¿Qué es un sistema de gestión financiera (FMS)?

¿Cómo funcionan los sistemas legacy de gestión financiera?

Los sistemas de gestión financiera se crearon para facilitar las tareas de contabilidad y respaldar la creación de informes financieros periódicos. Este solía ser un proceso estricto y sencillo. Empezaba con la teneduría de libros y terminaba con la actualización del libro mayor. En la fase de contabilidad, se omiten algunos detalles de las transacciones y se utilizan entradas resumidas para actualizar los saldos. Estos sistemas solo admiten informes financieros en función de cómo se preparen inicialmente los segmentos contables.

Para proporcionar insights e informes de gestión financiera más exhaustivos, además de esos sistemas FMS, las empresas necesitan almacenes de datos, soluciones de Business Intelligence y herramientas de informes. Este enfoque "añadido" implica crear y mantener costosas integraciones que exigen más trabajo de conciliación de datos y pueden generar errores evitables para las empresas. A menudo, esta solución termina generando silos estancados de datos desconectados y estados financieros inexactos. 

Con sistemas dispares para contabilidad, consolidación, conciliación, compras, ingresos, cumplimiento normativo y otras funciones, el entorno de FMS de una empresa se vuelve todavía más complicado. Los sistemas fragmentados obstaculizan los insights en tiempo real, el crecimiento y la adaptabilidad de los líderes empresariales. Escalar o modificar estos sistemas para una empresa es lento, costoso y, a veces, casi imposible.

¿Por qué son diferentes los sistemas de gestión financiera basados en tecnología cloud?

Los sistemas de gestión financiera basados ​​en tecnología cloud están diseñados para eliminar los procesos rígidos que resumen las transacciones necesarias para generar informes financieros. 

Un sistema como Workday Financial Management permite que todas las transacciones retengan su valiosa información empresarial y se reflejen al instante en informes financieros, de gestión y operaciones. También se beneficia de la IA integrada que proporciona automatización, potencia las predicciones inteligentes y protege la privacidad. 

Mediante un solo sistema cloud que captura todas las transacciones y respalda los principales procesos básicos, los equipos financieros pueden acceder a la información empresarial en tiempo real. Tener una sola fuente de información para los datos empresariales permite a las empresas planificar, ejecutar y analizar en un solo sistema.

¿Por qué es importante un sistema cloud de gestión financiera?

Las operaciones financieras de una empresa respaldan su éxito y cada vez es más frecuente asignar a los equipos financieros la toma decisiones. Un FMS basado en tecnología cloud permite a los departamentos de finanzas tomar mejores decisiones y proporcionar insights a las partes interesadas de toda la empresa (desde los departamentos de marketing y ventas hasta los de producto y operaciones) para fundamentar la estrategia y ofrecer contexto sobre las consecuencias finales de los nuevos procesos empresariales.

Para lograrlo, Workday opina que hacen falta dos cosas: el acceso fácil a los datos actuales de finanzas y empleados, y la posibilidad de integrar distintos orígenes de datos en la elaboración de informes y analytics multidimensionales. 

Los datos no financieros, especialmente la información de los sistemas de operaciones, proporcionan un mayor contexto para los números y permiten esclarecer los factores que contribuyen a incrementar el rendimiento. Tanto para gestionar inventarios como flujos de caja u otras tareas similares, comprender el significado de los datos es esencial para tomar decisiones eficaces.

¿Cómo influye la tecnología en los procesos financieros?

Un sistema financiero preparado para el futuro necesita tecnología back-end avanzada para gestionar funciones clave como transacciones, informes y analytics en un solo lugar. Esto permite al equipo financiero planificar, realizar transacciones, analizar y elaborar informes sobre los datos, sin tener que salir del sistema. Un sistema cloud de gestión financiera hace posible todo esto.

La combinación de transacciones y analytics en un solo sistema permite realizar al instante el procesamiento, la consolidación y la elaboración de informes de datos financieros almacenados en el FMS. Con este sistema es posible el procesamiento simultáneo de transacciones y analytics, y el acceso en tiempo real a los datos financieros. Una vez que se realiza una transacción, el mismo sistema puede utilizarla inmediatamente para informes y análisis.

Los equipos financieros pueden generar informes consolidados a diario para múltiples entidades legales y divisas, lo que ahorra tiempo en el cálculo de cuentas por cobrar y el cierre de libros. Con workflows automatizados, las empresas pueden crear o modificar procesos fácilmente para adaptarse a los cambios o las regulaciones del sector.

En resumen, un FMS debería:

• Proporcionar una imagen completa, precisa y en tiempo real de la empresa

• Dotar a los responsables empresariales de insights de negocio contextuales apropiados

• Permitir que los CFO y sus equipos adopten cambios en la empresa, los procesos y la creación de informes, sin disrupción para el negocio

¿Cómo ayuda un FMS basado en tecnología cloud a los equipos financieros para afrontar retos cambiantes?

En los últimos años, las obligaciones del CFO han evolucionado: antes era un rol de contabilidad o registro de resultados, ahora es un partner estratégico para la empresa, responsable de crear valor. Los CEO quieren insights financieros significativos y prescriptivos, para poder gestionar los riesgos, detectar nuevas oportunidades y afrontar los vaivenes de la economía. Ahora el valor presente y futuro de una empresa, así como la calidad de sus insights, están conectados. 

