Declaración de privacidad

Entrada en vigor: 8 de noviembre de 2021


Introducción

Esta Declaración de privacidad de Workday ("Declaración de privacidad") describe cómo recopilamos, utilizamos, revelamos, transferimos y almacenamos sus datos personales para las actividades descritas a continuación, entre ellas sus visitas a un sitio web de Workday con links a esta Declaración de privacidad ("Sitio web"), su asistencia a eventos de marketing y aprendizaje tanto en línea como presenciales ("Eventos") y nuestra gestión de cuentas de empresa. En esta Declaración de privacidad se describen sus derechos y sus opciones en relación con sus datos personales.

 

Workday como proveedor de servicios

Los clientes de Workday son organizaciones como, por ejemplo, empresas o centros educativos, que utilizan nuestras aplicaciones cloud empresariales para procesar datos personales de sus empleados, alumnos y candidatos o solicitantes ("Titulares de datos de clientes") y para gestionar sus relaciones con esas personas. Workday procesa los datos personales de estos Titulares de datos de clientes en nuestras aplicaciones cloud empresariales ciñéndose estrictamente a las instrucciones de nuestros clientes como "encargado del tratamiento de datos" o "proveedor de servicios" y esta Declaración de privacidad no es aplicable.

Si usted es un Titular de datos de cliente y tiene alguna pregunta o desea ejercer sus derechos con relación a sus datos personales, debería dirigir su consulta al cliente de Workday pertinente. Si usted se pone en contacto directo con Workday por esos motivos, deberemos informar al cliente de Workday pertinente (siempre y cuando podamos identificarlo a partir de los detalles de contacto proporcionados por usted).

 

Datos personales que recopilamos

Datos personales que recopilamos directamente de usted

Sitio web

Como visitante, se le podría pedir o podría optar por facilitarnos en ciertas áreas de nuestro Sitio web datos personales, como:

  • Nombre
  • Apellidos
  • Correo de empresa
  • Número de teléfono
  • Nombre de empresa
  • Nivel funcional en la empresa
  • Rol o cargo
  • Dirección postal

Para el uso de algunas áreas del Sitio web, como la Comunidad Workday, tendrá que crear una cuenta de usuario. En la información de su cuenta de usuario, puede optar por facilitarnos información adicional como, por ejemplo:

  • Una foto
  • Perfiles de redes sociales
  • Áreas de especialidad

Eventos
Si se registra para asistir a un evento patrocinado por Workday, es posible que necesitemos determinados datos, como los siguientes:

  • Nombre
  • Apellidos
  • Correo de empresa
  • Número de teléfono
  • Nombre de empresa
  • Contacto de emergencia (en algunos casos)
  • Preferencias alimentarias (en algunos casos)
  • Información sobre salud y seguridad (en algunos casos)
  • Información de facturación (nombre y dirección de facturación, número de tarjeta de crédito, etc.)

Gestión de cuenta de cliente
Recopilamos información de contacto empresarial para la gestión de cuentas relacionada con el uso de aplicaciones de software como servicio o servicios profesionales de Workday. 

Gestión de cuenta de usuario final
Si ha creado una cuenta directamente con Workday (por ejemplo, para acceder al centro de recursos de Workday, o como usuario de Workday Strategic Sourcing), recopilaremos la información de registro de cuenta que nos suministre (por ejemplo, su nombre y correo electrónico) y la información de su perfil (por ejemplo, su nombre de empresa). También recopilamos el nombre, la empresa y la dirección de correo electrónico para gestionar el registro de clientes y partners en Workday Learning. Puede que se le ofrezca la posibilidad de personalizar su cuenta con información adicional.

Si utiliza ciertos sistemas proporcionados por Workday, como es el caso del centro de recursos de Workday, recopilaremos algunos datos suyos para la autenticación multifactor, como podrían ser su número de teléfono móvil, su dirección de correo electrónico o un identificador exclusivo para verificación.

Cookies y otras tecnologías similares
Al igual que muchos sitios web, Workday utiliza cookies y tecnologías de seguimiento similares (con fines de analytics, funcionalidades y publicidad, entre otros). Para más información sobre las tecnologías que utilizamos y cómo puede controlarlas, consulte nuestra sección Aviso sobre el uso de cookies.

