Man Group tenía diversos sistemas back office para finanzas y recursos humanos (RRHH). Las actualizaciones de funciones de esas aplicaciones resultaban difíciles y las pruebas pertinentes eran costosas. Además de eso, en ocasiones hacían falta métodos alternativos largos y complejos para proporcionar datos a la empresa. Los empleados realizaban sus tareas de gestión de la planificación financiera en distintas hojas de cálculo, lo que acarreaba retrasos y exigía laboriosas comprobaciones manuales a fin de eliminar incoherencias en los datos.
Procesos de gestión globales estándar en un solo sistema
Man Group quería abandonar el uso de hojas de cálculo y sistemas inconexos para disponer de más tiempo para dedicar al trabajo estratégico y aportar más valor al negocio. El grupo buscaba tecnología que posibilitara sus procesos globales, respaldara su trayectoria de crecimiento y ofreciera innovación.
Un equipo de evaluación comenzó la búsqueda dando por sentado que harían falta dos sistemas distintos: uno para finanzas y otro para RRHH. Pero, al evaluar Workday, les sorprendió su capacidad para integrar los datos en una misma ubicación. Estaba claro que Workday podía transformar notablemente la forma en que Man Group utilizaba la tecnología para gestionar los procesos de finanzas y RRHH.
Al equipo evaluador le impresionó especialmente la visión tecnológica de Workday, así como el hecho de que nuestro software se haya diseñado desde el principio en el entorno cloud. La combinación de finanzas y RRHH en el entorno cloud ofrecía una gran oportunidad para que ambos departamentos modernizaran sus áreas respectivas y colaboraran de forma novedosa.
Un sistema integrado permite la reestructuración y la elaboración de presupuestos precisa
Man Group reunió en un solo sistema seguro sus procesos de finanzas, planificación financiera y RRHH. En todos y cada uno de los procesos se utiliza una sola versión de los datos, lo que agiliza la elaboración de informes y la toma de decisiones, con mayor precisión.
A los tres meses de implementar Workday, Man Group ya había completado una reestructuración, con la correspondiente reorganización de estructuras de propiedad y procesos operativos. La flexibilidad de Workday contribuyó a la rapidez y la eficiencia de esa transformación.
La empresa también debe elaborar presupuestos y realizar previsiones del modo más exacto posible, a la vez que mantiene su flexibilidad durante todo el ejercicio contable. Tener todos los datos relevantes en un mismo sitio facilita los procesos y los hace más seguros que cuando la información estaba en sistemas distintos y en hojas de cálculo.
El equipo de colaboración empresarial se implica activamente con Workday para obtener exactamente la información que necesita.
Workday Financials Product Owner
El fin de los procesos manuales
La integración de los sistemas de finanzas y RRHH con otros sistemas de operaciones en Man Group ha sido uno de los principales logros de la implementación de Workday. Tim Perkins, responsable de tecnología corporativa en Man Group, dice: "Workday tiene un sólido marco de integración. Eso nos ha permitido automatizar una serie de interacciones empresariales esenciales que antes se realizaban manualmente, así como incrementar la vigencia de la información de gestión y la fiabilidad de los procesos clave".
Podemos ver que Workday tiene una base técnica sólida y actualizada. Esto quiere decir que podemos estar seguros de que el producto seguirá desarrollándose a buen ritmo.
Head of Corporate Technology
Firme compromiso del usuario fomentado por el acceso directo a los datos
Antes, los empleados tenían una interacción limitada con los sistemas de finanzas y RRHH de Man Group a la hora de buscar información, pero, con la implementación de Workday, el compromiso de los usuarios ha aumentado de forma considerable.
Ahora los usuarios pueden acceder directamente al sistema e incluso los integrantes de los equipos de finanzas y RRHH con menos experiencia técnica pueden crear sus propios informes, en lugar de tener que esperar a la intervención de los especialistas de TI. Thomas Rees, encargado de productos financieros Workday en Man Group, explica que "una enorme ventaja de Workday es que alguien que carece de conocimientos de programación o TI puede aprender rápidamente por su cuenta cómo consultar conjuntos de datos y extraer información relevante de ellos".