Dayton Children’s Hospital placa i dolori causati dagli approvvigionamenti per migliorare il servizio

Dayton Children's Hospital ottimizza la gestione della supply chain per garantire ai pazienti di ricevere sempre ciò di cui hanno bisogno.

Staff più concentrato sulla cura dei pazienti

Maggiore visibilità dell'inventario, esaurimento scorte evitato

Ordini più semplici, maggiore efficienza e controllo dei costi

Processi uniformati e flessibilità negli approvvigionamenti

Gli ospedali pediatrici occupano un posto tutto speciale nel panorama sanitario. Si prendono cura delle urgenze mediche che riguardano neonati, bambini e adolescenti e, contestualmente, anche delle preoccupazioni che affliggono genitori e parenti. I medici e gli specialisti che lavorano in queste strutture si avvalgono di anni di formazione specialistica per migliorare vita e salute dei loro piccoli pazienti.

Il premiato Dayton Children's Hospital (DCH) è uno degli oltre 250 ospedali pediatrici di questo tipo presenti negli Stati Uniti. I suoi 3600 dipendenti offrono servizi alla popolazione di 20 contee situate tra l'Ohio occidentale e l'Indiana orientale. È composto da una sede principale con 177 letti e altre 22 strutture clinico-pediatriche collegate sparse per la regione.   

Come tutti gli ospedali, DCH deve realizzare un compromesso tra l'elevata qualità delle cure fornite e il contenimento dei costi. Ha anche interesse ad attrarre e trattenere personale medico e dipendenti che hanno dimostrato eccellenza nel servizio. Ma tutti questi obiettivi non sono di facile realizzazione in un settore altamente regolamentato e mutevole come quello della sanità negli USA.

Creiamo report con Workday Supply Chain Management per evidenziare potenziali carenze di magazzino [...] così possiamo avviare le operazioni di rifornimento prima di esaurire gli stock.

Corporate Director of Supply Chain

Punti dolenti

Negli ultimi anni DCH ha subito delle pressioni per ridurre i costi e la complessità operativa, soprattutto dopo l'aggiunta delle nuove strutture ancillari. La dirigenza sapeva che per affrontare tali sfide l'ospedale doveva intraprendere un percorso di digital transformation. Dopo aver passato in rassegna le varie alternative, i dirigenti hanno scelto Workday in quanto gestionale cloud con l'obiettivo di potenziare e unificare la gestione di back-office e in particolare le funzioni HR, Finance e supply chain.

David Farrall, Corporate Director of Supply Chain presso il DCH, spiega che l'ospedale ha deciso di adottare Workday Supply Chain Management (SCM) dopo l'esperienza estremamente positiva avuta con Workday Human Capital Management e Workday Financial Management. Farrall è stato assunto da DCH dopo aver maturato 20 anni di esperienza in filiere di fornitura non sanitarie e quindi si è trovato un po' spaesato. "Gestire la filiera di un ospedale è assai più complesso che gestire una qualunque altra filiera", afferma. "E tanti dei prodotti fanno la differenza tra la vita e la morte."

Quando Farrall è entrato in DCH, l'ospedale non aveva ancora abbandonato il vecchio gestionale manuale per rimpiazzarlo con SCM. "Facevamo affidamento su un rozzo sistema cartaceo che non garantiva la visibilità delle nostre scorte", ricorda. "Dovevamo tracciare 22.000 SKU e lo stato di parecchie centinaia di contratti. Più del 30% di questi giungevano a scadenza, ma non sapevamo quali esattamente senza esaminarli tutti."

Gestire la filiera di un ospedale è assai più complesso [...] tanti dei prodotti fanno la differenza tra la vita e la morte.

Corporate Director of Supply Chain

Maggiore visibilità e scorte mai esaurite 

Dopo aver digitalizzato la supply chain con SCM, DCH ha molto più il polso del proprio inventario rispetto a prima. Il risultato: ordini più semplici, maggiore flessibilità negli acquisti e, soprattutto, scorte mai esaurite. Farrall spiega: "Se c'è bisogno di un articolo essenziale, il tempo che si perde a cercare altrove può compromettere l'efficacia della terapia. E se il buon esito di una procedura medica è legato ai tempi in cui questa viene messa in atto, non disporre di un articolo essenziale può comportare il rischio di morte del paziente. Ora che non restiamo mai a corto di articoli, soprattutto se si tratta di forniture mediche essenziali, il personale può fornire cure migliori."

Ci tiene a sottolineare: "In questo modo il personale infermieristico, paramedico e amministrativo può passare più tempo con i bambini e dedicare più attenzione alle loro famiglie". 

Per preparare il trasferimento dei dati in SCM, Farrall e il suo team hanno innanzitutto ripulito i dati master di DCH. "Ci siamo sbarazzati del 50% dei nostri SKU semplicemente eliminando tutto ciò che non veniva usato da più di 36 mesi", spiega. "Dopo il lancio del nuovo sistema, abbiamo proseguito con l'operazione di pulizia, fino a ridurre l'inventario ad appena 7000 articoli. Adesso i nostri analisti aziendali sono in grado di registrare costantemente gli articoli in SCM apportando modifiche alle relative descrizioni o unità di misura, a seconda dei casi."

