Retos
Con ocho instituciones que gestionar, el Nevada System of Higher Education (NSHE) debía hacer frente a muchos retos, incluido el uso de sistemas dispares y de procesos y modelos de datos incoherentes, y unas capacidades limitadas de integración.
¿Por qué Workday?
El NSHE buscaba un sistema que le permitiese ampliar su cartera de servicios compartidos y combinar funcionalidades administrativas de finanzas y RRHH, y que se pudiese integrar con el sistema de información de estudiantes existente.
Resultados y beneficios
Nos hemos dado cuenta de que la mayor ventaja que ofrece Workday es la forma en que estandariza y mejora la eficiencia de todo el sistema. Con Workday, los empleados disponen de un modelo de seguridad, una sola fuente de información.
Communications & Change Management Lead
Consolidación de sistemas
El complejo ecosistema de sistemas que formaban las ocho instituciones del NSHE contaba con distintas fuentes de registro de empleados, soluciones puntuales duplicadas, y un modelo incoherente de datos y seguridad. Ahora, por el contrario, con un solo sistema, la organización ha reducido el número de soluciones puntuales, ha mejorado la integración, ha simplificado su modelo de datos y seguridad, y ha ampliado las opciones de acceso al sistema.
Eliminación de más de 20 contratos de soluciones puntuales
Reducción del número de sistemas de registros de empleados de ocho a uno
Experiencia de usuario
El profesorado, el personal y los becarios del NSHE de todas las instituciones disfrutan ahora de una experiencia de usuario coherente con un solo sistema para el reclutamiento, la incorporación, las inscripciones abiertas, los gastos, la gestión de control de tiempos y la elaboración de informes. Acceder a la información desde un ordenador de sobremesa, un portátil o un dispositivo móvil, y extraerla uno mismo es fácil.
Aumento de la implicación del empleado gracias a las opciones de acceso a la información
Reducción del 50 % del tiempo necesario para reembolsar los pagos
Automatización y configuración de los procesos
El NSHE simplificó los procesos de gestión al sustituir las transacciones basadas en papel con un workflow electrónico configurable. La institución cuenta con un solo plan contable y puede ahorrar tiempo gracias a la digitalización del proceso de aprobación de contratos, gastos, configuraciones de seguridad y transacciones comerciales.
Creación de un solo plan contable para las ocho instituciones
Eliminación de los procesos basados en papel para mejorar los informes
Controles
El NSHE acabó con los silos de datos PII y formularios relacionados con los registros de empleados. Además, ahora cuenta con una funcionalidad de comprobación del presupuesto para los gastos admisibles. Por su lado, las instituciones también pueden consultar y someter a auditorías el historial de contratación, las ausencias y los años de servicio de todo el personal del NSHE.
Eliminación de más de ocho silos de datos PII
Mejora de las capacidades de auditoría
Reducción de la duración de los procesos de aprovisionamiento de semanas a horas