EQ (anteriormente Equiniti) ofrece una cartera de servicios financieros que incluye la gestión de registros de acciones y la administración de planes de pensiones empresariales para 30 millones de clientes en 3000 empresas de clientes. EQ facilita anualmente multitud de transacciones financieras por valor de miles de millones de libras.
Su amplio crecimiento global les creó dificultades para gestionar datos financieros, de RRHH y nómina diseminados en sistemas distintos y desfasados. Vieron claramente la necesidad de una solución ágil cuando adquirieron una empresa escindida de otra mayor, una operación que incluía la obligación de tener establecidos nuevos procesos de finanzas y RRHH en el momento de completarse en un plazo de 16 semanas. Para ello tuvieron que elegir, con urgencia, aplicaciones e implementarlas primero en la empresa recién adquirida y posteriormente en todo su ámbito empresarial.
Una visión única y segura de las transacciones y el personal
EQ necesitaba que sus datos estuvieran en un solo sistema para poder acceder a la información y hacer seguimientos de principio a fin. Son una empresa que debe tomar decisiones rápidamente conformes a las normativas financieras. Optaron por Workday Financial Management y Workday Human Capital Management para satisfacer estos requisitos, pues ofrecía la fuente de datos única y segura que requerían a fin de mejorar la generación de informes, la toma de decisiones y la planificación.
EQ también carecía de estructuras de datos estandarizadas y utilizaba hojas de cálculo que a menudo contenían datos divergentes y entorpecían la actualización o agregación de la información, así como la conciliación de las discrepancias. Con Workday, la empresa puede centrarse en la prestación de servicios más complejos y en respaldar las decisiones de sus clientes, basándose en información fácilmente disponible para todos los equipos.
También querían realizar previsiones más precisas y planificar con más confianza. Workday Adaptive Planning permite a sus estrategas crear escenarios y estandarizar los planes de la fuerza laboral de sus unidades de negocio internacionales, cada vez más complejas y diversas. "Con Workday, podemos hacer previsiones en las divisas locales y consolidarlas en toda la empresa, lo que nos proporciona la información adecuada para planificar", explica Jon Millam, director, group financial planning and analysis. Nuestro libro mayor y nuestros sistema de nómina dispares anteriores no podían hacerlo".
Beneficios
Workday proporciona a EQ una única fuente de datos de finanzas, RRHH y nómina, para que el personal utilice los recursos más eficazmente y realice previsiones con más exactitud. Esto es aplicable en todo el ámbito empresarial: desde la planificación de la fuerza laboral a la identificación de skills y competencias específicas. Resultó especialmente crítico durante la COVID-19, cuando se impuso la repentina necesidad de trabajar desde casa, en lo que se vieron involucrados más de 5000 empleados de cinco países distintos.
Nuestra empresa es una especie de pequeño conglomerado con muchas identidades diferentes. Workday nos ayuda a simplificar procesos y gestionar el negocio mediante datos y workflows más estandarizados.
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Flexibilidad y agilidad
EQ eligió Workday sobre todo por la agilidad que ofrece, claramente demostrada en la situación creada por la COVID-19. La empresa puso en marcha Workday Financial Management y Workday Human Capital Management a nivel global durante la pandemia y consiguió cerrar sus libros de manera remota por primera vez, procesar las nóminas y usar Workday Prism Analytics para descubrir insights clave.
De hecho, debido a la necesidad de interrogar grandes y complejos conjuntos de datos de forma remota, EQ utilizó Workday Prism Analytics para obtener más insights en unas pocas semanas desde el inicio de la COVID-19 que en los 18 meses anteriores. "No se trataba solo de una necesidad", comenta Robert Bloor, group financial controller, "sino también de disponer de los conjuntos de datos necesarios para interactuar, los cuales nos permitieron ser más creativos a la hora de utilizarlos para fundamentar las decisiones".
Es posible ver una transacción de un individuo, una persona en nómina o un registro financiero. Todo eso existe en una sola vista, en lugar de encontrarse en una serie de transacciones asociadas.
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Transparencia de recursos de los empleados y colaboradores
EQ no tenía un sistema de RRHH centralizado para toda la empresa y eso dificultaba la verificación de datos como el número de integrantes de una división y sus correspondientes skills. La elaboración de informes podía tardar semanas. Ahora la información está disponible al instante con Workday y los mánagers pueden tomar decisiones más acertadas para asignar personal más eficazmente.
"Workday ha dado a la empresa un alto grado de control y transparencia, así como la habilidad de tomar decisiones fundamentadas", afirma Steve Bush, director of people operations and projects. "Por ejemplo, saber desde dónde trabajan las personas durante la pandemia de la COVID-19 nos aporta datos para tomar decisiones más eficaces sobre el personal".
Planificar para el futuro
Con Workday Adaptive Planning es más fácil ver más allá del horizonte. EQ puede planificar de modo más exhaustivo y continuado, y los encargados de las decisiones pueden confiar en la exactitud de la información en la que se basan las previsiones. Antes, a los planificadores de grupo les resultaba difícil hacer cambios a las previsiones o usar las locales y consolidarlas en el grupo. Ahora Workday Adaptive Planning les facilita esas tareas.
Según Ed Watson, Transformation Director, ahora es más fácil resolver cuestiones de estrategia empresarial. "Desde el lanzamiento de Workday, hemos comprobado de primera mano las ventajas que supone prescindir de datos diseminados en más de una docena de sistemas de registro de tiempo distintos y una plataforma de contabilidad independiente", explica.
"Tener una visión completa se está convirtiendo en una realidad, no solo en una aspiración quijotesca", añade Watson. "Una sola fuente de datos oportunos, fiables y precisos de Workday es la base sobre la que elaborar múltiples informes para apoyar la toma de decisiones eficaz vital para nuestro negocio".
Debemos ser dinámicos y necesitamos información actualizada para gestionar ciertos conjuntos de datos muy complejos. Workday nos ayuda a interpretar esos datos para apoyar nuestras decisiones de inversión.
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