciones una medición cuantitativa de cómo sus horarios satisfacen las necesidades de mano de obra y empresariales. Con esta puntuación, pueden comprobar si van por buen camino para minimizar los costes de mano de obra y, al mismo tiempo, cubrir todas las horas necesarias.
¿Cuáles son las consideraciones clave para las herramientas de gestión de la fuerza laboral?
En el nuevo mundo del trabajo flexible, un enfoque top-down en el que los empleadores dictan los horarios se está quedando tan obsoleto como un fax. El software WFM unificado ayuda a las empresas a atraer, implicar y retener talento de manera más fácil y eficaz.
El software WFM debe proporcionar:
- Una sola fuente de información para los datos de RRHH
- Transparencia en los costes y otras métricas clave de la fuerza laboral
- Generación automatizada de calendarios que incorpore las preferencias de los empleados y sus datos en tiempo real (por ejemplo, vacaciones y permisos)
- Creación de calendarios optimizada que libere tiempo para que los mánagers de primera línea se centren en capacitar a sus equipos y atender a sus clientes
- Una experiencia de usuario sencilla y atractiva para que los empleados completen fácilmente tareas relacionadas con RRHH y otras tareas administrativas
Las herramientas WFM de Workday también se adaptan a los empleados dondequiera que trabajen, en lugar de obligarles a iniciar y cerrar sesión en distintos sistemas. Workday se integra en los espacios de trabajo naturales, como Microsoft Teams, para que los empleados realicen acciones rápidas, como solicitar vacaciones y permisos o registrar su entrada y salida del trabajo, dentro de su rutina laboral.
¿Cómo está evolucionando la gestión de la fuerza laboral?
En un clima de cambio constante, los empleadores deben invertir en atraer, retener y desarrollar el más valioso de sus recursos: su fuerza laboral. En la gestión moderna de la fuerza laboral, los empleados no son meros datos en una hoja de cálculo de contratación, planificación de horarios o gastos. Puede que en el pasado un sistema que simplemente asigna a los empleados un espacio en el calendario fuera suficiente, pero ya no lo es. Los empleadores de hoy en día necesitan técnicas y sistemas WFM más complejos, que comprendan y clasifiquen a las personas según sus skills, preferencias, experiencias y necesidades.
Las empresas ya no pueden depender de sistemas de gestión WFM desfasados que apenas ofrecen insights sobre las skills de las personas. Lo que necesitan es un software que permita a la fuerza laboral responder con agilidad y adaptarse a la evolución. Es decir, necesitan la optimización de la fuerza laboral, lo que significa una plataforma más amplia que combine el poder de la gestión de la fuerza laboral con otras funciones de RRHH, como beneficios, reclutamiento y gestión del talento.
Como estrategia, la optimización de la fuerza laboral incorpora skills al proceso WFM, combinando la eficiencia de esa gestión automatizada con la flexibilidad de un enfoque de talento basado en skills. Integra aplicaciones WFM con procesos de RRHH y operaciones, como la gestión del talento, la contratación, los beneficios, la compensación, la gestión de skills, la experiencia del empleado y la planificación y los analytics.
El software WFM, que gestiona el tiempo, los horarios, las ausencias y los salarios, ya no puede considerarse simplemente una herramienta útil que ayuda la empresa a llevar a cabo sus operaciones. Actualmente representa puntos de contacto esenciales entre empleadores y empleados, que permiten a las personas gestionar y optimizar su propia vida profesional, a la vez que impulsan el éxito empresarial.
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