¿Qué es la gestión de la organización?
La gestión organizativa conecta objetivos, procesos y equipos para crear una base sólida para el éxito empresarial. Esta guía explora cómo mejora la toma de decisiones, fomenta la alineación y apoya la adaptabilidad. También explica los pasos clave para su implementación eficaz.
Gestión organizativa: la clave del éxito empresarial
En toda empresa floreciente hay un sistema invisible que conecta la estrategia, las operaciones y las personas. Se trata de una práctica matizada que hoy en día se conoce como gestión organizativa: la base que permite que las empresas prosperen incluso ante retos como los rápidos cambios del mercado, las nuevas exigencias de la fuerza laboral y las crecientes presiones competitivas.
McKinsey indica que dos tercios de los CEO actuales afirman que sus empresas son demasiado complejas e ineficientes. Solo la mitad se considera bien preparada para el cambio. Una gestión organizativa sólida tiende puentes entre las operaciones, los recursos y las personas, para que los tres trabajen en armonía y las empresas alcancen su máximo potencial.
Conclusiones principales.
La gestión organizativa coordina la estrategia, las operaciones y el personal para contribuir a mantener la agilidad empresarial y alcanzar los objetivos.
Unas sólidas skills de liderazgo definen la cultura empresarial e impulsan una alineación eficaz de los equipos.
Planificar, establecer metas y asignar recursos proporciona la estructura necesaria para optimizar los workflows y lograr eficiencia operativa.
Crear una cultura de feedback y fomentar la implicación del empleado alinea los esfuerzos individuales y de equipo con las metas empresariales.
La tecnología y los sistemas escalables son esenciales para agilizar los procesos, mejorar la colaboración y respaldar el crecimiento sostenible.
¿Qué es la gestión organizativa?
La gestión organizativa es la estrategia que sustenta la coordinación de todas las partes integrantes de una empresa para que esta alcance sus objetivos. Define la estructura de la empresa, determina cómo se distribuyen las tareas y decide cómo se asignan los recursos (como el tiempo, el dinero y el personal).
Además de la supervisión de las operaciones cotidianas, la gestión se ocupa de la creación de sistemas que permitan a la empresa funcionar sin problemas y adaptarse a los retos. Se trata de alinear el modo en que opera una empresa con las personas que la dirigen e impulsan su éxito. Hoy en día, con la evolución y el cambio acelerado del mundo empresarial, esto es cada vez más difícil para la mayoría de los líderes.
Una conclusión importante del estudio de McKinsey mencionado previamente es que una estructura organizativa deficiente suele obstaculizar el éxito por muy competentes que sean los CEO y los líderes empresariales. "En lugar de facilitar el cumplimiento de la misión y la estrategia", afirma el estudio, "las estructuras organizativas se interponen en su camino".
Las empresas necesitan que su estrategia, sus recursos y sus empleados colaboren juntos, para alinear el trabajo diario con los objetivos generales. Al proporcionar estructura y claridad en todos los niveles, la gestión organizativa puede empoderar a su empresa para lograr estos fines, abordando la complejidad y manteniéndose competitiva en entornos dinámicos.
Principios básicos de la gestión organizativa
Cualquier función de gestión organizativa debe tener una base estratégica y teórica sólida. Una buena gestión organizativa se basa en un conjunto de principios fundamentales que incluyen:
Liderazgo y toma de decisiones
El liderazgo determina cómo se toman las decisiones, así como la cultura y el desempeño general de la empresa. Un liderazgo eficaz requiere establecer una visión clara, generar confianza y empoderar a los equipos para lograr objetivos compartidos. Los estilos de liderazgo definen la dinámica organizacional de distintas maneras. Estos son algunos estilos comunes de liderazgo organizacional:
Liderazgo autocrático: centraliza la autoridad para la toma de decisiones. Aunque es útil en situaciones de crisis, podría limitar la innovación
Liderazgo democrático: fomenta la colaboración y la innovación, pero también puede ralentizar la toma de decisiones
Liderazgo transformador: inspira a los equipos e impulsa el cambio, y suele ser idóneo para las fases de crecimiento o innovación
Ninguno de los estilos es absolutamente eficaz en todo momento. Los buenos líderes desarrollan la adaptabilidad y saben cuándo aplicar un estilo determinado según las necesidades actuales de la empresa. Los líderes que saben equilibrar la capacidad de decisión con la inclusión crean entornos donde los equipos están continuamente motivados y alineados.
