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Conceptos básicos: ¿qué es un sistema de gestión financiera?

A continuación le ofrecemos una guía rápida sobre las nuevas exigencias que afronta la función de finanzas, lo que debe saber sobre los sistemas de gestión financiera y cómo un sistema adecuado ayuda a las empresas a adaptarse a un mundo cambiante.

Este artículo, escrito por los redactores de Workday, apareció en el blog de Workday. Pensamos que puede ser de su interés.

Este blog forma parte de una serie que trata sobre las tecnologías que ayudan a las empresas a gestionar su personal y sus finanzas.

Un mundo en transformación exige nuevas formas de trabajar, más inteligentes, rápidas y ágiles. Esto es especialmente importante en el área de finanzas. Con unos datos completos y la inteligencia artificial, el machine learning y unas capacidades de analytics cada vez más eficaces, las organizaciones financieras se están remodelando y son capaces de tomar decisiones más justificadas.

En esta entrada de blog le ofrecemos una guía rápida sobre las exigencias cambiantes que afronta la función de finanzas, lo que debe saber sobre los sistemas de gestión financiera y cómo el sistema adecuado puede ayudar a las empresas a adaptarse a un mundo cambiante y a identificar nuevas oportunidades de negocio.

 

¿Por qué es tan importante para una empresa disponer de un sistema de gestión financiera moderno?

Las finanzas son la base del éxito de una empresa y hoy en día los equipos financieros tienden a ser cada vez más los encargados de posibilitar una mejor toma de decisiones mediante análisis de datos que ofrecen insights a todas las partes interesadas —desde marketing y ventas a productos y operaciones— para avalar estrategias y proporcionar contexto sobre el efecto de las decisiones en los resultados finales.

Para lograrlo, Workday opina que hacen falta dos cosas: acceso fácil a los datos actuales de finanzas y trabajadores, y la posibilidad de integrar distintos orígenes de datos en la elaboración de informes y analytics multidimensionales. Los datos no financieros —especialmente la información de los sistemas de operaciones— proporcionan un mayor contexto para los números y permiten esclarecer los factores que contribuyen a incrementar el rendimiento. Con estas capacidades las empresas son más eficaces a la hora de planificar y tomar decisiones.

 

¿Cómo influye la tecnología en un proceso o un sistema financiero?

Un buen sistema financiero empieza por lo que no se ve: tecnología subyacente para gestionar transacciones, informes y analytics, preferiblemente en un mismo sitio, de modo que el equipo de finanzas pueda planificar, realizar transacciones, analizar y elaborar informes sobre datos sin necesidad de salir del sistema. Un sistema cloud de gestión financiera permite que todo esto sea posible.

Con workflows de procesos de gestión automatizados que son parte integral del sistema puede crear o modificar procesos para adaptarlos a los cambios o las regulaciones del sector. Deben existir medidas de seguridad apropiadas para los datos, las transacciones, los procesamientos y las aplicaciones que faciliten la supervisión de los cambios y las operaciones de acceso.

Al aunar transacciones y analytics en un solo sistema, con todos los datos in-memory, se posibilita el procesamiento de transacciones, la consolidación y el análisis de datos financieros en tiempo real y en un mismo sitio. En cuanto se realiza una transacción con repercusiones contables, queda disponible para incluirla en informes y análisis dentro del mismo sistema. El departamento de finanzas puede crear informes consolidados a diario, si es preciso, abarcando diversas personas jurídicas y divisas, lo que reduce considerablemente el tiempo necesario para cuadrar las cuentas. Por ejemplo, un sistema unificado permitió a City Year agilizar sus cierres mensuales y trimestrales en un 40 %, mientras que AAA Northern California, Nevada & Utah redujo de 10 a 5 días su cierre trimestral.

En resumen, un sistema de gestión financiera para el cambiante mundo actual debería:

  • Proporcionar una imagen completa, precisa y en tiempo real de su negocio.
  • Dotar a los responsables empresariales de insights de negocio contextuales apropiados.
  • Permitir la adopción de cambios en la organización, los procesos y la creación de informes sin que esto suponga un trastorno para la empresa.

 

¿Qué retos específicos afrontan los equipos financieros actualmente?

La función de finanzas debe aportar más insights, no limitarse a la información del libro mayor que proporcionan los sistemas legacy. Con un grupo de partes interesadas más amplio y un panorama empresarial en continua evolución, se espera que finanzas proporcione a la empresa los insights que necesita para mejorar la toma de decisiones.

