Conceptos básicos de un sistema de información de estudiantes de educación superior
Descubra cómo el software moderno de información de estudiantes de educación superior permite a los líderes educativos fomentar el éxito del alumnado, desarrollar procesos de gestión más eficaces, obtener una visión más profunda de toda la organización y desenvolverse en un entorno cambiante.
Las instituciones de educación superior se enfrentan a una presión creciente. La matriculación universitaria lleva una década en declive: en los estudios de grado descendieron un 15 % entre 2010 y 2021.
Cada vez más, los estudiantes buscan otras opciones educativas, como trayectorias profesionales distintas de los cursos tradicionales y el aprendizaje en el campus. Y, con menos estudiantes que se matriculan al finalizar su educación secundaria, las universidades tendrán que replantearse sus estrategias de admisión y sus modelos empresariales tradicionales.
"Sabíamos que las tendencias demográficas iban a afectar al número de matriculaciones en la educación superior y a transformar la composición del alumnado. Y luego llegó la pandemia", explica Joellen Shendy, Product Strategy Director, Workday Student. "Ahora, no solo se han acelerado esas tendencias, sino que las expectativas también han cambiado. Hemos introducido cosas como el aprendizaje híbrido y el acceso permanente a los servicios. El futuro es esta nueva flexibilidad".
Esto exige que las instituciones de educación superior funcionen con la máxima eficiencia para asegurar la satisfacción de los estudiantes, la solvencia financiera y la agilidad para adaptarse a futuras necesidades.
Ahora más que nunca, las instituciones de educación superior deben ser flexibles y ágiles, para gestionar mejor su crecimiento y también para proporcionar a las universidades información rápida y accesible sobre sus estudiantes, profesorado y operaciones.
¿Qué es un sistema de información de estudiantes de educación superior?
Aunque las instituciones educativas utilizan una variedad de software y tecnologías, el software de educación superior suele ser un sistema de información de educación superior o un sistema de información de estudiantes (SIS, por sus siglas en inglés). Se trata de programas informáticos que ayudan a las instituciones educativas a gestionar los datos y procesos relacionados con los procesos del alumnado: admisión, matrícula, expediente académico, asesoramiento académico, gestión del currículo, ayuda financiera, etcétera.
Así como las empresas disponen de un sistema de recursos humanos (RRHH) para gestionar el "ciclo de vida de empleado", que abarca procesos como la contratación, la incorporación o el desarrollo de skills, los centros de enseñanza superior también necesitan un sistema para gestionar el proceso educativo integral de los estudiantes, desde la captación y la admisión hasta la graduación y fases posteriores.
¿Por qué las instituciones de educación superior necesitan un sistema de información de estudiantes?
La mayoría de los sistemas software de las instituciones educativas se instalaron antes de que alcanzaran popularidad el correo electrónico, las redes sociales e internet, por lo que las instituciones han estado actualizando continuamente las plataformas de software de educación superior para integrar las tecnologías más recientes. Pero estos sistemas híbridos, a menudo fragmentados, afrontan serias presiones debido a las cambiantes necesidades digitales de los estudiantes (incluidos los que no siguen las vías tradicionales) y a las nuevas modalidades de educación.
Las instituciones de educación superior reconocen que la agilidad organizacional es clave para impulsar el crecimiento a largo plazo y la innovación digital.
Como las tendencias de aprendizaje y los datos demográficos de los estudiantes continúan cambiando, los centros de estudios tendrán que implicarse cada vez más en toda la trayectoria académica de los estudiantes. Y necesitarán acceso a la información que les ayude a ofrecer a los estudiantes cursos, actividades extracurriculares, orientadores y mentores adecuados, entre otras muchas cosas. Una experiencia fluida es la mejor experiencia para los estudiantes y, al tener todos los datos en un mismo lugar, las instituciones y el alumnado pueden obtener insights donde y cuando los necesiten.
En definitiva, el software para educación superior debe fomentar el éxito de los estudiantes. Para ello, los administradores, el profesorado y el alumnado necesitan un sistema intuitivo y fácil de usar, como las demás tecnologías que utilizan a diario.
¿Cuáles son los beneficios de un sistema moderno de información de estudiantes de educación superior?
Los sistemas legacy en la educación superior son inconexos, obsoletos y no reflejan la forma en que operan las instituciones educativas en la actualidad. Muchas de las funciones más importantes que forman parte de las instituciones de educación superior modernas no existían hace 20 o 30 años cuando se crearon los sistemas actuales.
Además, las instituciones de educación superior reconocen que la agilidad organizacional es clave para fomentar el crecimiento a largo plazo y la innovación digital. Pero eso no significa que el mundo de la educación superior se enfrente a exámenes de transformación digital. Según la encuesta global de Workday sobre cómo cerrar la brecha de la aceleración y lograr una transformación digital sostenible, el 60 % de los líderes de la educación superior afirma que el ritmo de la transformación digital se ha ralentizado con respecto al de hace un año o cree que se ralentizará en el futuro.
El estudio sugiere que muchos centros de enseñanza superior están lidiando con desafíos de transformación digital exacerbados por la pandemia y no son capaces de desarrollar estrategias adecuadas. Para abordar este problema, así como las deficiencias subyacentes en su estrategia digital, las instituciones deben dar primero un paso más fundamental. Eso significa crear e implementar una estrategia de datos. Pero la capacidad de realizar inversiones inteligentes en el ámbito digital depende de contar con los datos adecuados para guiar las decisiones.
