Nell’istruzione superiore le valutazioni contano, sia per gli studenti che per gli istituti universitari. I docenti e gli studenti di talento sono attratti dalle università con i migliori punteggi, e in particolare da quelle che raggiungono il prestigioso livello R1 della Carnegie Classification. La Washington State University (WSU) era già inclusa tra i 130 istituti R1, ma desiderava che il suo campus Pullman entrasse nelle prime 25 posizioni, per migliorare le opportunità di risolvere le sfide di ricerca più impegnative del mondo. Un compito non facile.
Questo è il livello di insight e reattività di cui abbiamo bisogno per figurare tra i 25 istituti universitari di ricerca più importanti.
Chief Financial Officer
Il momento di laurearsi con una nuova soluzione
WSU stava già investendo centinaia di milioni di dollari ogni anno in ricerca. L’istituto condusse un’analisi alla ricerca dei cambiamenti in grado di apportare maggior efficienza, attrarre i migliori talenti ed eliminare un deficit di bilancio di 30 milioni di dollari. L’ufficio Finance menzionò il problema che era già sotto gli occhi di tutti: un computer mainframe di 40 anni che supportava i flussi di lavoro amministrativi. “Il rischio era troppo elevato” dice Stacy Pearson, Chief Financial Officer di WSU. “I report finanziari non erano integrali e venivano eseguiti dai singoli dipartimenti. Attrarre nuovo talento nell’amministrazione risultava difficile, perché nessuno vedeva un percorso di sviluppo e carriera in un’istituzione che continuava a utilizzare un mainframe. Inoltre l’unica persona in grado di riattivare il sistema in caso di blocco stava per andare in pensione. Avevamo bisogno di una base di livello R1 per consentire alla nostra università di avanzare verso una strategia di ricerca moderna, definire e gestire un nuovo modello di budget e diventare leader nei processi e nella pianificazione agile”.
Vogliamo entrare nel gruppo degli istituti moderni! Le persone che affrontano un colloquio... sanno che potranno utilizzare in qualsiasi settore gli strumenti e i workflow appresi qui.
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Una base moderna per la performance
WSU decise di strutturare le sue fondamenta di amministrazione su un sistema Workday unificato. L’implementazione in due fasi iniziò con Workday Financial Management e Workday Human Capital Management (HCM), seguiti da Workday Payroll, Workday Recruiting e Workday Time and Absence. “Si trattava di un piano ambizioso, ma riuscimmo a raggiungere il go-live entro il budget e i tempi previsti, affidandoci a Workday e agli altri istituti universitari loro clienti per utili linee guida” dice Pearson. “Per aiutare tutti ad adottare questa ristrutturazione completa di un sistema di 40 anni fa, organizzammo anche piani di gestione del cambiamento, comunicazione e formazione. Invece di attendere le inevitabili obiezioni, dedicammo molto tempo al coinvolgimento degli stakeholder dei dipartimenti, del corpo insegnante e dello staff per promuovere le trasformazioni culturali necessarie e risolvere all’origine eventuali reclami e preoccupazioni. Le obiezioni si sono verificate, ma abbiamo organizzato sessioni di ascolto e abbiamo lavorato per risolvere i problemi e garantire la massima reattività possibile”.
L’infrastruttura tecnologica di base che abbiamo implementato con il nostro sistema Workday è ciò di cui abbiamo bisogno per promuovere le nostre iniziative strategiche di business planning.
Chief Financial Officer
Insight di livello R1 in tempo reale: il 100% di velocità in più
Oggi, anziché utilizzare processi cartacei e applicazioni mainframe obsolete, il personale, i docenti e gli studenti di WSU gestiscono le attività di Finance e HR utilizzando workflow automatizzati in Workday. Invece di dover attendere 30 giorni per ottenere report statici, oggi il personale dispone di insight su richiesta e in tempo reale per Finance e HR, tra cui budget e costi reali per l’intero sistema di WSU. “Questo è il livello di insight e reattività di cui abbiamo bisogno per figurare tra i 25 istituti universitari di ricerca più importanti” dice Pearson. “Un accesso migliore ai dati e una maggior efficienza consentono ai nostri dipendenti di produrre più valore. Inoltre gli insight ci hanno consentito di creare un piano triennale che ci consentirà di azzerare il deficit operativo corrente”.
Mobilità, attrazione, fidelizzazione
Il personale, il corpo docente e gli studenti ora possono gestire i loro workflow di Finance, HR e gestione paghe ovunque e in qualsiasi momento. Questo aumento della mobilità si è rivelato particolarmente utile durante la pandemia di COVID-19. Ha aiutato le persone a collaborare nei cinque campus, nei quattro centri di ricerca e nei 40 uffici distribuiti per contea e specialità di WSU. Ma non solo: ha favorito un miglior supporto delle esigenze dei dipartimenti e dei dipendenti di WSU. “Inutile negarlo: anche prima della pandemia, la tendenza indicava una forza lavoro sempre più mobile” dice Pearson. “L’utilizzo di processi digitali, che offrono alle persone la flessibilità necessaria per lavorare in modi diversi, è di grande aiuto. Le altre università e lo stato di Washington analizzano il nostro esempio e le modalità con cui abbiamo eseguito il nostro piano”.
L’adozione di workflow moderni ha eliminato le situazioni frustranti e ha creato una cultura più positiva, in cui gli studenti, i docenti e il personale scoprono nuove e interessanti possibilità di azione. “Vogliamo entrare nel gruppo degli istituti moderni!” dice Pearson. “Le persone che vengono a fare colloqui apprezzano il fatto che utilizziamo Workday. Sanno che potranno utilizzare in qualsiasi settore gli strumenti e i workflow appresi qui.
La tecnologia di base per concentrarsi sul futuro
Per esprimere tutto il potenziale delle sue risorse, WSU sta espandendo la sua adozione di Workday per le strategie di gestione del cambiamento, comunicazioni e formazione che saranno alla base dei progetti futuri. “Non ci sediamo ad ammirare i risultati e a congratularci a vicenda” conclude Pearson. “L’infrastruttura tecnologica di base che abbiamo implementato con il nostro sistema Workday è ciò di cui abbiamo bisogno per promuovere le nostre iniziative strategiche di business planning. Abbiamo i mezzi per ridurre il deficit di bilancio, migliorare la nostra valutazione R1 ed espandere l’offerta di learning, in modo che WSU continui ad attrarre ed educare la prossima generazione di manager e risolutori di problemi”.