Durante más de tres décadas, Tobii Dynavox ha liderado la tecnología de comunicación asistida. Con sede en Estocolmo y presente en más de 65 países, la empresa ayuda a millones de personas con ELA, autismo y parálisis cerebral a comunicarse y vivir de forma independiente.
El rápido crecimiento de Tobii Dynavox ha incluido fusiones y adquisiciones, que requirieron integraciones de empresas en múltiples países, cada una con sus propias plataformas y sistemas. En un momento dado, gestionaba en 4 continentes alrededor de 10 sistemas de RRHH y nómina independientes, sin integración. Las tareas rutinarias, como compilar un informe de headcount, podían tardar días o semanas y había que introducir manualmente las nuevas contrataciones en múltiples sistemas, incluidos los de RRHH, gastos y nómina. Para apoyar el crecimiento, Tobii Dynavox vio la necesidad de una solución de RRHH y nómina flexible y unificada.
Construir la base con un partner estratégico
En el pasado, Tobii Dynavox operaba dos sistemas de recursos humanos: uno en Europa y otro en Norteamérica. A medida que la empresa escalaba, esa configuración fragmentada era cada vez más ineficiente e insostenible.
De cara al futuro, Tobii Dynavox tiene como objetivo crecer un 20 % anualmente durante los próximos cinco años, mediante la expansión orgánica y adquisiciones estratégicas. La tecnología es fundamental para este plan, ya que ayuda a automatizar procesos, reducir el trabajo manual y minimizar la duplicación para que la empresa pueda escalar de manera efectiva y operar de forma más eficiente a largo plazo.
Tobii Dynavox se asoció con Strada para implementar una suite integral de soluciones de Workday, compuesta de Workday Human Capital Management, Workday Compensation, Workday Absence, Workday Recruiting, Workday Time Tracking, Workday Expenses, U.S. Payroll y U.S. Benefits en la primera fase. Unos meses después se añadieron las soluciones Workday Advanced Compensation, Workday Learning y Workday Talent. El alcance del proyecto era ambicioso: una implementación rápida en varios países diseñada para seguir el ritmo del negocio global de la empresa, en rápida evolución.
Utilizando la metodología Workday Launch para acelerar la rentabilización, Strada guio satisfactoriamente a Tobii Dynavox a través de dos proyectos de implementación rápida, culminando en una puesta en marcha excepcional en tan solo 8 meses. "Nuestra colaboración con Strada ha sido fundamental. Nos ha proporcionado insights valiosos y soporte constante que nos han ayudado a abordar las complejidades de esta transformación. Juntos, estamos dando forma a una empresa más fuerte y más ágil, equipada para satisfacer las necesidades cambiantes de millones de personas en todo el mundo", explicó Mikael Bäckström, Chief People & Sustainability Officer en Tobii Dynavox.
De la visión a la ejecución con el apoyo de los líderes
Para respaldar los plazos de implementación acelerada e impulsar una toma de decisiones eficaz, Tobii Dynavox utilizó Workday Education para suministrar cursos de formación específicos que capacitaron rápidamente a los equipos internos para utilizar la plataforma. En paralelo, la empresa utilizó la Comunidad Workday, un foro interactivo donde los usuarios se conectan, colaboran y aprenden de sus homólogos en sectores similares. Los recursos de la Comunidad Workday fueron fundamentales para impulsar la adopción y mantener el impulso, particularmente durante las fases posteriores de la implementación.
Tras la puesta en marcha, Strada proporcionó soporte práctico durante los ciclos iniciales de nómina de Tobii Dynavox, asegurando una transición fluida así como pagos precisos y oportunos.
La transformación tuvo como promotores a los cargos de Chief People & Sustainability Officer y Head of People Systems & Insights, Anna Ahlenius. El patrocinio ejecutivo fue un factor de éxito crítico, con el respaldo total del equipo de gestión ejecutivo, incluido el CEO.
Me enorgullecen enormemente los logros del equipo. La colaboración, el compromiso y la experiencia han sido clave para una buena transición a una experiencia de RRHH unificada a través de la plataforma de Workday. Este hito no solo mejora nuestras operaciones de RRHH y de nómina, sino que además prepara el terreno para una mayor eficiencia y un crecimiento futuro.
Chief People & Sustainability Officer
Lograr la transformación y un éxito medible
Ahora Tobii Dynavox se beneficia de los diversos resultados positivos de su transformación digital. Las mejoras más significativas se reflejaron en unas considerables ganancias de eficiencia. Los procesos que anteriormente tardaban días en realizarse en sistemas desconectados ahora pueden completarse en 1 hora utilizando la plataforma integrada de Workday.
Este enfoque optimizado creó una experiencia fluida para los nuevos empleados, con datos que fluyen automáticamente hacia los sistemas posteriores para la incorporación y la nómina.
"La implementación de Workday ha tenido una clara repercusión empresarial. En los primeros 6 meses posteriores a la implementación, redujimos en un 90 % la introducción duplicada de datos de RRHH y eso mejoró drásticamente la calidad de los datos", señaló Ahlenius. Y los resultados no acabaron ahí.
"En el primer año, la empresa automatizó el 75 % de las tareas de RRHH y nómina que antes eran manuales, liberando a los equipos de RRHH para centrarse en un trabajo más estratégico. Durante el mismo periodo, el tiempo promedio requerido para generar informes estándar de RRHH disminuyó un 80 %, dando a los líderes acceso casi en tiempo real a insights sobre la fuerza laboral y permitiendo tomar decisiones más rápidas y fundamentadas", agregó Ahlenius.
La implementación de Workday ha producido mejoras transformadoras en nuestra empresa. Al reemplazar múltiples sistemas fragmentados de RRHH y nómina con una plataforma unificada, no solo hemos optimizado nuestras operaciones, sino que también hemos mejorado significativamente la precisión, la coherencia y la accesibilidad de los datos.
Head of People Systems & Insights
Para la siguiente fase de crecimiento
La transformación continúa con un enfoque estratégico en perfeccionar los procesos de gestión principales. La incorporación es un claro ejemplo de ello, ya que se están llevando a cabo iniciativas para reducir la complejidad y dotar a los mánagers de contratación de herramientas que aumenten la eficiencia y la autonomía. El equipo de RRHH también está desarrollando un cuaderno de estrategias de fusiones y adquisiciones que define los procesos críticos y las dependencias de integración, para garantizar la coherencia y la agilidad.
De cara al futuro, Tobii Dynavox se compromete a medir el éxito y el ROI año tras año. Este enfoque basado en datos permite una mejora continua y ayuda a identificar prácticas escalables que se alinean con los objetivos de crecimiento estratégico de la empresa.
A medida que seguimos construyendo sobre esta base, estamos deseando aprovechar aún más las herramientas de Workday y su colaboración para impulsar la escalabilidad y la excelencia operativa en apoyo del crecimiento continuo de Tobii Dynavox.
Head of People Systems & Insights