교육기관의 예산 책정 요구사항은 효율을 강조하는데 측면 때문에 본질적으로 어렵습니다. 버크넬대학교가 새로운 전략적 목표를 개발할 때, 다양성 및 포용성 프로그램에 대한 예산 증가가 핵심이라는 점이 분명했지만 기존 부서의 예산 내에서 나눠야 했습니다. 스프레드시트를 사용하여 부서의 예산을 절약하는 방법을 파악하는 것은 비효율적이며 버크넬대학교의 목표 달성에도 도움이 되지 않았습니다.
대신, 버크넬대학교의 FP&A 팀은 Workday HCM(Human Capital Management) 및 재무 관리와 함께 Workday Adaptive Planning을 도입하고 대학의 150명 사용자에게 예산을 입력하고 보고하는 방법을 교육했습니다.
이렇게 하여 탄생한 간편한 워크플로에서는 관련된 모든 예산 소유자가 현재 예산 데이터를 쉽게 입력할 수 있으며, 이 데이터는 대학의 VP, 학장 및 총장에게 이르는 처리 과정을 거치게 됩니다. 이전에는 대학의 의사결정자들은 과정이 복잡했기 때문에 예산 검토를 운영 매니저에게 맡겼습니다. 하지만 이제는 협력하면서 매일 예산 상태를 확인합니다. 결국 이러한 협업은 대학의 전략적 이니셔티브에 맞춰 예산을 재배정하게 만들었습니다.
과제
계획에 대한 부서 간 협업의 부족
스프레드시트의 수가 200개까지 증가하면서 150명이 넘는 부서 코스트센터 매니저들에게 함께 협력하여 예산을 수동으로 추적하고 리소스를 재할당하라고 요구하는 것이 거의 불가능했습니다.
데이터 무결성 문제
스프레드시트를 사용하면 부서 코스트센터 매니저가 롤업된 수치의 정확성을 확신할 수 없었으며 매달 데이터를 검증하는 데 엄청난 시간을 소비했습니다.
제한된 보고 리소스
두 명으로 구성된 소규모 재무 부서는 고정 예산 연도(flat-budget year)의 분산에 대한 리포트를 150명의 사용자에 제공하고, 결과로 돌아오는 개정 사항을 입력하는 일은 여간 힘든 일이 아니었습니다.
임원의 참여 부족
예산이 너무 복잡했기 때문에 부서 책임자가 예산 주기에 참여하지 않았습니다. 예를 들어, 문리대의 학장이 75개의 예산을 비교하여 살펴 보고 진행 상황을 파악하는 것은 불가능했습니다.
결과
크게 개선된 협업
워크플로 기능을 통해 모든 사용자가 승인 프로세스에 참여하게 됩니다. 프로세스가 진행되려면 체인에 속한 모든 사람이 예산을 검토해야 합니다. 이 과정에서 재무 팀이 예산을 지출할 영역과 관련된 대화를 시작할 수 있으며 리소스를 할당하는 방법이 올바른지 문의할 수 있습니다.
자동화를 통한 정확도 향상과 비용 절감
코스트센터 매니저가 입력한 데이터가 롤업되도록 프로세스를 자동화하면 데이터를 조정하고 확인하는 데 소요되는 시간이 자동으로 사라지며, 재무 팀이 첫 번째 이사회 회의 1주일 전에 예산 프로세스를 완료할 수 있습니다.
참여도를 높이는 셀프 서비스
셀프서비스 기능이 있으면 예산 소유자가 가끔 참여하는 것이 아니라 일년 내내 계속 참여할 수 있으며, 언제라도 리포트를 실행하여 개략적인 수준에서 예산을 제출한 사람, 제출하지 않은 사람, 증액을 요청한 사람과 예산을 반환한 사람을 확인할 수 있습니다.
경영진의 참여를 끌어내는 사용 편의성
복잡한 예산 책정을 운영 매니저에게 맡기는 일이 많았던 학장과 VP는 Workday Adaptive Planning이 사용하기 쉽다는 것을 알게 되었고, 이제 매일 정기적으로 5~10분 동안 시스템에 들어가서 부서의 예산 활동에 대한 스냅샷 뷰를 살펴봅니다.
얼마 전 모든 Workday Adaptive Planning 사용자를 대상으로 설문조사를 했습니다. 모두 이 도구를 좋아하고, 특히 고위직일수록 만족도가 높습니다. 예전에는 일일이 검토해야 했던 예산 자료를 한눈에 볼 수 있으니까요.
예산 재무 모델링 부문 Director