¿Cómo ayuda un sistema de información de estudiantes en cuestión de datos?
Los campus y las instituciones de educación superior son como pequeñas ciudades, con muchos elementos en constante movimiento que se influyen mutuamente. Para comprender mejor el funcionamiento de una universidad y a sus estudiantes, se requieren insights y seguimientos más exhaustivos, con los datos como punto de partida. Obtener datos significativos, con el nivel de detalle necesario, mediante el uso de hojas de cálculo es difícil y requiere mucho tiempo. E incluso si un sistema es más moderno, el reto reside en extraer todos estos datos de fuentes muy dispares. En el mejor de los casos, los insights que obtienen los líderes de la educación superior se basan en información retrospectiva.
Al modernizar su infraestructura tecnológica (sustituyendo los sistemas frágiles y fragmentados por una plataforma que unifica los datos de forma segura y sin interrupciones en toda la institución) los líderes de la educación superior permiten el acceso en tiempo real a datos precisos y aptos para la toma de decisiones.
Las instituciones de educación superior necesitan transformar los datos en un activo estratégico para poder satisfacer las necesidades presupuestarias, de los estudiantes, del profesorado y de las instalaciones, ahora y en el futuro.
Una visión completa de los datos permite a las instituciones identificar qué programas son centros de costes o cuáles generan ingresos y, además, les permite analizar los datos según el programa de estudios.
Gracias a una plataforma ágil de educación superior, los líderes educativos pueden fomentar el éxito de los estudiantes, desarrollar procesos de gestión más eficaces, obtener los mejores insights de la empresa y desenvolverse en un entorno que cambia constantemente.
¿Qué es Workday Student, el sistema de información de estudiantes de Workday?
El software de Workday para educación superior, Workday Student, es un sistema cloud único, plenamente compatible con Workday Human Capital Management y Workday Financial Management. Gracias a Workday, las instituciones de educación superior pueden transformar un campus entero en una plataforma moderna, ágil y fácil de usar.
Workday creó un software de educación superior diseñado para los estudiantes actuales. En opinión de los partners de educación de Workday, los sistemas para estudiantes actuales son inconexos, están desfasados y no reflejan la forma de hacer las cosas hoy día. Workday Student se creó con la intención de saber que los administradores, el profesorado y el alumnado necesitaban un sistema intuitivo y práctico, como las demás tecnologías que utilizan en su vida cotidiana.
Workday ha creado un SIS que ofrece una experiencia moderna a los estudiantes, dándoles a estos y a los administradores la flexibilidad de realizar tareas en cualquier momento y lugar, ya sea en un ordenador portátil en la biblioteca o en un smartphone en la playa.
Workday Student es un sistema creado mano a mano con insights de nuestros partners de diseño de clientes, para lanzar al mercado un sistema de información de estudiantes genuinamente moderno, el único producto integral para estudiantes con usuarios activos.
¿En qué se diferencia Workday Student de otros sistemas de información de estudiantes?
La mayoría de las instituciones utilizan un sistema SIS creado al menos hace 20 años (antes de que nacieran muchos de sus estudiantes). Estas instituciones están lidiando con sistemas obsoletos y desean migrar a una solución cloud que ofrezca una experiencia digital coherente y fácil de usar, con una interacción más personalizada, que permita a los alumnos inscribirse en cursos, realizar seguimientos de sus horas de trabajo y estudio, gestionar ayudas financieras y solicitar citas de asesoramiento, todo a través de un dispositivo móvil. Y realmente podemos satisfacer las necesidades de los alumnos en cualquiera de sus múltiples circunstancias.
En Workday, creemos que la base de un software moderno para educación superior es disponer de una visión completa de todos los datos (de finanzas, RRHH y estudiantes) en un único sistema cloud, de modo que sea posible realizar un análisis completo y acceder fácilmente a la información.
Al tener todos los datos en un mismo lugar, las instituciones y el alumnado pueden obtener insights donde y cuando se necesiten
Con un sistema moderno de gestión para educación superior como Workday Student, las personas encargadas de las instituciones de educación superior pueden utilizar tableros de control para supervisar las tendencias de matriculación, comprobar si hay demanda para un curso, gestionar puestos docentes, comprobar los ingresos de las matrículas por área de estudio y seguir la selección de cursos según las matriculaciones para garantizar la dotación oportuna de personal.
Los estudiantes pueden usar tableros de mando para inscribirse en clases en línea, recibir alertas sobre las fechas límite, obtener feedback inmediato sobre si se inscribieron correctamente en sus clases y hacer un seguimiento de su trayectoria académica hasta la graduación. Al utilizar datos completos de los perfiles de los alumnos, la plataforma Workday Student puede recomendar programas de apoyo académico que enriquezcan la experiencia del alumno.
Una visión completa de los datos permite a las instituciones identificar cosas como qué programas son centros de costes o cuáles generan ingresos y, además, les permite analizar los datos según el programa de estudios. Con Workday Student, las instituciones obtienen insights basados en datos sobre cuestiones como el estado del grupo de candidatos, diversas tendencias entre los estudiantes y la demanda de cursos, lo que les permite tomar las decisiones mejor fundamentadas, tanto ahora como en el futuro.
Conozca el software de gestión de estudiantes Workday Student