Para muchos equipos financieros esto no es fácil, porque siguen realizando tareas de transacciones tradicionales y dedican la mayor parte del tiempo a recopilar datos en lugar de analizarlos y convertirse en el partner estratégico que tan necesario es para la empresa. Los sistemas financieros fragmentados o desfasados dificultan o incluso impiden la obtención de los datos necesarios cuando se necesitan. Para muchas organizaciones, los datos más valiosos están atrapados en sistemas legacy —o incluso en hojas de cálculo— y silos organizativos. Sus equipos no pueden acceder a esos datos y combinarlos fácilmente con orígenes de datos externos para poder crear los modelos de datos y realizar las predicciones necesarias para el avance de la empresa.

Los responsables financieros afrontan riesgos cada vez mayores en un mundo marcado por el ritmo de los cambios tecnológicos, los efectos de la disrupción digital, el creciente control reglamentario, las incógnitas que plantea la privacidad de los datos y la ciberseguridad, la incertidumbre de la economía y la volatilidad del mercado financiero. Los equipos financieros tienen que ser capaces actuar más rápido, utilizando información en tiempo real procedente de todas las áreas de la empresa para gestionar mejor los riesgos en un mundo cambiante.

Los equipos financieros tienen que ser capaces actuar más rápido, utilizando información en tiempo real procedente de todas las áreas de la empresa para gestionar mejor los riesgos en un mundo cambiante.

 

¿Cómo funcionan los sistemas de gestión financiera tradicionales?

Las soluciones legacy estaban diseñadas para automatizar y simplificar la contabilidad para facilitar la elaboración de informes financieros. Este siempre ha sido un proceso rígido y lineal que empieza con el registro de transacciones de los libros mayores auxiliares y termina con la creación de asientos en el libro mayor. Durante el proceso contable de las transacciones, se sintetizan los detalles de los libros auxiliares dando como resultado entradas de asiento resumidas con las que se actualizan los saldos del libro mayor. Los sistemas diseñados de ese modo solo permitirán la elaboración de informes financieros en función de cómo se hayan configurado los segmentos contables durante la implementación inicial.

Para proporcionar insights más exhaustivos e informes de gestión, además de esos sistemas las empresas necesitan almacenes de datos, soluciones de Business Intelligence y herramientas de informes. Este enfoque "añadido" implica crear y mantener costosas integraciones que exigen más trabajo de conciliación de datos y pueden generar errores innecesarios para las empresas. Y, en última instancia, esta solución produce silos de datos estancados y desconectados.

Con sistemas dispares para contabilidad, consolidación, conciliación, compras, ingresos, cumplimiento normativo y otras funciones, el entorno de gestión financiera se vuelve todavía más complicado. Los sistemas fragmentados dificultan la tarea de ofrecer a la empresa insights y visión en tiempo real, lo que hace que sea muy difícil mantener el ritmo del crecimiento y el cambio. Ampliar o cambiar estos sistemas para satisfacer las necesidades de un negocio cambiante y en crecimiento es un proceso lento, costoso y, en ciertos casos, prácticamente imposible.

 

¿Por qué son diferentes los sistemas de gestión financiera basados en tecnología cloud?

Workday Financial Management es una solución cloud diseñada para ofrecerle una perspectiva amplia y pormenorizada de su empresa. Ahora, en lugar de los rígidos procesos que resumen las transacciones requeridas para generar informes financieros, todas las transacciones introducidas conservan la totalidad de su información y se reflejan inmediatamente en los informes financieros, de gestión y operativos. Mediante un solo sistema cloud que captura todas las transacciones y respalda los principales procesos básicos, sus equipos financieros pueden acceder a la información empresarial en tiempo real. Este concepto de power of one, con una sola fuente de datos, un solo modelo de seguridad y una sola experiencia, permite a las empresas planificar, ejecutar y analizar en un solo sistema.

La empresa norteamericana Life Time Fitness integró sus finanzas con software de RRHH para poder gestionar sistemáticamente las transacciones y aprobaciones de finanzas y nóminas. Con una solución cloud, la empresa logró mantener el cumplimiento normativo en todo momento y acortó sus periodos de cierre de libros, y ahora tiene más tiempo para analizar los datos y los resultados de negocio.