Aplicación para dispositivos móviles Workday Events
Si utiliza la aplicación para dispositivos móviles Workday Events y nos otorga su consentimiento, podemos recopilar información de su dispositivo, como fotos, contactos o datos de geolocalización, para habilitar algunas funciones de acuerdo con la configuración de privacidad de su dispositivo.

Otra información
Si Workday recopila cualquier otro dato personal que usted proporcione, en el momento de recopilarla explicaremos de qué información se trata y por qué la necesitamos.

Datos personales obtenidos de terceros

Workday también puede recopilar información de contacto empresarial sobre usted de otras fuentes, entre ellas terceros a quienes hayamos comprado información de contacto empresarial y sitios web de acceso público, tales como el sitio web de su empresa, servicios de red profesionales o notas de prensa. La información de contacto empresarial puede incluir:

  • Nombre
  • Apellidos
  • Correo de empresa
  • Número de teléfono
  • Nombre de empresa
  • Nivel funcional en la empresa
  • Rol o cargo
  • Dirección postal de la empresa
  • Identificador en línea
  • Historial de empleo 

En algunos casos, Workday puede combinar los datos personales que nos ha facilitado con datos personales recopilados de otras fuentes, como se ha descrito anteriormente. Utilizamos estos datos para nuestros analytics de clientes internos, a fin de identificar posibles oportunidades de marketing de clientes y para mejorar la relevancia del contenido y la publicidad de nuestro Sitio web.

 

Cómo utilizamos sus datos personales

Para ponernos en contacto con usted
Workday utiliza los datos que recopila sobre usted para proporcionarle nuestros sitios web, servicios y soporte. Por ejemplo, si nos facilita datos en un formulario de contacto, utilizaremos sus datos para responder a su solicitud. 

Workday utiliza sus datos personales y la información sobre su actividad en nuestros sitios web para ponerse en contacto con usted (por teléfono o correo electrónico) con fines de marketing, de acuerdo con sus preferencias al respecto, con la posibilidad de comunicarnos con relación a anuncios de productos, boletines y detalles sobre próximos eventos. También los utilizamos para enviarle información administrativa, como avisos sobre cambios de productos, servicios o políticas.

Para planificar y gestionar eventos
Si se inscribe para asistir a un evento, Workday utiliza sus datos para planificar y gestionar eventos, lo que incluye el registro, la facturación y las formas de conectar con otros asistentes a los eventos, o para seguir en contacto con usted en relación con productos y servicios pertinentes, de acuerdo con sus preferencias de marketing. La información que facilite sobre contactos de emergencia o preferencias alimentarias se utilizará únicamente para velar por su seguridad y su salud.

Para facilitar la participación en eventos
Workday utiliza esta información recopilada mediante la aplicación para dispositivos móviles Workday Events para prestar los servicios de aplicaciones solicitados y facilitar la participación en eventos, por ejemplo, proporcionando programas de eventos y la oportunidad de conectar con los asistentes a dichos eventos. Por ejemplo, cuando utiliza la aplicación para dispositivos móviles Workday Events, si nos otorga su consentimiento podemos acceder a su cámara para permitirle cargar fotografías en el servicio móvil; acceder a su calendario, sus redes sociales y su información de contacto para permitirle interactuar con otros asistentes del evento o acceder a la ubicación geográfica de su dispositivo para permitirle identificar a contactos cercanos. Workday también puede recopilar información de su uso de la aplicación para dispositivos móviles Workday Events para mejorar los eventos y los servicios y para comunicarse con usted en relación con el evento y con productos y servicios pertinentes (de acuerdo con sus preferencias de marketing), así como por motivos de seguridad. Puede controlar la recopilación de ciertos datos mediante la configuración de permisos de su dispositivo.

Para realizar mejoras
Workday utiliza los datos personales que recopila para comprender cómo se utilizan sus sitios web y sus servicios, así como para hacer mejoras. Por ejemplo, podemos pedirle su opinión acerca de su experiencia con nuestros servicios y sobre cómo mejorarlos. Además, podemos utilizar las consultas de búsqueda introducidas en la Comunidad Workday para mejorar las funciones o el rendimiento de la búsqueda. También utilizamos preguntas o comentarios publicados en la Comunidad Workday para enriquecer el contenido o como guía para implantar futuras mejoras en nuestros productos y servicios.

