L'economia tedesca, con i suoi portentosi risultati, è il prodotto di una forza lavoro altamente qualificata, competente e a proprio agio nell'uso delle tecnologie. La Germania vanta il quarto PIL al mondo per entità e si colloca al terzo posto per le esportazioni dietro a Cina e Stati Uniti. La sua legislazione a tutela dei lavoratori, che disciplina retribuzioni, ferie, permessi, sicurezza e altri diritti, è tra le più severe in assoluto.
Come tutte le aziende tedesche, DATEV eG è tenuta a coordinarsi con i consigli dei delegati dei lavoratori che vigilano sulla conformità alle normative. In più, deve tutelare la riservatezza dei dati di ciascun dipendente, come richiesto dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) dell'Unione europea.
Michael Goller, in qualità di Technical Architect DATEV per Workday, conosce la normativa come le sue tasche. Il suo lavoro consiste perlopiù nel garantire che l'azienda sia conforme, ma anche nel fornire un accesso sicuro e basato su ruoli ai dati HR, tanto ai dati personali dei dipendenti quanto ai dati aziendali che servono al management per prendere decisioni consapevoli. Si occupa anche di garantirne la riservatezza.
La necessità di ammodernarsi
Prima del passaggio a Workday, DATEV conservava i dati HR in complessi sistemi di archiviazione vecchi di vent'anni. Per combinare i dati con quelli di altri sistemi, in modo da poter svolgere analisi e generare report, era necessario trasferirli in una banca dati per mezzo di un complesso processo di estrazione, conversione e caricamento (Extract, Transform and Load, ETL). Goller dichiara: "Per ammodernare il nostro sistema di dati HR abbiamo scelto Workday, in modo da semplificare l'accesso interfunzionale ai dati, la gestione, le analisi e la reportistica".
Purtroppo DATEV si è imbattuta in un grosso ostacolo. Goller spiega: "Era praticamente impossibile implementare qualsiasi procedura che richiedesse dati HR storici e, quando ciò era possibile, richiedeva tempi biblici e un carico di lavoro assurdo. Ci avremmo messo troppo tempo per caricare in Workday l'intero storico del nostro software HCM precedente".
Oggi, grazie a Workday Prism Analytics, tutti i nostri dati storici sono accessibili in toto e i dati che servono si trovano tutti nello stesso posto. E con Workday abbiamo pure introdotto il self-service per gli utenti.Technical Architect
La semplicità di accesso ai dati HR storici era imprescindibile per mantenere i profili dei dipendenti DATEV completi, accurati e conformi alla normativa tedesca in merito alla tutela dei lavoratori. È stato allora che Goller ha scoperto Workday Prism Analytics. Questa soluzione poteva fornire a DATEV un hub di dati in grado di combinare i grandi volumi di dati storici e operativi eterogenei con i dati affidabili di Workday, in un'unica fonte sicura. Goller racconta: "Abbiamo risolto il grosso problema dell'accesso ai dati HR storici aggiungendo Prism Analytics alla nostra configurazione Workday. Alla fine, abbiamo mandato in soffitta la vecchia banca dati risparmiando tempo e denaro".
Natale a luglio
Poco dopo l'entrata in funzione di Workday in DATEV, per Goller è iniziato il conto alla rovescia per portare a termine nel nuovo ambiente un progetto improrogabile: i bonus natalizi. Spiega Goller: "Avevamo appena completato l'implementazione all'inizio dell'estate e dovevamo avere il modello dei bonus pronto per fine ottobre. Era necessario utilizzare dati da fonti diverse, compresi i dati storici, e i calcoli dovevano essere svolti singolarmente per ciascun dipendente. Un eventuale ritardo avrebbe irritato tutti. Ma grazie a Workday Prism Analytics, che ha integrato tutti i dati in maniera fluida e centralizzata, siamo riusciti a rispettare i tempi".
Goller riconosce che parte del merito va a un consulente esperto di Workday che ha aiutato il team a partire col piede giusto e a mettere a frutto Prism Analytics nel modo migliore. "Abbiamo evitato le false partenze, che avrebbero rischiato di non farci rispettare la scadenza", commenta. "Abbiamo aggiunto tutti i dati giusti al nostro modello senza sforzo, li abbiamo testati, per poi inserirli nel nostro sistema di produzione per la gestione paghe senza intoppi".
La polizza contro l'insolvenza: un passo nella direzione del self-service
I lavoratori tedeschi possono prendere un congedo sabbatico pluriennale. In DATEV questo è possibile per un massimo di tre anni. Prima dell'inizio del congedo, il lavoratore ottiene una somma da utilizzare durante il periodo di assenza. Goller spiega: "Tutte le aziende sono tenute ad assicurare questi importi, che possono costituire un’importante voce di bilancio che i revisori dei conti esaminano con attenzione; è così che funziona anche in DATEV. Ogni anno a dicembre dobbiamo produrre un report per la compagnia assicurativa, che rettifica il premio in base all'importo totale che abbiamo accantonato a bilancio. Dobbiamo fornire un report sugli importi anche a ciascun lavoratore, con cadenza annuale".
Siamo stati in grado di arricchire i nostri processi aziendali molto di più di quanto avremmo potuto fare prima, grazie ai dati dei report generati da Workday Prism Analytics.
Technical Architect
Utilizzando il data hub di Workday Prism Analytics per generare questi report a partire da dati eterogenei, Goller ha prodotto a dicembre il report per la compagnia assicurativa e quelli per i singoli lavoratori, come da linee guida. "Era necessario ricorrere anche a dati storici provenienti dal nostro vecchio gestionale e il caricamento è stato rapidissimo", spiega. "Ora che il report viene prodotto in Prism e l'elaborazione viene svolta quasi interamente in Workday, i dipendenti possono generare da soli i propri report personali. Attualmente le nostre funzionalità self-service comprendono l'accesso sicuro ai fogli di presenza, alle buste paga e ad altri dati personali".
Goller non deve più subire trasformazioni complesse dei dati per generare diversi tipi di report. Dichiara: "Non ho una gran competenza tecnica, per cui integrare i dati in Workday servendosi del data hub di Prism Analytics è molto più facile che in passato. Si crea un report in Workday, si estrapolano i dati in Prism e poi li si combina con i dati provenienti dall'esterno. L'ultima fase consiste nel comparare e integrare i dati, il report è così pronto. E se si scopre un errore, è facile correggerlo".
Il RGPD richiede la riservatezza e la conformità dei dati
Il RGPD dell'UE è un corpus normativo complesso e violarlo può comportare costi notevoli. Uno degli adempimenti previsti è la cancellazione dei dati di un soggetto qualora non siano più necessari o l'interessato ne faccia richiesta. Goller conclude: "Possiamo impostare dei calendari con scadenze per archiviare o cancellare particolari dati HR servendoci di Prism nel nostro ambiente Workday. In aggiunta alla sicurezza integrata di Workday, questa funzionalità ci aiuta a proteggere i dati dei dipendenti e a garantire la nostra conformità al RGPD; due requisiti essenziali per il management e i consigli dei delegati dei lavoratori di DATEV".