Se pide a la función financiera que proporcione insights a un grupo destinatario más amplio y en un entorno empresarial cada vez más dinámico. Por eso es imprescindible que esta función redoble sus esfuerzos y adopte la tecnología para desempeñar un papel más estratégico dentro de la empresa.

Para lograrlo, la función de finanzas debe aportar más insights, no limitarse a la información del libro mayor que proporcionan los sistemas legacy.

Sin embargo, muchas organizaciones de finanzas están teniendo dificultades para cumplir esa misión. Siguen realizando tareas de transacciones tradicionales y dedican la mayor parte del tiempo a recopilar datos en lugar de a analizarlos y convertirse en el partner estratégico que tanto necesita la empresa. Los sistemas financieros fragmentados o desfasados dificultan o incluso impiden la obtención de los datos necesarios cuando se necesitan.

Para muchas empresas, los datos más valiosos están atrapados en sistemas legacy (o incluso en hojas de cálculo) y silos organizativos. Eso significa que sus equipos no pueden acceder a esos datos y combinarlos fácilmente con orígenes de datos externos para poder crear los modelos de datos y realizar las predicciones necesarias para el avance de la empresa.

La combinación de los distintos flujos de datos de las empresas modernas actuales en un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) les permite registrar, analizar y elaborar informes sobre datos financieros y no financieros, y crear valor para las partes interesadas. Un sistema ERP hace referencia a la suite de aplicaciones de software (que podría incluir finanzas, recursos humanos, cadena de suministro, gestión de relaciones con los clientes o gestión de inventarios) necesaria para dirigir una empresa en un solo sistema.

¿Por qué son importantes los datos en tiempo real para la gestión financiera?

Las empresas manejan a diario enormes volúmenes de datos. La posibilidad de aprovechar esos datos, y analizarlos eficazmente, les permite tomar decisiones con mayor rapidez.

Por ejemplo, pueden utilizar analytics en tiempo real para entender qué clientes son más rentables, un insight que suele requerir una solución analítica aparte del sistema FMS.

Funciones como marketing están utilizando los datos para transformar la experiencia del cliente y ofrecer una mayor personalización. Los líderes empresariales crean nuevas fuentes de ingresos al ofrecer servicios basados en datos además de sus productos. Pero, en este caso, el diferenciador clave es la velocidad con la que los sistemas de gestión financiera automatizados basados ​​en tecnología cloud pueden ayudar a los líderes a generar insights y crear valor.

Los análisis de datos avanzados pueden mejorar la previsión de ingresos, al hacerla más sofisticada y precisa. La combinación de datos financieros con información no financiera (como datos de consumidores o datos de otros sistemas de operaciones) puede crear nuevos insights. Incluso puede dar lugar a indicadores clave de rendimiento (KPI) nuevos, modernos y más útiles. 

En el entorno cloud, los valiosos datos empresariales almacenados también pueden suministrarse a través de cuadros de mando y tableros de mando financieros, accesibles desde dispositivos móviles. Así, los ejecutivos pueden obtener una instantánea de la empresa en tiempo real y seguir las métricas más importantes sobre la marcha. Eso evita sorpresas y retrasos a la hora de reaccionar a los cambios del mercado.

¿Cuáles son las características clave de un sistema de gestión financiera basado en tecnología cloud?

Cualquier sistema moderno de gestión financiera debería permitir que los CFO y sus equipos proporcionen insights genuinos capaces de transformar la empresa y crear valor, en lugar de limitarse a gestionar los controles financieros y las transacciones. 

Workday reinventó la manera de abordar la gestión financiera ofreciendo un solo sistema cloud para todos los procesos financieros, un sistema que permite a las empresas:

Orientar sus actividades sobre la base de insights reales. Un sistema cloud nativo con un modelo de datos de objetos in-memory que captura las transacciones en tiempo real, respalda los principales procesos básicos y empodera a los equipos financieros para tomar decisiones con mayor rapidez.

Consolidar y cerrar con confianza La arquitectura cloud de Workday elimina procesos lineales largos y complejos, ofreciendo un enfoque más rápido, ágil y preciso. En lugar de tener que esperar a cada cierre mensual, trimestral o anual para obtener una visión consolidada del negocio, las empresas pueden acceder a esa información en cualquier momento, hasta llegar a un posible cierre en el mismo día.

Planificar y preparar los pasos siguientes Workday combina transacciones de finanzas y RRHH con funciones de informes y planificación, eliminando tareas de movimiento y conciliación de datos para crear un proceso de planificación más iterativo y eficiente que utiliza datos de transacciones reales.

Gestionar el riesgo de modo proactivo y eficaz. Además de supervisar las transacciones, Workday realiza una traza de auditoría continua para registrar todos los cambios. Las empresas pueden gestionar, supervisar y configurar límites de aprobación, así como definir umbrales y separar funciones. De ese modo, Workday ayuda a las empresas a reducir el fraude y el riesgo.

Aceptar el cambio. El cambio es algo constante y dentro de Workday es posible implementar cambios y configuraciones en cualquier momento. Una vez configurados, los cambios se aplican inmediatamente a las empresas, las transacciones y los informes pertinentes en las áreas de finanzas, RRHH y planificación.

Con el FMS adecuado basado en tecnología cloud, además de poder hacer seguimientos de las transacciones financieras, una empresa también podrá mejorar la agilidad, acelerar los procesos de planificación y previsión, y prepararse mejor para los retos futuros en un mundo cambiante.