A seguito di una serie di fusioni, Direct Line Group (DLG) si è ritrovata con un insieme eterogeneo di gestionali HR con cui operare. I dati sul personale erano scarsamente accessibili e spesso errati. Nel 2012, DLG si è separata da Royal Bank of Scotland (RBS), ponendo fine a un rapporto che durava da più di 20 anni.
Dovendo scindere la propria gestione operativa da quella di Royal Bank of Scotland (RBS), DLG poteva ora ristrutturare il proprio parco di gestionali HR legacy e standardizzare la gestione HR. Si è così messa alla ricerca di una soluzione solida con funzionalità avanzate.
Perché Workday?
DLG è rimasta subito colpita dalla semplicità d'uso di Workday e dalle sue funzioni di reportistica. Per DLG, era essenziale disporre di dati HR privi di errori, perché report HR errati avrebbero messo a rischio l’offerta pubblica iniziale (Initial Public Offering, IPO) pianificata.
La scelta di Workday è stata motivata anche dal desiderio di autonomia e controllo di DLG, due aspetti che avrebbero aiutato i manager a prendere decisioni migliori. E soprattutto avrebbero fornito all’HR insight più approfonditi sulle operazioni quotidiane degli 11.000 dipendenti dell'azienda, migliorando potenzialmente i processi aziendali.
Benefit
Scegliendo Workday, DLG si è dotata di un gestionale HR unico e semplice da usare che garantisce una migliore visibilità dei dati, una maggiore autonomia e controllo da parte degli utenti e notevoli risparmi di spesa grazie al potenziamento degli insight.
Con Workday abbiamo maggiore controllo sulle nostre spese. Abbiamo velocizzato lo speed-to-payment e implementato funzionalità di audit e stiamo riducendo notevolmente il numero di carte di credito aziendali necessarie.
Head of HR Information Systems
La trasparenza migliora l'employee experience
Ora DLG ha un maggiore controllo sulle proprie spese e può reperire nel database spese che prima erano registrate solo su fogli di calcolo. Di conseguenza, può individuare le opportunità per aumentare l’efficienza e ridurre le spese. E la funzionalità di audit di Workday le permette di individuare più facilmente i dati duplicati ed eliminare costosi errori.
Le carte d'acquisto sono state spostate in Workday Expenses, rendendo le spese ulteriormente verificabili e conferendo a DLG un controllo ancora maggiore. "Sappiamo come si muovono i soldi all'interno dell'azienda e siamo in grado di individuare opportunità di risparmio e di aumento dell’efficienza", spiega Sarah Clarke, Head of HR Information Systems.
Con ogni nuovo batch di dati, otteniamo gli insight necessari per assumere le persone giuste nel ruolo che meglio si adatta alle loro capacità.
Head of HR Information Systems
Prassi di selezione più efficaci
DLG ha semplificato i processi di assunzione servendosi dei dati conservati in Workday Recruiting. Quest’ultimo offre dati sulle fonti di candidati, sul time-to-recruit, sui ruoli coperti e sul carico di lavoro dei selezionatori.
Sarah spiega: "L’efficienza che abbiamo ottenuto nel processo di selezione è notevole. Workday Recruiting ha svolto un ruolo fondamentale in alcuni degli interventi innovativi che abbiamo avviato in questo ambito, quali le visite agli uffici mediante realtà virtuale e i videocolloqui. Ora abbiamo la possibilità di contattare i candidati in tempi più stretti e di rendere più fluido il percorso dalla candidatura alla pre-assunzione fino all'assunzione vera e propria. In questo modo i candidati hanno un'esperienza migliore del nostro brand."
Adozione rapida da parte degli utenti e self-service
Grazie all'ampia adozione delle funzionalità self-service di Workday da parte degli utenti, DLG ha semplificato la propria gestione operativa HR. Jason Gowlett, Director, HR Operations, commenta: "Mai sottovalutare l'accessibilità. Workday è uno strumento moderno progettato come le soluzioni tecnologiche al consumo: non occorre un manuale per usarlo."
La nostra gestione operativa HR è più semplice di quanto si potrebbe pensare per un'azienda delle nostre dimensioni.
Director, HR Operations
Trattenere i talenti migliori
La strategia per il personale di DLG prevede di collocare i talenti giusti nei ruoli giusti e nel contempo di semplificare i processi per aumentare la soddisfazione dei dipendenti. Jason afferma: "Se riusciamo a semplificare la vita ai nostri dipendenti, avranno più tempo e motivazione per servire al meglio i clienti". DLG è in grado di individuare i migliori manager HR confrontando i dati di Workday relativi a performance sul lavoro, soddisfazione dei dipendenti e turnover del personale. I manager migliori vengono poi presi come esempio dagli altri per imparare a garantire la soddisfazione e la produttività dei dipendenti.
DLG ha assunto un Data Insights Consultant per analizzare i dati di Workday. In più, ha lanciato programmi per laureati e apprendisti supportati dalla soluzione di Workday. Sarah dichiara: "HR ora è più in linea con la nostra strategia per il personale. La nostra competenza sta consentendo a DLG di concentrarsi su come assumere e trattenere i talenti migliori."
A livello aziendale, siamo più efficienti. A livello di reparto, siamo più concentrati sugli aspetti strategici, ora che possiamo contare sul supporto degli strumenti informatici.
Head of HR Information Systems