Antes de trabajar con Workday en 2016, no era necesario que cada oficina regional tuviera el mismo sistema de RRHH que la sede central de Tokyo Electron en Japón.
Por ello, cada oficina tenía su propio sistema para informar sobre datos básicos: número de empleados, presupuesto del personal e información de los mánagers.
Sin embargo, con el tiempo, incluso la recopilación de datos básicos no era eficaz. Clasificar la información de estos sistemas diferentes costaba tiempo y esfuerzo tanto a los equipos de RRHH en la sede central como a las oficinas de otros países.
Además, a pesar de que la sede central operaba con un sistema de gestión de empleados on-premise, se incurría en gastos elevados cada vez que se necesitaba una actualización para corregir un error, y resultaba problemático cuando había que cambiar la configuración de acuerdo con las revisiones legales.
Para seguir siendo uno de los principales productores de equipos de fabricación de semiconductores del mundo, es fundamental una mejora en la gestión de recursos humanos y la implicación a nivel global.
Group Leader, HR Technology Group, HR Department
Operaciones eficaces a un menor coste
TEL conoció Workday Human Capital Management (HCM) al trabajar con una empresa estadounidense. Inspirado por la estrategia de RRHH estadounidense, TEL sintió la necesidad de renovar el sistema de RRHH.
Realizó un estudio comparativo centrado en Workday Human Capital Management, que demostró tener una trayectoria global desde la perspectiva de la gestión de recursos humanos.
Los factores clave para elegir Workday fueron la capacidad para introducir un sistema global unificado, una arquitectura de una sola plataforma que permite realizar operaciones simples, y la ausencia de cargas operativas individuales, ya que el sistema se actualiza automáticamente a través de cloud.
Además, se podían mantener costes mucho bajos en comparación con el sistema de RRHH convencional.
Beneficios
TEL conoció Workday Human Capital Management (HCM) al trabajar con una empresa estadounidense. Inspirado por la estrategia de RRHH estadounidense, TEL sintió la necesidad de renovar el sistema de RRHH.
Con el nuevo sistema, TEL también aprovechó la oportunidad para revisar el sistema de gestión de RRHH y reformar sus sistemas de calificación y evaluación y su estructura empresarial. Al unificar las calificaciones y las evaluaciones a nivel global, ahora resulta más sencillo realizar valoraciones y cambios de recursos humanos en todos los países. Workday Human Capital Management permite la visualización de los recursos humanos y ofrece los siguientes resultados.
Resultados
La utilización global a gran escala está aún por llegar, pero las tareas de RRHH han mejorado ya en eficacia.
En concreto, la recopilación y los análisis de datos son más simples ahora, mientras que la comprensión de la estructura de la empresa y la ubicación de los empleados es clara.
Asimismo, TEL aprecia el alto nivel de seguridad del sistema. Ahora es posible controlar de manera centralizada la visualización de la información al configurar la autoridad de acceso por puesto y rango de responsabilidad.
Hubo tres grandes logros:
- La gestión y la implicación del área de RRHH ahora son coherentes a nivel global
- La utilización de datos está presente en toda la empresa
- La productividad del trabajo de recursos humanos ha mejorado
La gestión y la implicación del área de RRHH ahora son coherentes a nivel global
Al unificar el sistema de RRHH a nivel global, Workday Human Capital Management permitió revisar las evaluaciones de empleados de cada país con los mismos criterios.
La competitividad de la empresa ha mejorado al entender el ratio de evaluación de recursos humanos por país y optimizar a nivel global las asignaciones de recursos que permiten a los empleados mostrar sus capacidades.
La empresa también planea utilizar Workday Learning en el futuro. En el sistema anterior, la información sobre el talento y los resultados educativos no podían vincularse directamente.
Sin embargo, gracias a Workday Learning, será posible el siguiente desarrollo del área de RRHH:
- La valoración de skills según el estado de finalización de la formación
- La valoración del nivel por las skills adquiridas
- La gestión de recursos humanos con un criterio global unificado
La planificación de las sesiones de formación es más sencilla y ahora se podrá ubicar a la persona adecuada en el puesto correcto según la formación. Además, los costes se reducen al unificar Workday Learning a nivel global.
La utilización de datos está presente en toda la empresa
Al principio, solo los mánagers y superiores podían usar Workday Human Capital Management. Sin embargo, desde 2019, se concedió acceso a todos los empleados, quienes han empezado a fijarse objetivos propios, realizar evaluaciones y ofrecer feedback.
En Japón, es necesario determinar el interés del traslado de un empleado a través de una encuesta. Se necesitaba al personal de TI para configurarlo y tabular las respuestas en una aplicación diferente. Sin embargo, gracias a Workday Human Capital Management, los empleados de RRHH pueden hacer esto por sí mismos, lo que simplifica el proceso y reduce las horas de trabajo.
"Han pasado tres años desde su introducción y se han acumulado datos. En el futuro, nos gustaría mejorar aún más las operaciones de gestión de RRHH mediante funciones de analytics como alertas de riesgo de rotación", afirma Koji Nagata, Senior Specialist, HR Technology Group, HR Department.
Mejora de la productividad del trabajo relacionado con RRHH
Gracias a que Workday Human Capital Management está optimizado para móvil, los mánagers pueden acceder desde cualquier parte. Las solicitudes de aprobación se pueden admitir de inmediato incluso cuando están fuera de la oficina. Además, tras la aprobación, se pueden incluir pequeñas correcciones a las solicitudes, lo que hace que los procesos de RRHH sean más eficaces.
El tiempo que se dedica a recopilar datos también se ha visto reducido de un mes a unas pocas horas. El personal de RRHH puede invertir ahora mucho más tiempo en operaciones de RRHH estratégicas, como actividades para fortalecer la implicación de los empleados y reducir así la rotación.
Se puede realizar una serie de operaciones como la recopilación de datos, la tabulación y la confirmación en un mismo lugar, mientras que las horas de trabajo para las operaciones de recursos humanos se han reducido considerablemente.
Senior Specialist, HR Business Partner Group, HR Department