Retos
Los sistemas de la Kansas City University (KCU) estaban desfasados, por lo que los equipos financiero y de RRHH tenían que hacer frente a la falta de funcionalidades clave como el acceso directo a los datos, la integración con los proveedores de servicios y el sistema de información para estudiantes, la generación de informes en tiempo real, entre otros. Esta necesidad de mejorar la eficiencia de los procesos en toda la universidad ganó aún más importancia tras la incorporación de un segundo campus en Joplin.
¿Por qué Workday?
La KCU quería reducir el número de tareas manuales y la carga administrativa, ofrecer acceso directo a los empleados y los mánagers, y mejorar la integración tanto de los sistemas como de los informes. Ahora, con Workday, la entidad cuenta con una experiencia de usuario de más calidad, y la mejora en los procesos de control de la fuerza laboral, los costes operativos y las incorporaciones ha impulsado la eficiencia en ambos campus.
Resultados y beneficios obtenidos
Automatización y configuración de procesos
Gracias al conjunto de herramientas Business Process Framework y a las funcionalidades de integración de Workday, los equipos financiero y de RRHH pueden destinar más recursos y tiempo a actividades de valor añadido más importantes. Los procesos de incorporación, gestión de nóminas y control de tiempo, cierre mensual y control del gasto son más óptimos y eficientes.
50 %
de reducción en días del cierre mensual y el de las nóminas
416
horas ahorradas por año al eliminar la entrada de datos por un FTE
Controles
Debido a la falta de un sistema de aprovisionamiento, los procesos de la KCU eran lentos e inconsistentes y se basaban en información poco fiable. Actualmente, los controles de gastos se realizan mediante contratos e historiales de compra fácilmente accesibles. Para garantizar que las transacciones se registran de forma adecuada y que se pueden rastrear con facilidad, se utilizan reglas de validación, procesos divididos en pasos y aprobaciones. Los controles de costes de Workday han mejorado gracias a una gestión optimizada de los beneficios, un aumento de la precisión de las nóminas, menos problemas relacionados con lo que se tarda en introducir la información y más visibilidad sobre los empleados y colaboradores externos.
37 %
de reducción de la cantidad de gastos no gestionados
90 %
de aumento de controles clave automatizados
Integridad de datos y auditoría
La integridad de los datos ha mejorado debido a la disminución de entradas manuales y a Business Process Framework. Ahora, los equipos financiero y de RRHH pueden confiar en los datos y utilizar las funcionalidades de auditoría continua de Workday para identificar rápidamente los problemas. La KCU también optimizó su proceso de auditoría externa con la asignación de permisos de seguridad para los auditores.
30 %
de reducción del tiempo dedicado a auditorías
60 %
de incremento de la precisión de los asientos
Respaldo en la toma de decisiones
Con Workday, ahora la KCU puede generar informes que proporcionen insights en tiempo real sobre datos críticos, como las comparaciones entre las cifras reales y los presupuestos, el gasto medio por departamento, los empleados y colaboradores externos, los datos de las nóminas, la información sobre bajas y ausencias, y la gestión de control de tiempos. Lo líderes pueden acceder a la información con más facilidad, por lo que pueden tomar mejores decisiones con más rapidez.
Mejora de insights y control de gastos
Aumento de la visibilidad de empleados y colaboradores externos