TraceLink exploite une plateforme réseau digitale de premier plan pour l'orchestration intelligente de la supply chain pharmaceutique mondiale. Avec plus de 800 collaborateurs répartis dans sept pays, maintenir l'agilité interne est essentiel. Pour y parvenir, l'équipe RH de TraceLink a pris conscience de la nécessité de moderniser ses opérations RH, en remplaçant ses processus manuels et cloisonnés ainsi que ses workflows basés sur des feuilles de calcul qui étaient devenus partie intégrante des activités quotidiennes.
Pour mener cette transformation, la fonction RH s'est tournée vers Workday Extend en 2022 avec la volonté d'automatiser les workflows administratifs, d'améliorer la visibilité des données et de créer un modèle opérationnel plus évolutif et efficace pour gérer ses effectifs globaux.
Un guide pour une innovation rapide
En se concentrant sur des cas d'usage RH à fort impact, l'équipe RH de TraceLink, soutenue par une fonction technologique RH réduite, a déployé dix applications Workday Extend avec seulement deux développeurs Extend. Ces applications sont spécialement conçues pour optimiser les processus liés aux effectifs les plus complexes et nécessitant une forte implication humaine.
L'approche de l'entreprise repose sur trois principes :
- Commencer petit, itérer rapidement : permet une expérimentation rapide et une amélioration continue
- Adopter un modèle de développement piloté par les tests : garantit des applications résilientes et prêtes pour la production
- Favoriser l'apprentissage continu : exploite les insights de la communauté des développeurs Workday
À ce jour, les applications créées par l'équipe RH de TraceLink ont automatisé plus de 6 500 transactions et permis d'économiser plus de 500 heures de travail RH manuel par an, tout en augmentant de 20 % l'utilisation du self-service Workday.
« Workday Extend a comblé l'écart entre les fonctionnalités RH natives et nos besoins RH spécifiques, explique Marianna McGrath, Director, People Operations. Nous disposons désormais de l'agilité nécessaire pour créer des solutions RH personnalisées qui ont un réel impact. »
Extend et créativité vont de pair. Imaginez l'impossible. Des choses qui n'étaient pas possibles avec Workday il y a quelques années le sont désormais avec Extend.
Manager, HR Technology chez TraceLink
Accélérer l'embauche d'intervenants externes à grande échelle
L'équipe RH de TraceLink est chargée de gérer l'onboarding et le cycle de vie des partenaires de services qui soutiennent les opérations mondiales. Auparavant, ce processus reposait largement sur des e-mails dispersés et une coordination manuelle entre différents systèmes.
Afin de résoudre ce problème, l'équipe RH a conçu l'application Service Partner Management dans Workday Extend, offrant ainsi un tableau de bord centralisé qui couvre l'ensemble du cycle de vie des partenaires, depuis la demande et l'onboarding jusqu'à l'offboarding. Les managers peuvent initier des demandes via un simple formulaire, déclenchant ainsi automatiquement des workflows qui créent des postes, attribuent des accès aux systèmes et informent en temps réel les acteurs impliqués.
À la fin d'un contrat, l'offboarding est tout aussi rationalisé, avec une révocation automatique des accès aux systèmes en quelques clics.
En concevant et en déployant cette solution, l'équipe RH de TraceLink a réduit de 80 % le délai d'embauche des partenaires de services, ce qui a permis aux équipes de se développer plus rapidement tout en maintenant la conformité et une piste d'audit complète.
Assurer la précision de la paie grâce à une automatisation unifiée
L'équipe RH et Paie de TraceLink gère les paiements mondiaux liés aux heures d'astreinte supplémentaires, auparavant suivies et calculées manuellement à l'aide de feuilles de calcul. Ce processus nécessitait des efforts considérables pour compiler, valider et charger les données chaque mois.
Grâce à Workday Extend, l'équipe RH a transformé ce processus en une expérience en self-service rationalisée. Les collaborateurs soumettent désormais leurs demandes d'astreinte directement dans Workday, où une logique intégrée calcule automatiquement le bon niveau de rémunération et le montant correspondant. Les managers approuvent les demandes au sein du système, déclenchant automatiquement le traitement de la paie via une intégration ADP.
