CORT Business Services (CORT), un retailer de muebles de alquiler, sabía que podía hacer mejor las cosas. Antes, la empresa tardaba seis meses en consolidar las hojas de cálculo de 50 distritos operativos en un mismo informe corporativo. Conseguirá A una serie de presupuestos irrelevantes y desactualizados. Después de migrar a Workday Adaptive Planning, CORT logró reducir en tres meses la duración del proceso de generación de informes. La plataforma cloud permitía que en este proceso participasen hasta 400 colaboradores y agilizó las previsiones en un 80 %. Gracias a las funcionalidades de gestión del desempeño financiero de Workday, CORT empezó a realizar previsiones mensualmente para optimizar los informes y los análisis.
Workday Adaptive Planning era la única solución que tenía sentido adoptar, ya que supone un gran avance en cuestión de funcionalidad sin cambiarlo todo por completo.
Chief Financial Officer
Retos
- Proceso laborioso de elaboración de presupuestos que duraba seis meses
- Hojas de cálculo gestionadas en 50 distritos operativos diferentes
- Gran cantidad de tiempo necesaria para recopilar y consolidar los datos
- Ausencia de control de versiones
Resultados
- Duración del proceso de elaboración de presupuestos reducida a la mitad
- Disponible para 400 colaboradores de toda la empresa
- Tiempo necesario para hacer previsiones reducido en un 80 %
- Resolución de los problemas relacionados con las versiones mediante una sola fuente de información para toda la empresa
Introducción
CORT, una empresa de Berkshire Hathaway, es el proveedor de servicios de reubicación de mobiliario de alquiler líder en los Estados Unidos. Con más de 2200 empleados repartidos en 42 estados, CORT ha trabajado para el 80 % de las empresas que se incluyen en Fortune 500. Además, ha creado una red internacional de partners de negocio que ofrece soluciones en más de 70 países de todo el mundo. CORT genera unos ingresos anuales de 350 millones de dólares mediante varias líneas de negocio. La empresa se divide en siete departamentos: Real Estate (bienes inmuebles), Human Resources (recursos humanos), Finance, National Accounts (contabilidad financiera nacional), Housewares (artículos para el hogar), Relocation Services (servicios de reubicación) y Marketing & Merchandizing (marketing y comercialización). También cuenta con una filial en el Reino Unido.
El reto
Cada uno de los 50 distritos operativos de CORT elabora sus propios presupuestos, por lo que el equipo financiero debe reunir una gran cantidad de hojas de cálculo distintas. Después, esos archivos deben enviarse a los equipos regionales y corporativos al final del ciclo presupuestario. Consolidar la información, revisar las fórmulas y asegurar que no había errores en esas hojas de cálculo llevaba una gran cantidad de tiempo. Además, controlar las versiones resultaba complicado y, a veces, no quedaba claro cuál era la última que se había enviado y aprobado.
"La cantidad de tiempo que perdíamos trabajando con Excel era increíble", cuenta Deborah Lansford, CFO de CORT. "Nuestro controller actualizaba los documentos basados en Excel, los enviaba y confiaba en que nadie alterase los supuestos o las fórmulas, pero era inevitable que se diesen errores. Por esta razón, todos los años teníamos que empezar el ciclo presupuestario muy pronto para terminar de recopilar los datos en agosto, dedicar varios meses a consolidar y revisar la información, y entregar el presupuesto a final de año. En definitiva, lo que se obtenía era un presupuesto desactualizado que ya no era relevante ni preciso".
La solución
Con el fin de mejorar los procesos de elaboración de presupuestos, previsiones e informes, el equipo financiero se propuso invertir en una solución de gestión del desempeño empresarial que le permitiese agilizar el trabajo y proporcionar información más precisa e inmediata.
"Buscábamos algo nuevo, pero no queríamos que fuese difícil de manejar. Todas las alternativas que valoramos eran demasiado complejas, laboriosas, costosas y, sencillamente, no se ajustaban al tamaño de nuestra empresa", explica Lansford.
Tras considerar a varios proveedores, Workday Adaptive Planning destacó por permitir formar a los usuarios, ofrecer una experiencia parecida a la de Excel, y acabar con los problemas de control de versiones y con los errores en las fórmulas. Workday Adaptive Planning no suponía una gran inversión económica, no requería soporte por parte del equipo de TI, y permitía incorporar fácilmente los datos desde los distritos y divisiones en la planificación general de la empresa.
"Workday Adaptive Planning era la única solución que tenía sentido adoptar, ya que supone un gran avance en cuestión de funcionalidad sin cambiarlo todo por completo", afirma Lansford. "Que Workday Adaptive Planning no exigiese la intervención de los recursos de TI internos para completar el proceso de elaboración de presupuestos era uno de los principales atractivos comerciales de la solución. Es mejor aprovechar su trabajo para alcanzar otros objetivos de la empresa".
Resultados
CORT colaboró con un partner local de Virginia para implementar Workday Adaptive Planning y configurar su modelo. La empresa dio acceso a la aplicación a 400 colaboradores para completar su primer presupuesto. El proceso duró menos de tres meses, es decir, su duración se redujo en más de la mitad. Además, el modelo incluía supuestos comunes y patrones de fórmulas que permitían estandarizar el proceso y, por tanto, acabar con los errores en el presupuesto.
"Con Workday Adaptive Planning, podemos dejar el proceso de elaboración de presupuestos para final de año con la tranquilidad de poder completarlo a tiempo. Asimismo, podemos visualizar mejor la situación financiera de la operación y obtenemos unos presupuestos más precisos", afirma Lansford. "Hemos encontrado justo lo que necesitábamos para aligerar en gran medida el proceso de elaboración de presupuestos, sin invertir una fortuna".
Ahora que el equipo financiero puede actualizar las planificaciones mucho más rápido, sus miembros han empezado a utilizar Workday Adaptive Planning como herramienta para las previsiones mensuales. Las previsiones se realizan ahora mediante un proceso de revisión de un solo día mucho más eficiente que el anterior. La funcionalidad de estimaciones de inventario multidimensionales de la aplicación permite consultar "de un vistazo" supuestos clave como, por ejemplo, el número de unidades alquiladas por una cantidad de dólares determinada en todos los centros. Por otro lado, con Workday Adaptive Planning, las previsiones se cargan de manera coherente en el sistema ERP para mejorar los informes y análisis.
"Para aquellas empresas que aún utilicen hojas de cálculo para elaborar los presupuestos corporativos, Workday Adaptive Planning es la alternativa más sencilla e inteligente para empezar a usar una aplicación moderna basada en la web", afirma Lansford.
Nos hacemos una idea más clara de las finanzas y obtenemos unos presupuestos más precisos. Hemos encontrado justo lo que necesitábamos para aligerar en gran medida el proceso de elaboración de presupuestos, sin invertir una fortuna.
Chief Financial Officer