Al igual que muchas empresas, NetApp tenía dificultades para obtener insights de sus contratos de forma rápida y eficaz. Los proyectos nuevos se asignaban a proveedores de servicios jurídicos externos, cuyas soluciones y procesos manuales inhibían la capacidad de los equipos para explorar los datos de los contratos conforme a las necesidades empresariales. Un equipo podía empezar con un objetivo concreto en mente pero, mientras trabajaban en ello, aparecía información nueva que desviaba en otra dirección más compleja el resultado inicial deseado. Eso obligaba al equipo a ajustar continuamente los procesos para lograr el resultado perseguido. Cada vez que salía a la luz nueva información durante una revisión exhaustiva, el equipo tenía que volver a empezar de cero.
La COVID como catalizadora
La COVID-19 ofreció al departamento jurídico de NetApp la oportunidad única de utilizar la IA para hacer frente a las repentinas disrupciones de la cadena de suministro. La pandemia planteó a NetApp el reto de los cuellos de botella y, como resultado, la empresa tuvo que saber qué clientes aceptarían envíos parciales y a qué podía recurrir con importantes proveedores de todo el mundo. Desde el punto de vista de la gestión de contratos, los acuerdos no se habían etiquetado para identificar condiciones clave de "entrega parcial". NetApp debía revisar decenas de miles de contratos para afrontar todo tipo de nuevas contingencias. Si no lograba sus objetivos, podía dar lugar a litigios, insatisfacción del cliente y, lo peor de todo, repercusiones en los ingresos.
Antes de la pandemia, era impensable que nosotros, como sector, revisáramos en masa las cláusulas de fuerza mayor de casi todos nuestros acuerdos con los proveedores con la necesidad de obtener resultados casi en tiempo real.
VP Law, Technology, and Operations
El equipo jurídico como generador de ingresos
Gracias a la búsqueda de texto impulsada por IA de Workday Contract Intelligence, con tecnología de IA de Evisort para realizar una búsqueda "tipo Google" en todos los contratos, NetApp pudo localizar rápidamente disposiciones específicas que permitieron a la empresa facturar envíos parciales y a la vez mantener la satisfacción del cliente. La plataforma de Workday permitió al equipo jurídico de NetApp entrenar su herramienta de IA en una semana y ejecutar una búsqueda de envíos parciales en todo el repositorio de contratos. En cuestión de días lograron reducir la cuenta de 24 000 contratos a 600, con 90 variaciones distintas de disposiciones de envíos parciales.
"Durante la búsqueda de envíos parciales, creíamos buscar conjuntos específicos de términos, pero descubrimos que algunos clientes expresaban esta cuestión de forma distinta a la prevista", explica la Vicepresidenta de Derecho, Tecnología y Operaciones. "La IA nos permitió localizar el lenguaje que nos interesaba y disposiciones clave ocultas en lugares inesperados de los densos acuerdos jurídicos". Al combinar las fechas de vencimiento con un lenguaje de envíos parciales, el equipo multifuncional también consiguió filtrar los contratos que debían renovarse en un plazo de 90 días y priorizar los acuerdos con condiciones menos favorables para su renegociación.
Instigar un cambio de mentalidad
Con cualquier tipo de tecnología, la gestión del cambio es el componente más difícil. Pero la capacidad de consultar cualquier disposición imaginable, sin recurrir a más fondos o personal, está acelerando ese cometido. Según la Vicepresidenta de Derecho, Tecnología y Operaciones: "Es tan intuitiva que el cambio de mentalidad se produce imperceptiblemente y de forma exponencialmente más rápida". Desde la COVID, NetApp ha analizado más de 90 000 acuerdos y abordado varios proyectos, entre los que se incluyen cambios de entidad corporativa, actividades posteriores a fusiones y adquisiciones, y análisis de privacidad de los datos. NetApp utilizó las herramientas más avanzadas, como la IA de extracción de contratos y la tecnología de automatización de workflows, para ahorrar miles de horas y millones de dólares en varias iniciativas corporativas decisivas.
Una vez que has probado esta capacidad de búsqueda de contratos mediante IA, te enganchas y empiezas a identificar casos de uso en todas partes.
VP Law, Technology, and Operations