Was ist Entgeltabrechnungsautomatisierung und welche Vorteile bietet sie?
Die Automatisierung der Entgeltabrechnung transformiert traditionelle Abrechnungsprozesse durch Optimierung der Berechnungen, Fehlerreduzierung und zeitliche Entlastung des HR- und Finanzteams. In diesem Leitfaden wird erläutert, wie die automatisierte Entgeltabrechnung funktioniert, welche wesentlichen Vorteile sie bietet und wie Sie damit intelligentere und robustere Entgeltabrechnungsprozesse implementieren können.
Was ist Entgeltabrechnungsautomatisierung?
Durch die Automatisierung der Entgeltabrechnung werden die Abrechnungsprozesse optimiert und gemanagt – und zwar in einem Bruchteil der Zeit im Vergleich zur manuellen Abwicklung. Heute ist dies ein wesentlicher Bestandteil des Personalmanagements.
Von der Berechnung der Löhne über die Abwicklung von Steuerabzügen bis hin zur Generierung von Gehaltsabrechnungen übernehmen Entgeltabrechnungsmanagement-Systeme repetitive, zeitaufwendige Prozesse, sodass sich HR- und Finanzteams auf Aufgaben mit einer höheren Wertschöpfung konzentrieren können.
Einer Studie von Workday zufolge sind sich 92 % der Führungskräfte und Fachkräfte in diesem Bereich über die strategische Bedeutung der Entgeltabrechnung bewusst. 89 % geben jedoch an, dass ihre aktuellen Lösungen den Anforderungen nicht gerecht werden. Die Automatisierung schließt diese Lücke und steigert die Effizienz und Effektivität der Entgeltabrechnungsfunktion.
Das Wichtigste in Kürze
Durch die Automatisierung der Entgeltabrechnung werden manuelle Prozesse in diesem Bereich transformiert, um Zeit zu sparen und Workflows zu optimieren.
Entsprechende Managementlösungen verhelfen der Entgeltabrechnung zu einer stärker strategisch ausgerichteten Funktion im Unternehmen.
Zu den konkreten Vorteilen der Entgeltabrechnungsautomatisierung zählen eine fristgerechte Vergütung, weniger Fehler und ein geringerer Administrationsaufwand für HR- und Finanzteams.
Funktionen wie Selfservice-Portale für die Entgeltabrechnung und Aktualisierungen in Echtzeit sind inzwischen ein Qualitätsstandard.
Durch die Partnerschaft mit einem renommierten Anbieter von Lösungen zur Entgeltabrechnungsautomatisierung können Sie das Risiko einer Einführung dieser Funktionen minimieren und für einen reibungslosen Übergang sorgen.
5 Vorteile der Entgeltabrechnungsautomatisierung für den Abrechnungsprozess
Die Automatisierung der Entgeltabrechnung ersetzt nicht nur manuelle Aufgaben – sie hilft Unternehmen auch dabei, Workflows zu optimieren, Fehler zu reduzieren und die Entgeltabrechnung als strategisches Asset zu etablieren. Manuelle Prozesse in diesem Bereich sind arbeitsintensiv und häufig ineffizient. Mit Lösungen für die automatisierte Entgeltabrechnung sparen Sie hingegen Zeit, ohne Abstriche bei der Genauigkeit machen zu müssen. Diese Lösungen bieten Ihnen folgende Vorteile:
Vereinfachung komplexer Berechnungen
Lösungen für die automatisierte Entgeltabrechnung berechnen schnell und präzise Steuerklassen, Überstundenvergütung und Allokationen von Zusatzleistungen, selbst wenn sich die Regeln und Sätze ändern. Aktualisierungen werden automatisch angewendet, sodass jede Entgeltberechnung den jeweils aktuellen Vorschriften entspricht. Abrechnungsteams können sich darauf verlassen, dass die automatisierten Lösungen Fehler reduzieren und manuelle Anpassungen überflüssig machen.
Schon gewusst?
Laut 87 % der Teilnehmer an der Workday-Studie „Die strategische Bedeutung der globalen Entgeltabrechnung“ stellt die zunehmende Komplexität der Entgeltabrechnung eine große Herausforderung dar.