Bill Gosling Outsourcing, una empresa canadiense, también implementó un sistema financiero cloud. Como resultado, su tiempo de cierre se redujo en un 30 % y el nivel de esfuerzo requerido para preparar el proceso de cierre ha disminuido considerablemente. Con el sistema ERP anterior, les hacían falta tres o cuatro iteraciones de estados financieros antes de poder darlo por terminado. Con un sistema cloud solo se necesitan dos iteraciones.

 

¿Por qué son importantes los datos en tiempo real para la gestión financiera?

El volumen de datos que se mueve a diario en las organizaciones es inmenso. La posibilidad de aprovechar esos datos —y analizarlos eficazmente— les permite tomar decisiones más rápido. Por ejemplo, pueden utilizar analytics en tiempo real para entender qué clientes son más rentables, un insight que suele requerir una solución analítica aparte del sistema de gestión financiera. Funciones como la de marketing están usando los datos para transformar la experiencia del cliente y ofrecer una mayor personalización. Los líderes empresariales crean nuevas fuentes de ingresos al ofrecer servicios basados en datos además de sus productos. Los análisis de datos avanzados pueden convertir la previsión de ingresos en algo más sofisticado y preciso. La combinación de datos financieros con información no financiera (como datos de consumidores o datos de otros sistemas de operaciones) puede crear nuevos insights.

Al poder examinar los datos por cualquier dimensión empresarial en tiempo real, es posible interactuar con los datos para entender qué impulsa el rendimiento. Le permitirán entender, por ejemplo, los gastos por proveedor, campaña o empleado, así como las pérdidas y ganancias por cliente y producto, todo ello sin necesidad de un almacén de datos individual ni herramientas de informes adicionales. Esta completa información podría suministrarse mediante cuadros y tableros de mando financieros, que podrían estar disponibles a través de dispositivos móviles. Los ejecutivos obtienen una instantánea del negocio en tiempo real que permite ver constantemente las métricas más importantes. Los tableros de mando pueden ofrecer indicadores clave actuales que muestren desviaciones en las cifras o fondos que es preciso reasignar, o donde la empresa podría estar cobrando importancia en el mercado. Al trabajar con datos en tiempo real no hay sorpresas al final del periodo y es más fácil controlar la situación si las condiciones cambian rápidamente.

Con un sistema cloud de gestión financiera, Redstone Credit Union logró incrementar un 133 % el tiempo dedicado a los análisis, en lugar de a la recopilación de datos. Eso les permitió:

  • Dar prioridad a las actividades contables estratégicas, en lugar de a las tareas manuales y administrativas.
  • Simplificar las investigaciones de contabilidad.
  • Mejorar la capacidad de la función de finanzas para servir al negocio.

 

¿Cómo se está redefiniendo la función de finanzas en las empresas?

En el mundo conectado de hoy en día, los responsables financieros están sometidos a constantes exigencias. Las noticias sobre finanzas y los rumores sobre el mercado llegan a todos los rincones del planeta en un instante. Los Chief Executive Officers (CEO) esperan que los insights financieros sean significativos y prescriptivos para poder gestionar los riesgos, detectar nuevas oportunidades y afrontar los vaivenes de la economía. En la actualidad, el valor presente y futuro de una empresa, así como la calidad de sus insights, están conectados.

Lamentablemente, muchas funciones financieras siguen sin poder ofrecer esos insights. Los esfuerzos para transformar dichas funciones no han sido suficientes. La adopción de tecnología se queda atrás con respecto a otras áreas empresariales. Pero es imprescindible que la función de finanzas redoble sus esfuerzos y adopte la tecnología para desempeñar un rol más estratégico dentro de la empresa.

Cualquier sistema de gestión financiera debería proporcionar insights reales, no solo limitarse a gestionar transacciones y controles financieros.

 

¿Qué es esencial para evaluar un sistema cloud de gestión financiera?