Cette automatisation pilotée par les RH garantit des paiements précis, dans les temps et entièrement traçables, tout en réduisant considérablement les efforts manuels.
Aujourd'hui, l'application On-Call Payments permet d'économiser plus de 20 heures par mois et offre une visibilité en temps réel sur l'utilisation des effectifs et les dépenses associées, renforçant ainsi la planification, la conformité et la préparation aux audits.
Nous avons pu remplacer certaines de nos feuilles de calcul les plus volumineuses, qui nécessitaient une supervision manuelle, par des workflows automatisés dans une application Extend.
Manager, HR Technology chez TraceLink
Offrir un support en temps réel en cas d'urgence
Chez TraceLink, les équipes responsables des RH, de la communication d'entreprise et de la continuité de l'activité avaient besoin d'un moyen plus efficace de communiquer avec les collaborateurs lors d'événements critiques. Les processus existants reposaient sur des outils déconnectés et un suivi manuel, limitant la visibilité et le temps de réaction.
Pour répondre à ce besoin, l'équipe technologique RH de TraceLink a conçu l'application Emergency Console dans Workday Extend, créant ainsi un hub de communication centralisé. L'application permet aux dirigeants d'envoyer des alertes ciblées par SMS, e-mail et message vocal, tout en capturant en temps réel les réponses des collaborateurs.
Toutes les réponses sont automatiquement enregistrées dans Workday, offrant aux RH et à l'équipe dirigeante une visibilité en temps réel sur la situation des collaborateurs lors des urgences.
En développant cette solution nativement dans Workday, l'équipe RH a garanti un accès sécurisé aux données sensibles selon le rôle, tout en élargissant les capacités de communication grâce à des intégrations avec Twilio, Workato et SendGrid, offrant ainsi une solution de gestion de crise évolutive et rentable.
Centraliser les principes de leadership dans le processus de développement
L'équipe RH de TraceLink a créé l'application Promotion Nomination afin d'apporter davantage de structure et de cohérence aux décisions d'évolution professionnelle des talents. Auparavant, des formats incohérents et une visibilité limitée rendaient difficile l'évaluation équitable des candidats.
L'application est intégrée directement au profil du collaborateur, guidant les managers à travers un processus d'évaluation structuré, aligné sur les principes de leadership de TraceLink. Les managers fournissent des évaluations, une justification à l'appui et un contexte détaillé, permettant aux Business Partners RH de prendre des décisions plus éclairées.
En concevant ce processus au sein de Workday, l'équipe RH a instauré une approche plus transparente, cohérente et équitable des promotions, tout en capturant des insights historiques qui soutiennent le développement des talents à long terme et la croissance de l'entreprise.
Avec Extend, nous donnons vie à nos principes de leadership. En les intégrant directement dans le processus de promotion, nous reconnaissons non seulement les résultats, mais aussi les comportements qui façonnent notre culture.
Chief People Officer chez TraceLink
Renforcer l'impact de l'entreprise et donner aux collaborateurs du monde entier les moyens d'agir
Grâce à Workday Extend, l'équipe RH de TraceLink a mis en place un hub d'innovation très agile et développe en continu des applications qui améliorent à la fois l'efficacité opérationnelle et l'expérience collaborateur.
D'autres solutions, notamment Visa Management, In-Office Medical Accommodations, Tuition Reimbursement et Charitable Donations, ont permis à l'équipe RH d'éliminer les processus manuels, de réduire sa dépendance aux feuilles de calcul externes et d'obtenir des insights en temps réel sur les effectifs.
Ce travail démontre comment l'équipe RH de TraceLink, même avec une petite équipe de développement, parvient à conduire une transformation à l'échelle de l'entreprise, en modernisant les opérations liées aux effectifs et en générant un impact mesurable à grande échelle grâce à Workday Extend.