BetterUp se fundó en 2013 con un propósito audaz y disruptivo: democratizar el coaching. La empresa se dio cuenta de que aplicar la ciencia del comportamiento para desarrollar a todos los empleados, y no solo a los ejecutivos, era la mejor inversión posible. Al escalar rápidamente, de pequeña startup a empresa global, la gestión del propio hipercrecimiento exigía una manera de cultivar internamente la resiliencia emocional, la agilidad y una cultura de desarrollo integral de las personas.
Prescindir de bases fragmentadas
Como empresa emergente de alto crecimiento, BetterUp afrontaba los problemas típicos de la expansión rápida. La dispersión de los datos esenciales en herramientas aisladas y sistemas inconexos hacía casi imposible obtener una visión completa de la fuerza laboral global. El liderazgo carecía de un motor fundamental para impulsar el talento estratégico o gestionar el complejo cumplimiento normativo de ámbito internacional.
"Nuestros datos estaban fragmentados y dispersos en muchas herramientas y sistemas diferentes", afirma Sarah Innocenzi, Senior Vice President, RR. HH. "Necesitábamos una solución que proporcionara una sola fuente de información". BetterUp implementó Workday en fases estructuradas para que la base estable respaldara las operaciones en 10 países diferentes. La arquitectura centralizada transformó la manera de llevar a cabo las operaciones administrativas internas. En lugar de limitarse a reaccionar ante actualizaciones administrativas inconexas, el equipo de RR. HH. unificó en un solo sistema las principales funciones de compensación, beneficios, nómina y seguimiento de datos globales.
Jolen Anderson, Chief People and Community Officer, subraya la importancia de esta transición temprana: "Sin datos limpios, sistemas limpios y procesos limpios, es imposible fomentar una cultura propia. Para poder hablar de desempeño, hace falta un sólido sistema base que permita unas operaciones fluidas y sin contratiempos".
Crear operaciones globales sin fricciones
Una vez establecido debidamente el Core base, BetterUp se centró en la creación de una infraestructura fluida para sus empleados y mánagers. Los equipos de compensación total y operaciones de RR. HH. priorizaron deliberadamente la automatización integral para eliminar las tareas administrativas repetitivas. Se automatizaron por completo workflows clave, como la incorporación de empleados y la inscripción abierta de temporada. Ahora los nuevos empleados pueden utilizar fácilmente los portales y enviar solicitudes que llegan automáticamente a los proveedores correspondientes, sin puntos de control manuales. El objetivo era lograr que la base operativa funcionara sin problemas, liberando tiempo para que los mánagers y empleados pudieran prescindir de las tareas administrativas.
Esta automatización ha transformado la posición del departamento de RR. HH., pasando de una actitud reactiva a una gestión operativa proactiva que permite a los líderes centrarse en la mentoría, la conexión del equipo y el diseño organizacional.
"La automatización de nuestros procesos fundamentales con Workday ha permitido que los responsables de RRHH se centren en la estrategia global de compensación, mientras que los mánagers y los empleados recuperan un tiempo valioso", afirma Jessica Brewer, VP, Total Rewards & HR Operations.
Transformar los datos de implicación en insights integrales
BetterUp implementó Workday Peakon Employee Voice para tener una idea clara de cómo se sentía el personal en la empresa. En lugar de basarse en encuestas internas anuales estáticas, la función de RR. HH. optó por realizar sondeos mensuales. Este flujo constante de insights en tiempo real sigue las tendencias de los empleados en 10 áreas de implicación, lo que permite detectar deficiencias operativas o cambios culturales en evolución.
Mediante tableros de mando específicos, los líderes de equipo obtienen visibilidad inmediata de las áreas problemáticas y pueden adjudicar responsabilidades respecto al desempeño y definir vías de desarrollo.
Este año ha marcado un punto de inflexión estratégico para BetterUp, con la sincronización simultánea de los procesos de evaluación de desempeño, inversión en talento y promociones, mediante Workday.
"La ejecución de ambos procesos simultáneamente con nuestro ciclo de promoción nos ha permitido recopilar una cantidad increíble de datos", afirma Innocenzi. "Podemos examinar nuestro talento más destacado, ver su opinión sobre la IA en las evaluaciones y aprender qué podríamos aplicar en toda la empresa en lo relativo a upskilling e inversión".
Combinar las capacidades humanas con la tecnología
Como líder del sector de desarrollo humano, BetterUp considera que la tecnología es un facilitador destinado a potenciar, no a sustituir, las capacidades netamente humanas. Mientras muchos lugares de trabajo modernos afrontan con temor los cambios del mercado, la cultura de BetterUp se sustenta con profesionales de alto desempeño que cuentan con el apoyo seguro de la rápida experimentación tecnológica. La empresa actúa como su propio "primer cliente" y organiza hackatones internos para crear workflows automatizados junto con las funcionalidades nativas de Workday.
La arquitectura técnica está diseñada para respaldar esa mentalidad. BetterUp está elaborando su roadmap de operaciones, preparándose para implementar el asistente de IA de Workday y estableciendo estructuras para las integraciones con el Agent of Record. Al conectar su software de reclutamiento automatizado directamente con la IA de Workday, la empresa se propone reducir en al menos un 50 % las transacciones manuales de operaciones de RR. HH. para finales de año.
El CEO de la empresa, Alexi Robichaux, se muestra optimista sobre el apoyo que la IA puede proporcionar a las personas. "La IA va a posibilitar tecnología cada vez más invisible, para que podamos vivir tal y como se supone que debemos vivir", afirma. "La mejor tecnología es la que no te da que pensar".
De cara al futuro
A medida que BetterUp se expande globalmente, sus líderes consideran que el ecosistema de Workday es un catalizador a largo plazo para un crecimiento escalable y de alta calidad. Gracias a los datos limpios, un seguimiento transparente y sistemas administrativos automatizados, la empresa está en condiciones de adaptarse rápidamente y adoptar innovaciones de mercado avanzadas, sin tener que emprender grandes reformas fundamentales.
"Al eliminar la capa de transacciones manuales mediante procesos automatizados, los líderes pueden dedicar su tiempo al lado humano de la gestión: proporcionar coaching, fomentar la confianza mutua y adoptar una mentalidad organizacional menos limitada y más expansiva", afirma Robichaux.