Planificación y establecimiento de metas
La planificación y el establecimiento de metas proporcionan un roadmap para alcanzar los objetivos organizacionales. Esto implica definir objetivos a largo plazo, dividirlos en objetivos que poner en práctica a corto plazo y garantizar la alineación entre los equipos.
Por ejemplo, una empresa tecnológica podría establecer un objetivo estratégico de lanzar un nuevo producto en 18 meses, respaldado por objetivos operativos como completar prototipos de diseño en un plazo de 6 meses y asegurar colaboraciones con proveedores en un plazo de 9 meses.
Equilibrar la planificación inmediata y a largo plazo es una faceta clave de la gestión organizativa que exige colaboración y grandes capacidades de liderazgo.
Optimización de workflows
Los workflows eficientes son necesarios para mantener la productividad y reducir las redundancias. Las prácticas de optimización de workflows incluyen el análisis de procesos existentes, la identificación de ineficiencias y la implementación de soluciones para optimizar las operaciones.
Estrategias como el mapeo de procesos (visualización de workflows para identificar cuellos de botella y áreas requeridas de mejora) son cruciales para optimizar los workflows. La colaboración es fundamental para eliminar los silos y garantizar una comunicación abierta entre todos los departamentos participantes en un workflow.
Las herramientas de software que facilitan este proceso e incluso pueden automatizar gran parte del mismo son clave para el éxito. Las herramientas de gestión de proyectos unificadas pueden ayudar a los equipos a realizar un seguimiento del progreso, compartir novedades y garantizar que se cumplan los plazos sin confusiones.
Asignación y priorización de recursos
La asignación de recursos garantiza que el tiempo, el dinero y el personal de una empresa se utilicen de manera eficaz para alcanzar sus objetivos. La priorización ayuda a centrar estos recursos en iniciativas con el máximo efecto posible.
Las prácticas eficaces de gestión de recursos incluyen la elaboración de presupuestos inteligente, la implementación estratégica de talento y la gestión constante del tiempo para mantener la productividad sin sobrecargar a los empleados.
Durante el lanzamiento de un producto, una empresa podría priorizar la asignación de fondos adicionales al departamento de marketing y reducir temporalmente el gasto en otras áreas. La asignación estratégica dirige los recursos hacia donde puedan generar el mayor valor en un momento dado.
Alineación cultural e implicación del empleado
La cultura empresarial es lo que conecta a los empleados con la misión y los valores de su empresa. Esto es importante para el éxito de la empresa en su conjunto. Una encuesta reciente de Workday descubrió que los empleados que consideran su trabajo significativo son un 37 % más productivos, incluso cuando tienen cargas de trabajo que les parecen abrumadoras y en momentos en que las empresas les presionan para poder obtener mayores ganancias con la misma cantidad de personal.
Los empleados a quienes su trabajo les parece significativo también están más implicados y sienten más lealtad hacia la empresa, lo que en última instancia contribuye a una cultura que está alineada con los objetivos del negocio y fomenta la colaboración y la innovación. Los componentes clave de la alineación cultural incluyen:
Comunicación clara: los líderes explican los valores de la empresa y se aseguran de que se reflejen en las políticas y prácticas.
Programas de reconocimiento: se celebran los logros para subir la moral y motivar a los empleados.
Desarrollo profesional: hay oportunidades de formación disponibles para ayudar a los empleados a crecer dentro de la empresa.
Cuando los empleados se sienten implicados y valorados, hay más probabilidades de que sean productivos y se comprometan con el éxito de la empresa. A su vez, las empresas son más capaces de retener el mejor talento y alcanzar mayores niveles de rendimiento a lo largo del tiempo.
¿Quién es responsable de la gestión organizativa?