Fristgerechtes Vergütungsmanagement
Verzögerungen bei der Entgeltverarbeitung können zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeiter führen und die Finanzplanung durcheinanderbringen. Bei einer manuellen Entgeltabrechnung sind diese Probleme keine Seltenheit. So geben ganze 99 % der Organisationen an, dass sie Abrechnungsprozesse rückwirkend durchführen und aufgrund von Fehlern jährlich durchschnittlich mehr als 300 außerplanmäßige Zahlungen leisten müssen.
Automatisierte Entgeltabrechnungsdienste garantieren eine planmäßige Verarbeitung eines jeden Abrechnungszyklus, unabhängig von Mitarbeiter-Headcount oder kurzfristigen Änderungen.
Verringerung des administrativen Aufwands
Der Entgeltabrechnungsprozess umfasst weit mehr als nur die Berechnung des Gehalts. Wichtige Aktivitäten sind außerdem die Compliance-Überwachung, das Management der Mitarbeiterabrechnungssysteme, die Aktualisierung der Mitarbeiterdatensätze, das Generieren von Berichten und vieles mehr. Automatisierte Entgeltabrechnungslösungen konsolidieren diese Aufgaben auf einer zentralen Plattform und reduzieren damit das administrative Arbeitspensum. Darüber hinaus bieten sie detailliertere Einblicke in Entgeltabrechnungsdaten.
Eine aktuelle Studie von Workday unterstreicht die Bedeutung einheitlicher Entgeltabrechnungsmanagement-Systeme. Mehr als ein Drittel der Führungskräfte beklagen isolierte Systeme als Hindernis für strategische Entgeltabrechnungsprozesse. Durch die Zusammenführung dieser Prozesse auf einer einzigen Plattform wird der Zugriff vereinfacht und HR- und Finanzteams werden in die Lage versetzt, Abrechnungsdaten effektiver zu nutzen.
Verbesserung des Mitarbeiter-Selfservice
Moderne automatisierte Entgeltabrechnungslösungen bieten Selfservice-Portale, über die Mitarbeiter ohne Beteiligung der HR-Mitarbeiter Gehaltsabrechnungen abrufen, ihre Daten aktualisieren oder Steuermeldungen verfolgen können. Auf diese Weise wird der in manuellen Systemen übliche Kommunikationsaufwand vermieden und den Beschäftigten die Möglichkeit geboten, ihre Informationen selbstständig zu verwalten.
Selfservice wird im Entgeltabrechnungsbereich zunehmend zur Norm. Der American Payroll Association zufolge bieten 83 % der Arbeitgeber Selfservice und sofortigen Zugriff auf Gehaltsinformationen und setzen damit einen neuen Standard für Transparenz bei der Entgeltabrechnung.
Einfachere Audits
Fehler bei der Entgeltabrechnung können zu kostspieligen finanziellen und rechtlichen Risiken führen. Automatisierte Entgeltabrechnungslösungen verfügen über leistungsstarke Audittools, die Diskrepanzen aufzeigen und die Fehlerbehebung optimieren. Dank der integrierten Nachverfolgung können Abrechnungsdaten jederzeit für Audits eingesetzt werden. Dies vereinfacht die Compliance und reduziert das Arbeitspensum für die HR- und Finanzteams.
„Die Umstellung auf eine vollständig integrierte Lösung [für die Entgeltabrechnung] mit Features wie Selfservice und Echtzeit-Reporting bedeutet schnellere Verarbeitungszeiten und einen rundum herausragenden Service für alle von uns unterstützten Mitarbeiter.“
– Jenn Pottorf, Director of Financial Services, Tulsa County
Zentrale Features der besten Lösungen zur Entgeltabrechnungsautomatisierung
Automatisierte Lösungen verändern die Funktionsweise der Entgeltabrechnung grundlegend, indem sie sämtliche Aspekte des Entgeltabrechnungsmanagements zugunsten maximaler Genauigkeit und Effizienz optimieren. Der folgende Vergleich zeigt, wie die Automatisierung wichtige Entgeltabrechnungsfunktionen verbessert und klare Vorteile gegenüber manuellen Prozessen bietet.
