Als einer der führenden Handelskonzerne in den USA sollte 7-Eleven erwartungsgemäß ein Einstellungsverfahren praktizieren, das ebenso reibungslos und nahtlos abläuft wie das Geschäft selbst. Doch die Zentralisierung der Recruiter stellte die 7-Eleven-Filialen vor Herausforderungen, die in einer uneinheitlichen, umständlichen Erfahrung für Kandidaten und Einstellungsteams resultierten. Deshalb entschied sich 7-Eleven für einen Kurswechsel: Franchise-Filialen sollten künftig dezentral aufgestellt sein, mit Filialleitern, die ihre eigenen Einstellungsverfahren verantworten. Den Managern fehlten jedoch die Kapazitäten, Filialabläufe und Einstellungslogistik gleichzeitig zu managen . Das Ergebnis: ein schleppender Einstellungsprozess mit hohen Abbruchquoten.
„Bis der Interview-Zeitplan für die Kandidaten feststand, hatten sie sich oft schon anderweitig entschieden“, erklärte Rachel Allen, Head of Talent Acquisition bei 7-Eleven.
Die zentralisierten, direkt vom Konzern betriebenen Standorte waren mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert. So dauerte es 10 Tage, um eine einzige Rolle zu besetzen. Nach der Übernahme von Speedway mit seinen mehr als 3.800 neuen dezentralen Standorten beschloss 7-Eleven, seine Manager mit den dringend benötigten Einstellungsressourcen zu unterstützen.
Automatisierung des Einstellungsverfahrens
7-Eleven begann, seine TA-Technologie strategisch zu modernisieren. Damit verfolgte der Konzern das Ziel, die Besetzungsdauer zu verkürzen und das Einstellungsverfahren an zentralen wie dezentralen Standorten zu optimieren. Dazu holte er Workday Paradox ins Boot, eine Lösung, die Speedway bereits in kleinerem Maßstab eingesetzt hatte. Die beiden Unternehmen entwickelten gemeinsam einen nahtlosen Einstellungsprozess – vollständig gesteuert von einer KI-Agentin namens Rita.
Rita ist rund um die Uhr über das Widget der Karriere-Site, die betreffende Stellenanzeige oder einen QR-Code in der Filiale verfügbar und führt Kandidaten per SMS in wenigen Minuten durch die ersten Phasen des Bewerbungsprozesses. Die Kommunikation im Anschluss an das Interview erledigt sie reibungslos für alle Beteiligten. Indem sie die administrative Arbeit übernimmt, entlastet Rita Recruiter und Filialleitungen zugunsten wertschöpfender Aufgaben.
Paradox ist die erste Lösung, die das Recruiting großer Bewerbervolumen wirklich beherrscht. Die Lösung ist ein Gamechanger für uns.
Head of Talent Acquisition
Ein Bewerbungsprozess – so einfach wie eine SMS
Mit Rita verwandelt 7-Eleven Bewerbungen in einfache Unterhaltungen. Wenn Kandidaten Fragen haben, kann Rita sofort Antworten liefern. Ist ein Kandidat zur Bewerbung bereit, sorgt Rita für eine ansprechenden und reibungslose Vorauswahl – ganz einfach mit wenigen Textnachrichten. „Das war ein echter Durchbruch für unseren Recruiting-Prozess und die Kandidatenerfahrung“, sagt Allen.
Rita optimiert außerdem die Interview-Zeitplanung, indem sie qualifizierten Kandidaten per SMS offene Interview-Zeiten basierend auf der Verfügbarkeit des Filialleiters oder Recruiters übermittelt. Wenn der Kandidat eine Zeit ausgewählt hat, benachrichtigt Rita automatisch den Interviewer und blockiert den Termin in dessen Kalender. Da die Filialleitung am besten weiß, wann in den Filialen am meisten Betrieb herrscht und wann sie zeitlich flexibler ist, lässt sich Rita so konfigurieren, dass Interviews nur in bestimmten Zeitblöcken stattfinden. So wird ein reibungslosen Ablauf am jeweiligen Standort gewährleistet.
Die Zeitersparnis ist enorm. Wir sind einfach begeistert, dass wird den Filialen diese Stunden zurückgeben können.
Head of Talent Acquisition
Ein neues Stammdatensystem: Interaktives ATS von Workday Paradox
55 Prozent der 7-Eleven-Filialen werden von Franchisenehmern betrieben – 7-Eleven stattet diese Standorte mit dem interaktiven ATS von Workday Paradox aus, einer KI-gestützten Kandidatenmanagement-Plattform. Speziell für die Einstellung von Frontline-Rollen in großem Umfang konzipiert, vereinfacht das interaktive ATS von Workday Paradox den gesamten Prozess durch wenige Klicks. Sobald ein Manager eine Rolle ausschreibt, übernimmt Rita den Rest: Vorauswahl, Interview-Planung, Angebote nach dem Interview und Onboarding. Filialleitungen können nach Wunsch mit wenigen Klicks das Volumen beschränken und so den Optimierungsgrad steigern oder manuell Aktionen für beliebige Kandidaten durchführen.
Vorteile durch Integration mit Workday Recruiting
Die von 7-Eleven betriebenen Filialen sind einem zentralen Talentakquise-Team zugeordnet, das Workday Recruiting nutzt. Für diese Filialen entschied sich 7-Eleven, den Aufwand für das Änderungsmanagement gering zu halten und den Workday Paradox Candidate Experience Agent in das vorhandene ATS zu integrieren. In diesem Workflow trifft Rita eine Vorauswahl der Kandidaten und plant die Interviews innerhalb weniger Minuten. Die Informationen der Kandidaten werden anschließend nahtlos in einem Backend gespeichert, das Recruiter kennen und täglich nutzen.
Recruiter rekrutieren. Manager managen. Und KI übernimmt den Rest.
Head of Talent Acquisition
Eine neue Rolle für Recruiter und ein besseres Erlebnis für Filialkunden
Da Rita 95 % des Einstellungsverfahrens übernimmt, konnte 7-Eleven seine Ressourcen neu zuweisen und Chancen und Rollen für das zentrale Recruiting-Team schaffen. „Mitarbeitende, die früher von Routineaufgaben erdrückt wurden, werden jetzt zugunsten beratender Tätigkeiten entlastet und können sich mehr auf mitarbeiterorientierte Aufgaben konzentrieren“, erklärt Allen.
Auch von Franchisenehmern betriebene Standorte profitieren davon. Da wöchentlich Tausende Stunden eingespart werden, können sich Manager auf die Einstellung der geeigneten Kandidaten konzentrieren. Das trägt wiederum zu einem besseren Kundenerlebnis bei, das KI-Agentin Rita durch die automatisierte Vorauswahl und Zeitplanung ermöglicht.