헬스케어 계약 관리란?

헬스케어 제공자의 일상적인 운영에는 종이 서류 보관함, 이메일, 스프레드시트, 공유 드라이브 등 대체로 수작업 프로세스를 통한 계약 관리가 포함됩니다. 이러한 업무 방식은 병원 관리 시스템의 효율성을 저해할 수 있습니다.

평균적으로 회사는 비효율적인 계약 관리 시스템에서 비롯되는 문제로 인해 연간 수익의 9.2%를 손실합니다. 2019년 Black Book 연구에 따르면 미국 의료 시스템의 약 96%가 수동 계약 관리 프로세스로 운영되거나 가치 기반 의료 서비스를 제공하기에 부적합한 구식 시스템으로 운영되고 있습니다.

헬스케어 업계에서는 비용 절감에 대한 요구가 증가하고 있으며, 헬스케어 계약 관리 자동화는 수동 프로세스나 오래된 계약 관리 프로세스로 인한 연간 손실을 크게 줄일 수 있을 것으로 기대되는 솔루션입니다. 이러한 비용 절감은 가치 기반 지불제 모델로 운영되는 매우 효율적인 계약 라이프사이클 관리(CLM) 소프트웨어를 구현함으로써 달성할 수 있습니다.

1. 효과적으로 마일스톤 및 갱신 추적

수동 방식과 달리 계약 라이프사이클 관리 소프트웨어를 사용하면 모든 헬스케어 계약을 갱신 날짜까지 자동으로 추적할 수 있습니다. 따라서 계약 기한을 완벽하게 준수하고 장기 계약을 원활하게 운영할 수 있습니다.

최고의 소프트웨어에는 마감일 전에 양 당사자에게 예정된 중요 마일스톤 날짜(사용자 구성 가능)를 미리 알려주는 자동 알림 기능도 제공합니다.

이 기술을 통해 병원은 감사, 규정 준수, 결제, 만료 또는 환급 날짜를 놓치지 않을 수 있습니다.

2. 계약 유출 및 개인정보 보호 법적 문제 위험 감소

헬스케어를 위한 최고의 계약 관리 소프트웨어는 256비트 암호화, 이중 인증을 통한 추가 보안 계층, 바이러스 차단 등 강력한 보안 프레임워크를 갖추고 있습니다. 이러한 모든 기능은 병원 계약을 안전하게 관리하고 보안을 유지하는 데 유용합니다.

높은 보안 기능은 유출이나 외부 해킹 시도를 방지합니다. 또한 말단 직원과 같은 권한이 없는 인력이 수작업 관리 작업(복사, 문서 전달 등) 중 우연히 민감한 문서에 액세스하는 등, 수작업 기반 시스템에서 발생하는 정보 유출의 위험을 제거합니다.

3. 더 간소화된 관리 시스템

자동화를 통해 많은 건수의 계약을 처리하는 전반적인 업무량을 크게 줄일 수 있습니다. 소프트웨어를 사용하면 계약 협상, 조달 위험 분석, 일부 벤더 및 비즈니스 파트너의 총지출 보고 등 특정 의무를 완화할 수 있습니다.

4. 더 간편한 계약 생성

새로운 계약서를 작성할 때마다 많은 서류 작업이 요구되는 수동 시스템과 달리, 소프트웨어를 사용하면 비교적 쉽게 계약 생성을 자동화할 수 있습니다. 체계적으로 설계된 자동화된 템플릿을 통해 수많은 계약을 한꺼번에 생성할 수 있어, 수동 방법에서 신규 계약의 과부하로 인해 발생할 수 있는 실수를 방지할 수 있습니다.

1. 자동화 도구의 효과적 사용

자동화를 통해 특정 데이터를 입력하고 자동화된 알림을 전송하여 반복적이고 지루한 태스크를 제거함으로써 계약 관리의 운영 속도를 높일 수 있습니다.

2. 계약 관리를 CRM에 통합

고객 관계 관리(CRM)를 효과적인 계약 관리 소프트웨어에 통합하면 중복을 피하고 환자 및 벤더 기록 모두에서 계약에 액세스할 수 있습니다.

3. 계약과 규제 정책 매칭

수동 계약 관리 시스템에서는 계약에 적용되는 정책을 추적하기가 거의 불가능하지만, 소프트웨어를 사용하면 디지털 방식으로 모든 계약을 정책과 쉽게 매칭하여 체계화할 수 있습니다.

4. 정기적인 규정 준수 감사

계약에 대한 규정 준수 감사를 자주 일관되게 수행하여 시스템의 불이행이나 규정 준수 수준의 변화를 감지하는 것이 중요합니다. 이 과정에서 연방 규정과 주 규정이 불일치로 인한 규정 미준수가 발생할 수 있습니다. 따라서 중요한 사항을 놓쳤을 경우를 대비해 정기적으로 외부 감사인을 통해 시스템을 점검할 필요가 있습니다.