Lohnberechnung/Überstundenmanagement
Manuelle Entgeltabrechnung
Erfordert Querverweise auf Zeitnachweise und die manuelle Anwendung von Überstundenregeln, benötigt, was oft zu Inkonsistenzen führt.
Automatisierte Entgeltabrechnung
Komplexe Berechnungen für Gehälter, Stundenlöhne und Überstunden werden schnell und präzise erledigt.
Quellensteuer und Compliance-Management
Manuelle Entgeltabrechnung
Durch die manuelle Recherche und Implementierung regulatorischer Updates steigt das Risiko für Fehler und die Nichteinhaltung von Vorschriften.
Automatisierte Entgeltabrechnung
Gewährleistet die genaue Berechnung und Einbehaltung von Quellensteuern (Federal, State und Local). Änderungen bei Steuergesetzen werden automatisch berücksichtigt.
Verarbeitung von Zusatzleistungen und Abzügen
Manuelle Entgeltabrechnung
Erfordert exakte Details und häufige Aktualisierungen und ist dadurch zeitaufwendig und fehleranfällig.
Automatisierte Entgeltabrechnung
Beiträge und Abzüge bei Zusatzleistungen werden automatisch angewendet, beispielsweise Rentensparpläne, Krankenversicherung und Pfändungen.
Überweisung und Zahlungsverteilung
Manuelle Entgeltabrechnung
Berechnungen müssen überprüft und Zahlungen einzeln initiiert werden, was den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Entgeltabrechnung erhöht.
Automatisierte Entgeltabrechnung
Zahlungen werden automatisch verteilt, entweder per Überweisung oder andere elektronische Verfahren.
Aktualisierung der Mitarbeiterdaten
Manuelle Entgeltabrechnung
Durch die Arbeit mit mehreren Systemen bzw. Dokumenten steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Informationen veraltet sind oder es zu anderen Abweichungen kommt.
Automatisierte Entgeltabrechnung
Die Mitarbeiterdatensätze werden automatisch synchronisiert und aktualisiert, einschließlich Informationen zu Gehaltsanpassungen, Rollenänderungen und Steuern.
Integration der Zeiterfassung
Manuelle Entgeltabrechnung
Zeitkarten und Anwesenheitsprotokolle müssen manuell abgestimmt werden.
Automatisierte Entgeltabrechnung
Lässt sich nahtlos in Zeiterfassungslösungen einbinden.
Steuerdokumentation zum Jahresende
Manuelle Entgeltabrechnung
Das Erfassen und Verifizieren der Daten ist extrem aufwendig und führt häufig zu Ungenauigkeiten und Verzögerungen.
Automatisierte Entgeltabrechnung
Erleichtert das Generieren und Weiterleiten von W-2-Formularen, 1099- und anderen Steuerformularen. Dadurch wird gewährleistet, dass die Formulare fehlerfrei sind und fristgerecht weitergeleitet werden.
Benutzerdefinierte Funktionen für Reporting und Analysen
Manuelle Entgeltabrechnung
Daten müssen manuell in Spreadsheets erfasst und bearbeitet werden, was viele Stunden an Arbeitszeit in Anspruch nimmt.
Automatisierte Entgeltabrechnung
Generiert detaillierte Entgeltabrechnungsberichte innerhalb von Minuten oder sogar Sekunden.
Wie wird die Entgeltabrechnungsautomatisierung im Unternehmen eingesetzt?
Organisationen aller Branchen nutzen die Entgeltabrechnungsautomatisierung, um konkrete Herausforderungen zu bewältigen und messbare Ergebnisse zu erzielen. Mit automatisierten Lösungen verbessern Unternehmen die Effizienz, Genauigkeit und Compliance ihrer Entgeltabrechnungsprozesse. Die folgenden Beispiele aus der Praxis zeigen, wie die Automatisierung der Entgeltabrechnung zu deutlichen Verbesserungen der Unternehmens-Performance führt.
