Sfide
Seconda cooperativa edilizia per dimensioni del Regno Unito, la Coventry Building Society operava con un gestionale legacy obsoleto e sovrasfruttato che non riusciva in nessun modo a stare al passo con le esigenze dell'azienda. I problemi erano tanti: la revisione delle paghe era svolta mediante "centinaia e centinaia" di fogli Excel; elaborare i pagamenti era impossibile per due settimane al mese; l'aggiornamento del sistema costava più della sua sostituzione; ma soprattutto, Payroll era in procinto di non essere più supportato. È stata questa la goccia che ha fatto traboccare il vaso e ha indotto la Coventry a cercare una nuova soluzione.
La decisione di investire in un nuovo gestionale ha migliorato di molto la vita ai nostri dipendenti.
Chief People Officer
Un prodotto che si conosce ispira fiducia
Scegliere un nuovo partner è stato un grosso passo e avrebbe comportato un investimento sostanzioso per la Coventry Building Society. La gara d'appalto ha messo dunque tutti i dettagli sotto la lente. Il team di Workday è stato l'unico a presentarsi e a rispondere immediatamente a tutte le domande. Il comitato della Coventry che presiedeva la selezione, composto da dirigenti ma anche da professionisti IT, manager e utenti finali, lo ha considerato un ottimo segno.
Anche la soluzione proposta da Workday ha fatto un'ottima figura. Lucy Becque, Chief People Officer della Coventry, dichiara: "È stato per via della perfetta integrazione delle funzioni di sicurezza nel sistema, è stato per via degli insight rivolti ai manager, è stato per via della strabiliante esperienza utente, è stato per via della configurazione talmente semplice che possiamo farla da soli: è stato per via di tutto questo che ci siamo decisi all'unanimità a favore di Workday. Era mille miglia avanti rispetto a tutto quello che avessi visto prima in vita mia".
Il sostegno alla decisione non è venuto meno dopo l'assegnazione dell'incarico. Racconta Becque: "Tenevamo tantissime sessioni dimostrative e ogni volta godevamo nel vedere la reazione della gente, lo sbalordimento che mostravano quando vedevano la differenza rispetto al nostro gestionale legacy".
Abbiamo smantellato 23 processi manuali solo il primo giorno, mettendoci sulla buona strada per abbandonare la carta.
Chief People Officer
Il potere di trasformare
Già il primo giorno il team ha dismesso ben 23 processi manuali, avviando un percorso di abbandono della carta che ha rivoluzionato le modalità di lavoro di HR e le sue interazioni con dipendenti e manager. I dipendenti hanno riscontrato che l'utilizzo di Workday è così intuitivo da non necessitare praticamente delle istruzioni che erano state predisposte per loro. I processi sono stati snelliti fino a diventare irriconoscibili: i moduli firmati e controfirmati, per esempio, sono stati rimpiazzati da un singolo invio digitale, con notevole risparmio di tempo ed energie. Grazie a questo come ad altri progressi, il personale può essere più autosufficiente e produttivo, col risultato di aumentare il tempo a disposizione per le attività gestionali. Modificare la configurazione di Workday per attivare nuove funzionalità è un'operazione semplice, e tutti hanno sempre a disposizione quello di cui hanno bisogno.
Ora siamo in grado di elaborare le spese in Workday ogni quindici giorni invece che ogni mese, il che va a tutto vantaggio dell'employee experience.
Chief People Officer
Informazioni migliori, decisioni migliori
Il rischio di commettere errori manuali è stato quasi eliminato, col risultato di accrescere non poco la fiducia che il personale della Coventry ripone nei dati. Ora i dipendenti hanno l'autonomia per accedere ai propri dati e gestirli. I manager, dal canto loro, hanno le informazioni di cui necessitano per prendere decisioni ottimali e l'autorità per usarle.
Adesso è anche molto più semplice individuare tendenze e sviluppi ricorrenti del personale: per esempio, è più facile monitorare gli obiettivi di diversity e inclusione, oppure quantificare le assenze per COVID; basta un clic. Continua Becque: "Abbiamo appena completato la nostra prima revisione delle paghe e io vedevo sotto i miei occhi quali decisioni venivano prese e qual era il quadro che andava formandosi. Qualsiasi anomalia veniva segnalata e semplificata. È stata un'esperienza trasformativa".
L'esperienza di tutti in azienda è stata trasfigurata: adesso ciascuno sa con certezza dove risiede ciascun processo senza dover perdere tempo a rincorrere i dati, a retrodatarli o a versare acconti.
Chief People Officer
"Fare le cose in modo differente e migliore..."
La pandemia di COVID-19 ha impresso una forte accelerazione alla digital transformation della Coventry, motivata dalla necessità di comunicare, gestire e interagire in modalità esclusivamente virtuale. Per il team HR, Workday ha dato un potente impulso all'automazione dei processi. "Prima della pandemia i dipendenti che lavoravano da casa non erano mai più di 200. Poi all'improvviso sono diventati 1600. Con Workday siamo stati spronati a cambiare e a migliorare il nostro modo di pensare e agire, invece di fare ciò che ci era famigliare ma non era di nessuna utilità", commenta Becque.
Si vede chiaramente che Workday è un sistema progettato da zero, non un collage di pezzi diversi che sono stati incollati insieme. È per questo che è stato in grado di fornirci un'esperienza assai snella ed efficace.
Chief People Officer