Nonostante la sua dimensione globale e la sua complessità, il gruppo Freudenberg storicamente gestiva una serie di sistemi HR frammentati usando processi manuali antiquati e dispendiosi in termini di tempo.
Riconoscendo l'esigenza di operare un cambiamento, nel 2018 ha iniziato cercare una nuova soluzione. E, come sostiene il Global Head of HR Sarah O'Hare, una si è subito distinta.
Una soluzione realmente trasformativa
"Workday è stata la nostra scelta numero uno", afferma O'Hare. "Era evidente che Workday aveva capito di cosa avevamo bisogno. E ci siamo resi conto che disporre di un'unica fonte di informazioni per i dati master era un'alternativa davvero rivoluzionaria rispetto all'approccio precedente, ossia un insieme di diversi sistemi che nel corso del tempo erano stati collegati tra loro."
"In particolare, eravamo davvero entusiasti dalle funzionalità mobili. Ma è stato un grande successo su tutta la linea, soprattutto per quanto riguarda l'aumento dell'efficienza: ciò che prima richiedeva settimane o addirittura mesi (oltre a un grande lavoro da parte dei nostri 800 professionisti HR) con Workday ora richiede letteralmente 30 secondi, e a volte anche 5 secondi!"
Ciò che prima richiedeva settimane o addirittura mesi (oltre a un grande lavoro da parte dei nostri 800 professionisti HR) ora con Workday richiede letteralmente 30 secondi, e a volte persino 5 secondi!
Sarah O'Hare, Global Head of HR
Dare vita alla visione HR di Freudenberg
Massimizzare l'impatto positivo del personale è al centro della visione che il gruppo Freudenberg ha dell'HR.
Come sostiene O'Hare, "concentrarsi sui talenti, sul modo in cui li attiriamo, li inseriamo in azienda e la user experience che offriamo loro è davvero importante per noi."
"Desideriamo due cose: che i dipendenti si assumano il controllo della propria carriera e che i partner HR, i nostri manager, utilizzino il sistema per ampliare le loro reti e la loro capacità di comunicare. Ed è esattamente ciò che Workday ci sta aiutando a fare".
Integrazione con il comitato aziendale
Un elemento chiave del successo dell'azienda con Workday è stato il comitato aziendale. Jessica Vollmer, Manager of Corporate Data Protection and HR Projects, ha condotto questa integrazione: "Ho seguito le trattative con il comitato aziendale e sono stata fortemente coinvolta nella messa in atto del cambiamento, della comunicazione e della formazione. Il rapporto con il nostro comitato aziendale è importantissimo. Anche prima di Workday lo abbiamo sempre coinvolto. Insieme abbiamo creato un gruppo specifico per ogni flusso di lavoro, tra cui talenti e performance, retribuzione e HCM".
Vollmer continua: "Formare il comitato aziendale su Workday e sui suoi benefici è stato fondamentale per garantire il successo del lancio. Abbiamo definito diversi ruoli per il comitato con diversi livelli di trasparenza per i dipendenti".
Un'unica interfaccia per il mercato esterno
Quando Freudenberg ha implementato Workday Recruiting un anno dopo l'implementazione iniziale di Workday, è stato coinvolto anche il comitato aziendale. "In precedenza la procedura di candidatura avveniva su carta, per la prima volta l'abbiamo eseguita in digitale", spiega Vollmer.
È stato un cambiamento epocale. Secondo O'Hare è stata una tappa memorabile perché ora il gruppo Freudenberg si presenta sul mercato esterno esattamente come è all'interno. I nostri manager ora ricevono direttamente le candidature e le fanno confluire nel processo di assunzione. Prima tutto ciò non era possibile".
Dal momento del go-live, Workday, il comitato aziendale e il team di lancio si sono riuniti regolarmente. "Ci incontriamo ogni sei settimane e discutiamo di diversi argomenti e nuove funzionalità. Abbiamo costruito un rapporto solido e trasparente", afferma Vollmer.
Se riusciremo a offrire un'ottima employee experience ai dipendenti e a creare un luogo virtuale in cui tutti possano realizzare il proprio potenziale, avremo raggiunto tutti gli obiettivi che mi ero prefissata.
Sarah O'Hare, Global Head of HR
Un'azienda più diversificata
Workday sta anche offrendo un contributo significativo alle strategie di diversificazione della forza lavoro del gruppo Freudenberg.
Secondo O'Hare, "con Workday abbiamo iniziato a osservare le metriche che ci permettono di capire come stanno realmente le cose e come e dove possiamo migliorare. Ad esempio, ci siamo resi conto che i vertici dell'azienda sono a predominanza maschile".
Workday ha fatto emergere queste informazioni e incentivato azioni correttive da parte del gruppo Freudenberg. "Ci aiuta di razionalizzare i processi nell'ottica di passare da un 5% di donne in ruoli dirigenziali a un 20% nell'arco di 10 anni", afferma O'Hare. "Con il precedente approccio frammentato avremmo faticato a eseguire analisi, per non parlare di realizzare e implementare un programma di cambiamento efficace".
Formare il comitato aziendale su Workday e sui suoi benefici è stato fondamentale per garantire il successo del lancio.
Jessica Vollmer, Manager of Corporate Data Protection and HR Projects