University of Washington
Da ihr HR- und Entgeltabrechnungssystem über die Jahrzehnte immer ineffektiver geworden war, entschied sich die University of Washington für die automatisierte Entgeltabrechnungsplattform von Workday. Indem die Universität manuelle, papierbasierte Prozesse ersetzte, konnte sie jeden Monat 2.000 Stunden bei der Zeit- und Urlaubserfassung einsparen. Durch die verbesserte Transparenz der HR- und Entgeltabrechnungsdaten sind die Mitarbeiter jetzt in der Lage, fundiertere Entscheidungen zu treffen und effizienter zu arbeiten.
Tulsa County
Um Zeit und Ressourcen zu sparen, plante Tulsa County die Konsolidierung seines fragmentierten Entgeltabrechnungssystems. Mit der einheitlichen Entgeltabrechnungslösung von Workday wurden die Abläufe optimiert und dadurch manuelle Abstimmungen und Dateneingaben abgeschafft. Dank dieser Transformation wurde der Zeitaufwand für die Entgeltverarbeitung halbiert, sodass dem County mehr Ressourcen zur Verbesserung der öffentlichen Dienstleistungen zur Verfügung stehen.
Land O‘Lakes
Land O‘Lakes ist in 50 Ländern tätig und benötigte eine moderne Entgeltabrechnungslösung, um die veraltete On-Premise-Plattform zu ersetzen. Durch die Implementierung von Workday Human Capital Management (HCM) und Workday Payroll hat Land O‘Lakes die Entgeltabrechnungsprozesse automatisiert, Audits optimiert und ein Mitarbeiter-Selfservice-Portal eingeführt. Durch diesen Wechsel wurde die Genauigkeit bei der Entgeltabrechnung auf über 99,9 % verbessert und die Off-Cycle-Zahlungen wurden um 50 % reduziert.
„Der Jahresabschluss war früher ein Albtraum. Mit Workday ist das alles kein Thema mehr.“
– John Gardner, Payroll and Compliance Manager, Land O’Lakes
Risiken der automatisierten im Vergleich zur manuellen Entgeltabrechnung
Obwohl die Entgeltabrechnungsautomatisierung klare Vorteile bietet, ist es wichtig, potenzielle Risiken zu berücksichtigen, um einen reibungslosen Wechsel und langfristigen Erfolg zu gewährleisten. Im Folgenden erfahren Sie, welche wesentlichen Risiken Sie berücksichtigen sollten und wie Sie diese minimieren können:
Integrationsfehler
Die Implementierung einer automatisierten Entgeltabrechnungslösung erfordert eine präzise Datenmigration und -integration in die vorhandenen Systeme. Fehler während dieses Prozesses – etwa falsche Mitarbeiterdetails oder Abrechnungseinstellungen – können zu falschen Berechnungen, Zahlungsverzögerungen oder Compliance-Problemen führen.
So können Sie das Risiko minimieren: Führen Sie während der Implementierung umfassende Audits und Tests durch, um Fehler bei der Softwareintegration frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Arbeiten Sie eng mit dem Anbieter der Entgeltabrechnungssoftware zusammen, um eine nahtlose Datenmigration zu gewährleisten.
Bedenken hinsichtlich Cybersicherheit
Automatisierte Entgeltabrechnungslösungen werden häufig auf cloudbasierten Plattformen gehostet, die potenzielle Cybersicherheitsrisiken wie Datenlecks und unbefugten Zugriff auf vertrauliche Mitarbeiterdaten bergen.
So können Sie das Risiko minimieren: Wählen Sie eine Plattform mit robusten Datensicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung. Aktualisieren Sie die Sicherheitsprotokolle regelmäßig und gewährleisten Sie durch Systemaudits die Einhaltung der Datenschutzvorschriften.
Mitarbeitertraining und -akzeptanz
Neue Systeme sind oft mit einem Lernaufwand verbunden. Bei ungeschulten Mitarbeitern besteht die Gefahr, dass sie versehentlich Fehler machen oder die Funktionen der Automatisierungssoftware nicht ausreichend nutzen. Mangelnde Mitarbeiterakzeptanz kann die Einführung weiter verzögern und die Entgeltabrechnungsprozesse negativ beeinflussen.
