Durante i suoi primi 100 anni in Australia, The Salvation Army (TSA) ha operato attraverso due sedi distinte. Ma nel dicembre 2018, le due sedi si sono fuse per diventare un’unica organizzazione nazionale con più di 112.000 funzionari (ministri ordinati), impiegati e volontari.
Mentre pianificava questa trasformazione, TSA si è resa conto di avere 26 sistemi diversi che amministravano i vari processi di gestione del personale senza disporre di un’unica fonte di informazioni. L’azienda aveva bisogno di riunire il suo organico di 112.000 unità in un unico sistema e uniformare gli standard operativi.
TSA voleva un unico sistema per gestire il personale e implementare processi e politiche nazionali utilizzando la tecnologia cloud con un team HR nazionale che supportasse la forza lavoro. L’obiettivo era standardizzare e automatizzare i processi manuali e cartacei alleggerendo il carico amministrativo, in modo che i lavoratori potessero concentrarsi sulla mission aziendale.
Per trovare la giusta soluzione tecnologica, TSA si è affidata a un consulente di Human Capital Management (HCM) per raccogliere i requisiti di business, valutare il mercato con Gartner Magic Quadrant for Cloud HCM Suites e sviluppare il business case.
Una delle cose che abbiamo davvero apprezzato è stato vedere che nel sondaggio sulla soddisfazione dei clienti la valutazione era costantemente del 98%. Sapevamo che questa azienda rispecchiava i nostri valori.
HR Transformation Manager, The Salvation Army
Perché Workday?
TSA era alla ricerca di un sistema solido e scalabile per la gestione dell’intero ciclo di vita dei dipendenti, dall’assunzione al pensionamento, che fosse in grado di gestire le diverse tipologie di impiego. L’azienda aveva bisogno di un sistema che potesse gestire le esigenze dei funzionari, le cui nomine vengono modificate ogni 3-5 anni. Il processo implica una complessa amministrazione delle risorse umane, compresa la mobilità, la pianificazione della carriera, la pianificazione della successione e il trasferimento della famiglia. Catherine Valsinger, HR Transformation Manager, ha redatto descrizioni dimostrative dettagliate in modo che i fornitori potessero dimostrare come questo processo unico avrebbe funzionato nel loro ambiente.
“Quando abbiamo valutato Workday, i nostri utenti hanno apprezzato molto la end-user experience”, afferma Catherine. “Hanno apprezzato le modalità di fruizione, la flessibilità del sistema e il fatto di avere un’unica fonte di informazioni. Cosa ancora più importante, hanno apprezzato la capacità del sistema di crescere insieme a noi man mano che introducevamo nuovi processi come il Talent Management.”
Nonostante questo, superare il limite del business case è stata una vera sfida. “Ciò che ha fatto la differenza è stata la capacità di Workday di gestire i controlli di conformità per i nostri lavoratori, poiché TSA è tenuta a garantire che la propria forza lavoro sia conforme ai principi di tutela dei minori. La gestione delle verifiche di idoneità per lavorare con i bambini e dei controlli dei precedenti personali con la polizia era un compito amministrativo che comportava un grande carico di lavoro manuale. La comodità di avere una dashboard aggiornata che mostra chi lavora a contatto con i bambini e quando le loro verifiche di idoneità per lavorare con i minori sono state convalidate è un grande vantaggio”, spiega Catherine.
Risultati
A soli cinque mesi dal go-live, TSA aveva già visto i primi benefici derivanti dall’utilizzo di un sistema HR nazionale, unificato e sul cloud. TSA ha assunto un funzionario per monitorare gli 88 benefici misurabili identificati nel business case per la fase 1. 22 di questi benefici si sono concretizzati nei primi quattro mesi, mentre gli altri si sarebbero dovuti concretizzare entro ottobre 2020.
Riduzione significativa del carico amministrativo dopo l’eliminazione dei processi manuali e dei diversi sistemi
Il personale può concentrarsi su attività a valore aggiunto e sulla missione organizzativa
Riduzione del rischio aziendale
Reportistica migliore che aiuta i leader e i manager a prendere decisioni basate sui fatti
Migliore capacità di gestire e comprendere il ciclo operativo dei dipendenti
Controllo automatico della conformità
Per supportare il controllo di conformità, Workday ha integrato fit2work, una soluzione di controllo di conformità di terzi che permette a TSA di verificare rapidamente e facilmente le credenziali e le qualifiche dei candidati.
A differenza del vecchio processo manuale che richiedeva un continuo scambio di informazioni tra il personale e i candidati, il sistema ora invia automaticamente ai candidati un link per completare i controlli dei precedenti personali con la polizia e i risultati vengono inviati automaticamente a TSA.
“Con 112.000 dipendenti, è necessario un lavoro enorme per mantenere aggiornati manualmente i controlli dei precedenti personali nazionali e internazionali con la polizia, o per organizzare e tracciare le verifiche di idoneità per lavorare con i bambini quando qualcuno assume un ruolo che prevende il contatto con i minori”, spiega Catherine.
Workday ha reso tutte queste attività possibili e facili da svolgere. L’aumento dell’efficienza e il miglioramento della gestione del rischio sono alcuni dei maggiori vantaggi che abbiamo visto finora.
HR Transformation Manager, The Salvation Army
Tracciamento, monitoraggio e amministrazione dei rimborsi delle spese mediche
Come parte dell’esclusivo pacchetto retributivo dei funzionari, TSA paga le spese mediche per loro e le loro famiglie. TSA ora utilizza il modulo di spesa di Workday per tracciare, monitorare e rimborsare automaticamente le spese mediche.
“Prima era tutto manuale”, dice Catherine. “Ora lo facciamo con Workday ed è straordinario. I funzionari lo apprezzano molto. Sono passati da un processo manuale davvero ridicolo e antiquato alla richiesta di rimborso tramite telefono e al rimborso dei costi entro un giorno. È stato un enorme successo”.
Migliore visibilità sui rischi
Poiché Workday assegna il controllo ai manager, la sua implementazione ha portato alla luce diversi casi in cui i manager avevano trasferito le autorizzazioni agli assistenti amministrativi o prendevano decisioni al di fuori dell’ambito dei budget approvati.
L’implementazione ha anche evidenziato gli espedienti che venivano utilizzati nei sistemi manuali: per esempio, le persone non compilavano correttamente i moduli e lasciavano ai coordinatori il compito di correggere gli errori durante l’inserimento manuale dei dati.
“Le persone bypassavano sempre il sistema con modalità manuali o indirette, ma ora la conformità è incorporata nel sistema”, dice Catherine. “Tutto questo è venuto a galla solo in seguito al go-live, prima eravamo completamente all’oscuro di certe pratiche. Workday ha anche portato alla luce una serie di problematiche nel modo in cui per anni abbiamo gestito i nostri dati.”
Potente strumento di analisi dei dati durante la crisi
In termini pratici, nel bel mezzo della pandemia di COVID-19, Workday ha consentito a TSA di:
Identificare i frontline worker che hanno più di 65 anni e spostarli in altri ruoli
Determinare il numero di lavoratori occasionali con più di 12 mesi di servizio per capire la loro idoneità ai pagamenti JobKeeper
Aggiungere nuove indennità per gestire la distribuzione dei pagamenti governativi
Aggiungere la revisione del pool di ricollocamento nei processi di assunzione
Nei prossimi anni, Workday e The Salvation Army cresceranno insieme. Fino ad ora l’intesa è straordinaria, siamo davvero soddisfatti di questa collaborazione.
HR Transformation Manager, The Salvation Army