Asimismo, la aplicación móvil de Workday recopila información para resolver problemas y hacer mejoras.  Utilizamos servicios de terceros, entre ellos Google Analytics, para ver información agregada sobre las interacciones y la utilización que hace el usuario final. 

Para seguridad e investigaciones
Workday puede utilizar sus datos personales a través del seguimiento de su uso de nuestro Sitio web para diagnosticar problemas técnicos del Sitio web y para prevenir, detectar, mitigar e investigar posibles problemas de seguridad y actividades fraudulentas o ilegales.

Para educación y formación
Si participa en un curso de formación ofrecido por Workday, la información sobre su inscripción y su asistencia se registrará para realizar un seguimiento de su participación y de sus resultados y para poder generar los correspondientes informes. Esta información puede utilizarse para recomendar otros cursos de formación.

Cuando un partner de servicios obtenga certificaciones de Workday, esa información será visible para Workday y sus clientes. Y cuando usted complete un curso de formación, esa información también será visible para la entidad que pone la formación a su disposición. Este registro y este seguimiento pueden realizarlos terceros en nombre de Workday.

 

Divulgación de datos

Filiales y proveedores de servicios
Workday puede compartir datos personales con sus filiales y proveedores de servicios externos contratados para prestar servicios en nombre de Workday (por ejemplo proveedores de correo electrónico y proveedores de servicios de pagos). Estos proveedores de servicios externos pueden utilizar los datos que les facilitemos siempre y cuando sigan las indicaciones de Workday.

Webinars, eventos y otras actividades relacionadas con ofertas de Workday
Workday puede ofrecer por su cuenta o en colaboración con terceros o partners, webinars, eventos, descargas de documentos técnicos u otros servicios relacionados con los servicios u ofertas de Workday. Podemos compartir su información de contacto y su interés en estas ofertas o estos servicios con estos proveedores de servicios externos aprobados para que se comuniquen con usted en relación con Workday.

Cuando asista a un evento (patrocinado por Workday o que tenga a Workday como proveedor participante) y escaneen su distintivo, sus datos personales se compartirán con Workday y con los demás partners o terceros que participen en ese evento y, posiblemente, con la entidad que patrocine su asistencia al evento. Por ejemplo, si escanean su distintivo cuando asista a una sesión de una conferencia patrocinada por Workday, Workday y los coorganizadores tendrán acceso a esa información para saber quién asistió y, si se considera oportuno, seguir en contacto con usted para informarle de productos o servicios de su interés. Si no desea que sus datos se compartan con Workday o sus partners de este modo, no permita que escaneen su distintivo. Si un partner o un tercero lo escanea en un evento, sus datos se regirán por la declaración de privacidad de dicho partner o tercero.

Divulgaciones adicionales
Workday puede divulgar datos personales cuando crea de buena fe que es necesario para (a) acatar requisitos legales o cumplir procesos legales; (b) proteger y defender los derechos o la propiedad de Workday; (c) aplicar los Términos y condiciones del Sitio web; o (d) proteger los intereses de los usuarios de Workday o de otras personas.

Si Workday experimenta una transformación empresarial, como una fusión, una adquisición por parte de otra empresa o la venta de todos sus activos o de parte de ellos, sus datos personales pueden encontrarse entre los activos transferidos.

Workday no vende los datos personales que recopila o trata en virtud de esta Declaración de privacidad.

 

Transferencias de datos internacionales

Workday funciona como un negocio global y puede transferir, almacenar o procesar sus datos personales en países que no sean el de la jurisdicción del usuario, incluidos países no pertenecientes al Espacio Económico Europeo (EEE) y el Reino Unido (RU). No obstante, hemos tomado las medidas de salvaguardia apropiadas para proteger su privacidad y sus derechos y libertades fundamentales y el libre ejercicio de sus derechos. Por ejemplo, si transferimos datos personales del EEE o del RU a otro país, como los Estados Unidos, elaboraremos una solución apropiada para transferir los datos, como aplicar cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea o la autoridad competente del RU (según corresponda) a quien importe los datos o tomaremos otras medidas para facilitar un nivel de protección de datos adecuado de acuerdo con la legislación de la UE y del RU.