So können Sie das Risiko minimieren: Stellen Sie Ihren Teams umfassendes, maßgeschneidertes Training bereit, um sie mit wichtigen Funktionen, häufigen Fehlerquellen und Problemlösungen vertraut zu machen. Fördern Sie eine offene Kommunikation, um Fragen zu klären und Vertrauen in die neue Lösung aufzubauen.
Systemausfall während des Wechsels
Während der Umstellung auf ein automatisiertes System kann es zu vorübergehenden Störungen kommen, insbesondere wenn während des Deployments unerwartete technische Probleme auftreten. Selbst kurze Ausfallzeiten können die kontinuierliche Entgeltabrechnung und die Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigen.
So können Sie das Risiko minimieren: Implementieren Sie die Lösung phasenweise mit parallelen Entgeltabrechnungszyklen, um Abweichungen vor dem endgültigen Wechsel zu identifizieren. Halten Sie einen Notfallplan bereit, um mögliche Ausfallzeiten ohne Störungen der Entgeltabrechnungsprozesse einzuplanen.
Durch die proaktive Auseinandersetzung mit diesen Risiken können Unternehmen das Potenzial der Entgeltabrechnungsautomatisierung voll ausschöpfen und gleichzeitig Kontinuität, Sicherheit und Vertrauen im gesamten Unternehmen gewährleisten.
Erste Schritte zur Entgeltabrechnungsautomatisierung
Die Implementierung einer automatisierten Entgeltabrechnungssoftware ist ein Prozess, der durchaus zu bewältigen ist. Mit einem durchdachten Plan und den richtigen Tools kann Ihr Unternehmen den Wechsel reibungslos vollziehen und schnell Ergebnisse erzielen. So unterteilen Sie den Prozess in fünf klare, überschaubare Schritte:
1. Status quo bewerten
Schauen Sie sich zunächst Ihren aktuellen Entgeltabrechnungsprozess an. Identifizieren Sie Bereiche, die zu Verzögerungen führen, häufige Probleme, die Frust verursachen, und Aufgaben, die von der Automatisierung profitieren könnten. Durch die genaue Benennung dieser Problembereiche erhalten Sie ein klares Bild davon, wo die Automatisierung die größte Wirkung erzielen kann.
2. Prioritäten klären
Arbeiten Sie mit der HR- und Finanzfunktion zusammen, um die Erfolgskriterien für Ihre Organisation festzulegen. Ganz gleich, ob es darum geht, Fehler bei der Entgeltabrechnung zu beheben, Zeit zu sparen oder die Compliance zu verbessern: Klare Prioritäten bilden eine wichtige Entscheidungsgrundlage für alle weiteren Schritte.
3. Phasenweise ausrollen
Die abrupte Umstellung auf eine automatisierte Lösung kann mit Schwierigkeiten verbunden sein. Fangen Sie stattdessen klein an: Beschränken Sie die Einführung auf eine Abteilung oder bestimmte Workflows. Führen Sie in dieser Phase parallele Entgeltabrechnungszyklen durch, um die Lösung zu testen, Probleme zu beheben und Vertrauen aufzubauen, bevor Sie das System unternehmensweit einführen.
4. Ihr Team unterstützen
Eine neue Lösung ist nur so gut wie die Mitarbeiter, die sie verwenden. Bieten Sie praxisorientiertes Training an, damit sich Ihr Team im Umgang mit der Software sicher und unterstützt fühlt. Durch die kontinuierliche Bereitstellung von Ressourcen können Sie Fragen beantworten und den Teammitgliedern helfen, die neue Plattform optimal zu nutzen.
5. Kontinuierlich verbessern
Sobald die Lösung einsatzbereit ist, können Sie anhand der generierten Echtzeit-Einblicke die Ergebnisse verfolgen und weitere Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren. Bei der Entgeltabrechnungsautomatisierung geht es nicht allein darum, aktuelle Herausforderungen zu lösen – auch die Anforderungen von morgen gilt es im Blick zu halten.
Die Entgeltabrechnungslösungen von Workday vereinfachen komplexe Aufgaben und bieten Ihnen Zuverlässigkeit, auf die Sie sich verlassen können. Erfahren Sie mehr über die ersten Schritte mit Workday.