Retos
La University of Findlay (UF), que cuenta con una reputación nacional por ofrecer experiencias y programas académicos distintivos y de calidad, ha utilizado el mismo sistema de ERP desde 1985, confiando en controles manuales sin funciones para elaborar informes fiables. La universidad se percató de que necesitaban modernizar sus sistemas y procesos.
¿Por qué Workday?
Workday fue considerado el mejor partner para ayudar a la UF a actualizar los procesos de gestión y las necesidades de informes, mejorar la integridad de los datos y analytics, y proporcionar a padres y estudiantes una experiencia moderna e intuitiva.
Resultados y beneficios
Automatización de procesos y eficacia funcional
Findlay ha simplificado su entorno de TI y ha reducido las tareas administrativas manuales y de transacciones mediante la automatización y los workflows configurables. Al eliminar los procesos basados en papel y proporcionar las capacidades propias de un sistema moderno, los usuarios funcionales ahora trabajan de manera más eficaz e invierten más tiempo en actividades estratégicas. Entre las principales mejoras, se encuentran la reducción del tiempo de los ciclos de nóminas, cierre de periodo, cuentas por pagar y aprovisionamiento, así como el aumento de la eficacia durante el periodo de inscripción abierta.
50 %
de reducción en el tiempo invertido en el ciclo de nóminas y el cierre mensual
60 %
de reducción en el tiempo invertido en el ciclo de aprovisionamiento
Experiencia de usuario
Gracias a Workday, Findlay ha ofrecido al profesorado, al personal y a los alumnos empleados una experiencia e interfaz intuitivas. La universidad se beneficia de tener un proceso estandarizado para todos los departamentos a través de un solo sistema. El autoservicio ahora está disponible para todos los usuarios finales, lo que les permite empezar procesos o tener acceso directo a su información sin depender tanto de TI, RRHH o la oficina administrativa. Entre sus planes de futuro está Workday Student, que permitirá a padres y estudiantes beneficiarse de la misma experiencia de usuario.
Procesos de gestión estandarizados en toda la universidad
Experiencia de usuario única durante el ciclo de vida del empleado
Disminución del tiempo invertido por RRHH en los informes IPEDS en un 60 %
Apoyo a los controles y las decisiones
Antes de migrar a Workday, Findlay dependía de controles manuales y no tenía la capacidad de generar informes fiables para respaldar las necesidades de RRHH y la oficina administrativa. Findlay cuenta ahora con un equipo de herramientas para automatizar e impulsar decisiones estratégicas basadas en datos relacionadas con el gasto en aprovisionamiento, el cumplimiento normativo, la gestión y previsión del presupuesto, la responsabilidad del centro de costes, y puede mejorar las experiencias e interacciones de los estudiantes.
Se ha reducido significativamente el gasto fuera del presupuesto
Se han automatizado el 98 % de los controles clave
Se ha reducido el tiempo invertido en la preparación de estados financieros en un 67 %