In previsione del lancio di SCM, Farrall ha avviato l'attività formativa svolgendo una serie di User Acceptance Test con un team ristretto composto dai maggiori interessati dell'ospedale. "Come passo successivo, abbiamo organizzato dei corsi graduali rivolti a tutti quelli che avevano inoltrato una richiesta scritta nei 12 mesi precedenti, per insegnare loro a usare gli strumenti e i processi di Workday", racconta. "Grazie a questa formazione preventiva, alla data di attivazione il nostro team era pronto."

Neanche un centesimo in più 

DCH utilizza SCM anche come archivio per i contratti, dove conserva oltre 725 convenzioni di fornitura, ivi compresi 270 Business Associate Agreement. Farrall dichiara: "Non paghiamo neanche un centesimo in più di quanto indicato nei contratti, perché SCM non ce lo permette. E inoltre so perfettamente quanti contratti sono scaduti e perché. Ora che tutti i diversi tipi di contratti sono gestiti da SCM, la conformità è cresciuta dell'80%."

SCM aiuta il personale di DCH a formulare richieste più precise, col risultato di aumentare la conformità dei fornitori nell'evaderle e di ridurre così i resi. Stando a Farrall, "i resi verso uno dei nostri fornitori principali sono calati del 50%, consentendoci di spostare l'attenzione su questioni più importanti, ad esempio trovare il modo di ridurre ulteriormente i costi permettendo nel contempo ai nostri dottori di passare più tempo con i pazienti."  

Non paghiamo neanche un centesimo in più di quanto indicato nei contratti, perché SCM non ce lo permette.

Corporate Director of Supply Chain

Consegne just-in-time 

Farrall dichiara: "Mi ritengo fortunato a essere entrato in Dayton Children's in un periodo in cui stavano ristrutturando tutto e si stava passando a Workday. Così infatti ho avuto occasione di imparare e guidare la nostra digital transformation, che è ciò che ci ha fatto arrivare fin qui oggi e che ci farà raggiungere nuovi traguardi domani."

Allo scoppio della pandemia nel 2020, DCH aveva adottato SCM da circa un anno, il che secondo Farrall è stata una fortuna: "Le catene di approvvigionamento erano talmente sottosopra durante COVID-19 che non riuscivamo sempre a procurarci quello che ci serviva, soprattutto DPI, salviette per le mani e detergenti. Abbiamo impostato un avviso in SCM per segnalare quando le scorte di articoli essenziali si abbassavano sotto la soglia critica così potevamo cercare altri canali da cui rifornirci; a volte trovavamo un fornitore solo raggiunto il quarto canale. Grazie a questo meccanismo, abbiamo avuto sufficienti DPI per i medici a contatto con l'utenza, che così hanno potuto prendersi cura dei nostri piccoli pazienti in sicurezza. Cure di alta qualità di cui i bambini avevano bisogno e che i genitori si aspettavano da noi." 

Secondo Farrall, poter monitorare e rendicontare senza sforzo il consumo medio giornaliero di articoli essenziali si è rivelato particolarmente importante durante la pandemia: "Creiamo report con Workday Supply Chain Management per evidenziare potenziali carenze di magazzino (disponibilità di certi articoli sotto la soglia critica), così possiamo avviare le operazioni di rifornimento prima di esaurire gli stock."

Creiamo report con Workday Supply Chain Management per evidenziare potenziali carenze di magazzino [...] così possiamo avviare le operazioni di rifornimento prima di esaurire gli stock.

Corporate Director of Supply Chain

Un futuro roseo 

Farrall ha adottato anche Workday Assistant, un chatbot che usa per interagire verbalmente con SCM e recuperare informazioni. "Che si tratti di aghi, salviette, acqua in bottiglia, batterie o qualsiasi altro articolo, Workday Assistant sa dirmi il ticket della consegna, l'acquirente, l'ordine di acquisto (se presente) e se gli articoli consegnati sono stati pagati o meno." 

Parlando delle prospettive future di DCH, Farrall è convinto che i miglioramenti costanti apportati da Workday a SCM, come ad esempio Workday Assistant, forniranno sempre nuove occasioni per ridurre i costi e migliorare la qualità del servizio. Sottolinea che DCH adotterà presto Workday Adaptive Planning e Workday Prism Analytics, insieme a un acceleratore per Demand Planning definito in collaborazione con il Huron Consulting Group. La soluzione garantirà una visibilità più precisa e tempestiva della domanda di articoli sulla base delle procedure implementate. In questo modo l'ospedale gestirà meglio i costi delle forniture e potenzierà la resilienza della supply chain.

SCM ha reso assai più gratificante lavorare presso DCH per Farrall e il suo team. "Noi procuriamo tutto ciò di cui i bambini hanno bisogno per trascorrere una degenza serena, perfino orsacchiotti di peluche e pony giocattolo", racconta. "Possiamo esserci, in sordina, per donare loro giornate migliori, procurando le forniture mediche di cui hanno bisogno affinché le terapie funzionino."

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