 

Conservación de datos

Workday retendrá sus datos personales el tiempo que sea necesario para prestarle a usted un servicio, cumplir las leyes o normativas aplicables, resolver disputas y hacer efectivos nuestros acuerdos, o según sea necesario en aras de un interés legítimo de Workday o de un tercero sin entrar en conflicto con los derechos y libertades personales que usted tiene. 

 

Sus derechos sobre sus datos personales

En función de dónde esté, es posible que goce de determinados derechos legales sobre los datos personales que procesamos sobre usted, que están sujetos a la legislación local en materia de privacidad. Estos derechos pueden incluir su derecho a:

  • Obtener información sobre los datos personales suyos que procesamos y acceder a ellos
  • Solicitar que los datos personales incorrectos se actualicen
  • Solicitar que sus datos personales se eliminen.
  • Limitar el procesamiento de sus datos personales.
  • Oponerse al procesamiento de sus datos personales, ya sea en virtud de nuestros intereses legítimos o con fines de marketing directo.
  • Recibir una copia de sus datos personales en formato electrónico y legible por máquina.
  • No estar sujeto a una decisión basada únicamente en el procesamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, que tenga repercusiones legales o le afecte considerablemente ("Decisiones automatizadas"). Workday no realiza ninguna toma de decisiones automatizadas como parte de las actividades de tratamiento de los datos cubiertas por esta Declaración de privacidad. 
  • Recibir las categorías de las fuentes de las que recopilamos sus datos personales.
  • Dejar de recibir comunicaciones de marketing en cualquier momento haciendo clic en el link "Anular suscripción" o "Darme de baja" en los correos electrónicos de marketing que le enviamos o poniéndose en contacto con nosotros.
  • Presentar una reclamación ante un organismo regulador o una autoridad de protección de datos por nuestra recopilación y nuestro uso de sus datos personales. Para obtener más información, póngase en contacto con la autoridad de protección de datos local.

Workday no le discriminará por ejercer sus derechos. 

Usted puede ejercer los derechos aplicables poniéndose en contacto con nosotros. Para ello, debe usar los datos de contacto que se indican al final de esta Declaración de privacidad o presentar su solicitud a través de nuestro portal de solicitudes

Si sus datos personales nos han llegado a través o en nombre de un cliente de Workday y usted desea ejercer cualquier derecho que le confieran las leyes de protección de datos aplicables, le rogamos que consulte directamente con el cliente en cuestión (consulte la sección Workday como proveedor de servicios anterior para obtener más información).

 

Base legal para el tratamiento de datos personales

Nuestra base legal para recopilar y utilizar sus datos personales como se describe en esta Declaración de privacidad puede pertenecer a una de las cuatro categorías que se indican a continuación.  

Consentimiento: en algunos casos, podremos solicitar su consentimiento para tratar sus datos personales; por ejemplo, cuando necesitemos su consentimiento para utilizarlos con finalidades de marketing. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento, lo que no afectará a la legalidad del tratamiento anterior al momento en el que se retire su consentimiento. Si desea retirar su consentimiento, puede hacerlo poniéndose en contacto con nosotros siguiendo las indicaciones de la sección Cómo ponerse en contacto con nosotros, que encontrará más adelante en este documento.

Interés legítimo: tratamos determinados datos en virtud de los intereses legítimos de Workday, sus filiales, sus partners o sus clientes. Entre estos intereses legítimos se incluyen, por ejemplo, ponerse en contacto con usted para proporcionarle soporte o enviarle información de marketing (de acuerdo con la legislación aplicable), detectar, prevenir e investigar actividades ilegales y potenciales problemas de seguridad, y mantener y mejorar el sitio web y las aplicaciones para dispositivos móviles. Recurriremos a nuestros intereses legítimos para tratar datos personales solo después de considerar tanto nuestros intereses y nuestros derechos como las consecuencias del tratamiento para las personas.

Cumplimiento de un contrato: en ocasiones, tratamos datos personales para cumplir con las obligaciones que para nosotros se deriven de un acuerdo suscrito con usted. Por ejemplo, utilizamos la información de pago que facilita cuando se inscribe en un evento para procesar su pago.