La gestión organizativa es un esfuerzo colaborativo que involucra a muchos roles en toda la empresa. Cada nivel de liderazgo y sus equipos de apoyo desempeñan un papel fundamental para garantizar que la compañía funcione de manera eficiente, cumpla sus objetivos y se adapte a los retos. A continuación se detalla cada responsable y lo que aporta:
Ejecutivos de la alta dirección (CEO, COO, CFO y otros)
Responsabilidades: definir la misión, la visión y la estrategia de la empresa a largo plazo. Asignar recursos y establecer prioridades de alto nivel. Supervisar el rendimiento empresarial mediante métricas e informes.
Efectos: definen la estructura estratégica e indican el rumbo que debe seguir toda la empresa.
Mánagers intermedios (responsables de departamento, responsables de equipo)
Responsabilidades: traducir los objetivos de toda la empresa en planes estratégicos que poner en práctica para sus equipos. Supervisar la implementación de workflows, procesos e iniciativas. Asegurar que el rendimiento del equipo esté alineado con los objetivos generales de la empresa.
Efectos: reducen las discrepancias entre la estrategia y la ejecución, garantizando la alineación a nivel operativo.
Líderes de recursos humanos
Responsabilidades: crear y mantener una robusta cultura empresarial. Desarrollar sistemas de contratación, formación y gestión del desempeño alineados con los objetivos empresariales. Apoyar los esfuerzos de gestión del cambio durante periodos de crecimiento o reestructuración.
Efectos: RRHH garantiza que las estrategias de personal de la empresa estén sincronizadas con sus objetivos, creando una fuerza laboral motivada y cualificada.
Líderes de equipo y supervisores
Responsabilidades: gestionar las operaciones diarias y garantizar que sus equipos cumplan los plazos y los objetivos. Proporcionar orientación, resolver problemas y mantener la moral de sus equipos. Comunicar retos u oportunidades de mejora a la alta dirección.
Efectos: son directamente responsables de garantizar la eficiencia y la productividad de los miembros individuales del equipo.
Roles especializados (responsable de proyecto, mánager de operaciones y otros)
Responsabilidades: liderar iniciativas específicas, como implementar nuevos sistemas o gestionar proyectos interdepartamentales. Optimizar recursos, plazos y presupuestos para sus áreas de enfoque.
Efectos: los especialistas aportan conocimientos expertos específicos para impulsar la eficiencia y la innovación en aspectos concretos de la gestión organizativa.
Todos los empleados
Responsabilidades: ejecutar las tareas y responsabilidades asignadas dentro de la estructura establecida por el liderazgo. Proporcionar feedback e insights para mejorar los procesos y los workflows.
Efectos: los empleados son la base de cualquier empresa, convirtiendo la estrategia en resultados tangibles y apoyando la mejora continua.
Si bien la gestión organizativa comienza a nivel de liderazgo, su éxito depende de la colaboración y de una comunicación clara en todos los niveles de la empresa. Al alinear los esfuerzos de todos sus integrantes, desde los ejecutivos hasta los empleados de primera línea, las empresas pueden impulsar el crecimiento sostenible y la resiliencia.
Cómo implementar la gestión organizativa: cinco pasos clave
Integrar la gestión organizativa en las operaciones de su negocio no es solo una cuestión de procesos: también se trata de crear un sistema que permita a su empresa funcionar de manera eficaz y crecer de manera sostenible. Para lograrlo, las empresas deben centrarse en pasos viables alineados con su visión, sus equipos y sus herramientas.
1. Establecer objetivos y métricas claras
Comience por definir en qué consiste el éxito para su empresa. Desglose las ambiciones generales en objetivos específicos y medibles para aportar claridad y orientación a su equipo. Utilice marcos como SMART para que los objetivos sean claros y medibles en todo momento. Revise periódicamente las métricas de los objetivos para hacer visible el progreso y ayudar a identificar dónde se deben realizar ajustes para mantener el rumbo.
2. Crear una estructura escalable
El crecimiento es muy interesante, pero a menudo expone debilidades en la estructura de una empresa. Para prepararse para el futuro, debe diseñar un estructura que se adapte a medida que su negocio evoluciona. Para eso hará falta definir roles y responsabilidades claros, crear workflows eficientes y establecer jerarquías que garanticen la adjudicación de responsabilidades.
