Antes de iniciar su transformación digital, Keller Williams tenía montones de contratos con proveedores que sus distintos departamentos habían ido acumulando a lo largo de 10 años y guardado en diversos repositorios legacy. Los contratos a punto de vencer y las renovaciones automáticas no eran visibles en un único calendario oficial.
El equipo de aprovisionamiento de Keller Williams quería visibilidad de toda la información de sus contratos, un repositorio con capacidad de búsqueda para extraer datos empresariales cruciales y un sistema de alerta fiable para los contratos pendientes de revisión.
Implementación rápida con IA de contratos avanzada
Inicialmente, Keller Williams pensó en utilizar un servicio de gestión de contratos tradicional para resolver sus problemas. Pero también contactó con Evisort (ahora Workday) para ver lo que podía ofrecer una plataforma de gestión integral del ciclo de vida de los contratos (CLM) y con IA nativa.
A diferencia de los sistemas CLM tradicionales, cuya integración puede tardar seis meses o más, Keller Williams no tuvo dificultades para implementar la plataforma de Workday y empezar a utilizarla casi de inmediato, sin necesidad de codificación ni migración de datos. El equipo de aprovisionamiento solo tardó un mes en poner en marcha un repositorio inteligente completo de sus contratos y comenzó a implementar workflows de contratos previos a la firma poco después.
ROI alcanzado el primer mes
Un mes después de cargar miles de contratos en la plataforma de Workday, Keller Williams encontró dos contratos para servicios de datos que no tenían pensado utilizar. Esos acuerdos habían pasado desapercibidos. Sin Workday, Keller Williams habría quedado vinculada durante un año a dos contratos que no necesitaba. El ahorro obtenido al rescindir esos dos contratos sirvió para amortizar la solución de Workday.
Keller Williams también inició una campaña para buscar contratos que pudieran invalidarse o renegociarse sobre la base de cláusulas de fuerza mayor y la pandemia de COVID-19. Gracias a la IA personalizable de Workday, la empresa consiguió entrenar a la plataforma para reconocer estas cláusulas únicas en dos días.
La IA de Workday identificó correctamente las cláusulas según el contexto del lenguaje, aunque el término específico "fuerza mayor" no apareciera en ninguna parte del documento. La IA ofreció una lista de 150 contratos de proveedores que podrían revisarse, y conllevarían un considerable ahorro de flujo de caja.
Caso de uso ampliado en el análisis de fusiones y adquisiciones
Keller Williams volvió a poner a prueba la plataforma de Workday, en este caso para ver si su IA podría ser útil con proyectos de fusiones y adquisiciones que normalmente solía externalizar, debido a limitaciones de tiempo y personal.
Keller Williams encargó un proyecto de adquisición a una empresa externa, que encontró 35 contratos importantes que debían revisarse. El equipo jurídico interno de Keller Williams utilizó la IA de Workday para verificar los resultados de la empresa subcontratada y descubrió que, en lugar de 35, había 50 contratos que requerían revisión.
Creo que la IA de Evisort (ahora Workday ) ofrece información precisa y fiable. En una adquisición reciente, Evisort [ahora Workday] descubrió 15 contratos más que el equipo jurídico subcontratado.
Procurement Manager
Valor continuo para la gestión del aprovisionamiento
Con miles de contratos en los registros de Keller Williams, obtener la información correcta solía ser una tarea difícil que requería mucho tiempo. Workday permite al equipo de aprovisionamiento responder las preguntas de las partes interesadas con rapidez y confianza. La IA de Workday se encarga de localizar y rastrear cláusulas contractuales y datos clave. Así el equipo de aprovisionamiento de Keller Williams puede dedicar sus recursos humanos a tareas más estratégicas.
Es habitual que los ejecutivos recurran a mí para proyectos importantes que son difíciles de resolver en poco tiempo. Evisort (ahora Workday) me permite gestionar esas solicitudes rápidamente.
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