Cualquier sistema de gestión financiera debería proporcionar insights reales capaces de transformar su negocio, no solo limitarse a gestionar transacciones y controles financieros. Workday reinventó la manera de abordar la gestión financiera ofreciendo un solo sistema cloud para todos los procesos financieros. Un sistema que permite:

  • Dirigir la empresa sobre la base de insights reales. Un sistema cloud nativo con un modelo de datos de objetos in-memory que captura las transacciones en tiempo real, respalda los principales procesos básicos y empodera a los equipos financieros para tomar decisiones con mayor rapidez.
  • Consolidar y cerrar con confianza. La arquitectura cloud de Workday elimina procesos lineales largos y complejos, fomentando un enfoque más rápido, ágil y preciso. La información está disponible en cualquier momento, no hay que esperar hasta el final de cada mes, trimestre o año para obtener una visión consolidada del negocio.
  • Planificar y preparar los pasos siguientes. Workday combina transacciones de finanzas y RRHH con funciones de informes y planificación, eliminando tareas de movimiento y conciliación de datos para crear un proceso de planificación más iterativo y eficiente que utiliza datos de transacciones reales.
  • Gestionar el riesgo de modo proactivo y eficaz. Además de supervisar las transacciones, Workday realiza una traza de auditoría continua para registrar todos los cambios. Las empresas pueden gestionar, supervisar y configurar límites de aprobación, así como definir umbrales y separar funciones. De ese modo, Workday ayuda a las empresas a reducir el fraude y el riesgo.
  • Aceptar el cambio. El cambio es algo constante y dentro de Workday es posible implementar cambios y configuraciones en cualquier momento. Una vez configurados, los cambios se aplican inmediatamente a las organizaciones, las transacciones y los informes pertinentes en las áreas de finanzas, RRHH y planificación.

 

¿Cuál es el panorama de la gestión financiera con tecnología cloud?

El analista de mercado Gartner¹ predice que "para 2024, un 60 % de todos los proyectos de aplicaciones Core de gestión financiera de empresas medianas y un 30 % de los de empresas grandes o internacionales serán implementaciones cloud públicas".

Y añade que: "Hasta el 2024 las tecnologías digitales aportarán a la suite Core de gestión financiera nuevas capacidades y eficiencias, así como las mejores capacidades de análisis, planificación financiera y cierre". Como principales incentivos de las soluciones cloud de gestión financiera menciona:

  • "La posibilidad de mantenerse al día con las versiones nuevas (por lo general no se permite que los clientes utilicen versiones más antiguas que la antepenúltima).
  • Una interfaz más orientada al consumidor que facilita la formación y la incorporación de los empleados.
  • Capacidades digitales como la inteligencia artificial (IA), el machine learning (ML) y la automatización de procesos robóticos (RPA), la mayoría de las cuales no se implementarán en plataformas legacy ubicadas en las empresas.
  • Agilidad mejorada, mediante una introducción más rápida de funciones nuevas como, por ejemplo, las de centros de contabilidad financiera, reconocimiento de ingresos y facturación de suscripciones.
  • Más énfasis en la gestión de aplicaciones por parte de los usuarios finales (en el departamento de finanzas), sin depender tanto del personal de TI".
El mejor software de gestión financiera le permitirá gestionar los cambios con facilidad, afrontar la incertidumbre con resiliencia y reaccionar de forma proactiva y estratégica.

 

Transformarse para triunfar

Para convertir las amenazas en oportunidades, las empresas tienen que ser ágiles y disponer de los datos y los insights interactivos que les permitan tomar decisiones rápidas y certeras. Deben simplificar las auditorías y el cumplimiento normativo, consolidar y cuadrar sus cuentas con mayor rapidez y elaborar modelos con los que prepararse para el futuro inmediato. Un sistema de gestión financiera con la base tecnológica adecuada garantizará todo eso y más. El mejor software de gestión financiera le permitirá gestionar los cambios con facilidad, afrontar la incertidumbre con resiliencia y reaccionar de forma proactiva y estratégica.

 

¹Gartner, "Magic Quadrant for Cloud Core Financial Management Suites for Midsize, Large and Global Enterprises", John Van Decker, Robert Anderson, Greg Leiter, 13 de mayo de 2019 Gartner no promociona ningún proveedor, producto o servicio descritos en sus publicaciones de investigación, ni tampoco aconseja a los usuarios de tecnología que seleccionen únicamente aquellos proveedores que consigan la clasificación más alta u otras designaciones. Las publicaciones de investigación de Gartner incluyen las opiniones de la organización de investigación de Gartner, y no deben interpretarse como hechos constatados. Gartner se exime de todas las garantías relacionadas con esta investigación, ya sean explícitas o implícitas, incluidas las garantías de comerciabilidad o idoneidad para un fin determinado.