ASMPT, un proveedor líder global en fabricación de productos electrónicos y semiconductores, utilizó la plataforma Workday para lograrlo unificando sus datos de RRHH. "Somos un solo equipo", dice Vinod Sharma, responsable global de RRHH y analytics, "así que necesitábamos tener un solo conjunto de datos y una sola forma de trabajar".
Con las soluciones de Workday, ASMPT dispone de una sola plataforma de RRHH consolidada en 30 países. El rendimiento empresarial ha mejorado, al reducirse los tiempos de los ciclos de incorporación, confirmación de revisiones en periodos de prueba, cambios organizativos y reestructuraciones.
"[Con Workday], el tiempo dedicado a actividades anuales de RRHH, como el establecimiento de metas, la evaluación del desempeño y las calibraciones, también se ha reducido considerablemente."
—Vinod Sharma, Global Head of HR and Analytics, ASMPT
3. Fomentar una cultura de feedback
La comunicación abierta es el pilar de una gestión eficaz. Cuando los empleados saben que se les escucha, están más comprometidos, motivados e implicados en el éxito de la empresa. El informe de Workday "Crear una estrategia de implicación de empleados para su empresa" reveló que en las empresas con altos niveles de implicación el reconocimiento del feedback de los empleados es un 20 % mayor que en en las empresas con niveles de implicación más bajos. Esas empresas tienen un 16 % más de conversaciones con los empleados.
El objetivo es crear una cultura en la que el feedback fluya libremente (en todos los sentidos, hacia los niveles altos y hacia los bajos, y también lateralmente en toda la empresa), para descubrir cuellos de botella y estimular la innovación. Implemente flujos de feedback, como reuniones periódicas de seguimiento del equipo o encuestas de feedback anónimas, y actúe basándose en el feedback positivo para generar confianza en los empleados.
4. Utilizar tecnología y herramientas
En el mundo actual, la tecnología es un facilitador fundamental de la gestión organizativa. Las herramientas adecuadas pueden automatizar tareas repetitivas, mejorar la colaboración y proporcionar insights avanzados basados en datos para mejorar la toma de decisiones.
Identifique las herramientas que debería utilizar su empresa y seleccione los proveedores mejor alineados con sus necesidades y objetivos. Cree un componente tecnológico que funcione como una unidad para proporcionar capacidades conectadas que mejoren a la empresa. El componente tecnológico adecuado puede tener un efecto transformador.
Airtable, una plataforma basada en tecnología cloud que ayuda a los equipos a organizarse, colaborar y crear workflows personalizados, sustituyó sus soluciones puntuales por la plataforma unificada de Workday para la gestión organizativa. Como resultado, consiguió mejorar la experiencia del empleado, reducir los costes de mantenimiento del sistema, reducir las cargas de trabajo manuales y optimizar los workflows con nuevas automatizaciones.
"Sabemos que Workday se escalará a la par que nuestra empresa y eso nos da una ventaja competitiva".
—Head of HR and Financial Systems, Airtable
5. Invertir en el desarrollo del liderazgo
Un liderazgo fuerte es la base del éxito empresarial. Los líderes establecen las pautas, guían a sus equipos y toman decisiones que repercuten en todos los niveles de la empresa. Por esa razón, invertir en el desarrollo del liderazgo no es algo opcional. Proporcione programas de formación que se centren en skills cruciales, como la comunicación, la toma de decisiones y la gestión del cambio.
Asegúrese de que su equipo de liderazgo esté preparado para afrontar los retos. Asocie a los líderes potenciales con mentores, para crear una cartera de candidatos de talento listos para asumir roles clave a medida que su empresa crece. Solo así conseguirá estar preparado para afrontar resueltamente los futuros retos empresariales.
Liberar todo el potencial de la empresa
Cuando la gestión organizativa se implementa de manera efectiva, permite a las empresas prosperar en entornos complejos y dinámicos. Con actividades como definir objetivos claros y crear estructuras escalables, fomentar una cultura colaborativa y utilizar las tecnologías adecuadas, la gestión organizativa es esencial para alinear la estrategia, los recursos y las personas.