Otras bases legales: en algunos casos, podemos estar obligados legalmente a tratar sus datos personales, como cuando debamos acatar una orden judicial o la decisión de un organismo regulador. También es posible que debamos tratar sus datos personales para proteger intereses vitales o para ejercer, presentar o defender reclamaciones legales.

 

Foros de Workday

Puede publicar comentarios o preguntas en nuestros sitios web; por ejemplo, en un blog, en un sitio de la Comunidad o en el foro de desarrolladores. Algunos de estos foros le permiten facilitar datos personales y crear un perfil. Los datos personales que envía en estas áreas públicas los pueden leer y recopilar las personas que accedan a ellas. Solo debe publicar información personal en foros en línea si es consciente de que esa información estará a disposición de los demás usuarios del foro. Los comentarios publicados en un foro en línea reflejan la opinión de sus autores y no debe considerarse que reflejan la opinión de Workday.

 

Workday Extend

Workday Extend permite que partners y desarrolladores creen aplicaciones independientes de Workday. Antes de utilizar estas aplicaciones, revise la declaración de privacidad y las condiciones de servicio correspondientes.

 

Seguridad

Utilizamos medios técnicos y empresariales que proporcionan un nivel de seguridad adecuado para el riesgo que supone el tratamiento de sus datos personales. Sin embargo, la seguridad de la información transmitida por internet nunca puede garantizarse. Usted es responsable de mantener la seguridad de su contraseña o de cualquier otra forma de autenticación utilizada para acceder a recursos seguros o protegidos por contraseña.

 

Certificaciones externas

Privacy Shield entre la UE y los EE. UU. y entre Suiza y los EE. UU.

Workday cumple con los principios establecidos en los marcos del Privacy Shield entre la UE y los EE. UU. y entre Suiza y los EE. UU., aunque Workday ha dejado de considerar los marcos del Privacy Shield entre la UE y los EE. UU. y entre Suiza y los EE. UU. como base legal para la transferencia de datos personales a raíz de la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea sobre el caso C-311/18. Para obtener más información, consulte aquí el aviso sobre Privacy Shield.


Participación en APEC

Las prácticas de privacidad de Workday, descritas en esta Declaración de privacidad, cumplen con lo dispuesto en el Sistema de Reglas de Privacidad Transfronteriza de APEC. El Sistema de Reglas de Privacidad Transfronteriza de APEC es un marco que permite a las empresas garantizar la protección de los datos personales transferidos entre las economías de APEC. Puede consultar más información sobre el marco APEC aquí.

  

Modificaciones de esta Declaración de privacidad

Esta Declaración de privacidad puede modificarse o rectificarse ocasionalmente si Workday lo considera necesario. Las modificaciones de esta Declaración de privacidad se publicarán en el Sitio web y los links a la Declaración de privacidad indicarán que dicha declaración se ha cambiado o actualizado. Si proponemos modificaciones importantes, publicaremos un aviso en esta página antes de que dichas modificaciones entren en vigor. Le recomendamos consultar periódicamente esta Declaración de privacidad para conocer la información más reciente sobre nuestras prácticas de privacidad.

 

Cómo ponerse en contacto con nosotros

Si reside en el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido o Suiza, el responsable del tratamiento de sus datos personales es Workday Limited. En todos los demás casos individuales, el responsable del tratamiento de sus datos personales es Workday, Inc.

Si tiene alguna pregunta sobre esta Declaración de privacidad, desea ejercer sus derechos o quiere ponerse en contacto con nuestro Delegado de Protección de Datos, presente su solicitud a través de nuestro portal de solicitudes. También puede ponerse en contacto con nosotros escribiendo a una de las direcciones indicadas a continuación:

Workday, Inc.
Attn.: Privacy
6110 Stoneridge Mall Road
Pleasanton, CA 94588
Estados Unidos
Workday Limited
Attn.: Privacy
Kings Building
May Lane
Dublín 7 Irlanda

Workday responderá a su solicitud en un plazo razonable o dentro del plazo legal exigido. 

Si tiene alguna duda con respecto a la privacidad o al uso de los datos que no hayamos resuelto satisfactoriamente, póngase en contacto (de forma gratuita) con nuestro proveedor de resolución de disputas externo con sede en los EE. UU. en https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

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