Fidèle à sa devise « Tech Meets Sport », Sport Alliance est une entreprise complexe qui répond aux besoins de digitalisation de plus de 8 000 salles de sport et autres organisations sportives dans toute l'Allemagne. Sa vaste gamme de services inclut des logiciels Cloud de gestion des salles de sport, des applications mobiles complètes, des solutions d'abonnement en ligne et des services financiers sportifs.
Issue de la fusion de plusieurs petites entreprises spécialisées, Sport Alliance a évolué pour devenir une entreprise de capitaux privés. À son arrivée chez Sport Alliance en 2022, le CFO Philipp Rusch constate que l'entreprise est « sur une trajectoire de croissance forte, avec une augmentation annuelle des ventes de 15 à 20 % et d'autres acquisitions à venir. »
Maîtriser les complexités liées à une croissance rapide
Cependant, Philipp Rusch constate également des problèmes non résolus. « Une telle croissance nous a permis un développement fulgurant, mais cela s'est également traduit par des difficultés importantes pour nos fonctions Finance et RH. La première en particulier avait besoin d'une transformation : les processus, la structure, le personnel, plus rien n'était adapté, explique Philipp Rusch. Et aucun budget de fonctionnement précis ne pouvait être déclaré pour l'entreprise. »
Philipp Rusch a rapidement jugé que Workday Adaptive Planning offrirait les fonctionnalités de base nécessaires, d'abord pour réaliser la transformation souhaitée de la fonction Finance, puis pour fournir les fonctionnalités continues dont l'entreprise en forte croissance aurait besoin dans le futur. « J'ai décidé de déployer Workday Adaptive Planning pour résoudre le problème à la fois de soutien et de planification auquel nous étions confrontés, explique Philipp Rusch. Et la situation était si urgente que nous avons dû connaître l'un des cycles de vente et d'implémentation les plus courts qui soient ! »
Nous avons dû connaître l'un des cycles de vente et d'implémentation les plus courts qui soient !
– Philipp Rusch, CFO
Une solution « mini-invasive », rapide et facile à utiliser
Philipp Rusch a choisi Workday Adaptive Planning principalement pour son côté intuitif. « Dans le jargon médical, on parle de "mini-invasivité". En d'autres termes, cette solution offre une couche analytique, que vous pouvez utiliser pour superposer le système, sans avoir besoin de toucher aux systèmes ERP ou RH », poursuit Philipp Rusch.
Le côté intuitif de Workday Adaptive Planning a aidé à accélérer le déploiement pour Sport Alliance. « J'ai dû présenter un plan au conseil d'administration, mais il n'aurait servi à rien s'il n'avait pas été correctement ancré dans l'entreprise, s'il n'avait permis aucune responsabilisation et s'il n'avait pas pu être ajusté en temps réel à une vitesse adéquate », explique Philipp Rusch.
Philipp Rusch a signé le contrat avec Workday le 14 septembre 2022, et Workday Adaptive Planning a été déployé pour le premier cycle de planification le 21 octobre. « Le premier budget créé dans Workday Adaptive Planning a été validé par le conseil d'administration le 2 décembre », poursuit Philipp Rusch.
« En plus de cela, nous avons également réussi à déclarer la situation réelle de janvier. Nous avancions à une vitesse incroyable, ajoute-t-il. Mais c'était une nécessité, compte tenu de la complexité de l'environnement dans lequel nous opérions. Ce fut une réussite capitale pour l'entreprise. »
De nouveaux niveaux de transparence et de responsabilité
Après avoir établi le premier budget de Sport Alliance à l'aide de Workday Adaptive Planning, l'équipe a rapidement compris que Workday avait également renforcé la transparence et la responsabilité de l'entreprise.
« Notre activité étant très dynamique, nous devions auparavant émettre des hypothèses et des conjectures dans le cadre du processus de planification, explique Philipp Rusch. Celles-ci ne se concrétisent pas toujours dans la pratique, surtout dans une période aussi instable, l'entreprise pouvant se développer d'une manière quelque peu différente de ce que nous avons anticipé. »
Cependant, grâce à Workday Adaptive Planning, Philipp Rusch a facilement pu apporter les ajustements nécessaires en se basant sur d'autres informations clés. « J'avais promis au conseil d'administration que je leur présenterais de nouvelles prévisions en mars, suivies d'un budget ajusté de manière appropriée, poursuit Philipp Rusch. Ce budget a été présenté aux 25 chefs de service le 9 avril. »
Philipp Rusch souligne le rôle clé joué par Workday Adaptive Planning dans le processus d'élaboration de budgets. « Avant le déploiement, il aurait tout simplement été impossible d'établir un budget précis et adapté à nos besoins, indique Philipp Rusch. Je tiens tout particulièrement à remercier la formidable équipe de Kainos, notre partenaire d'implémentation. Nous les avons bousculés un peu pour appliquer ce que nous voulions au cours du processus, en demandant sans cesse "Quel est notre produit à la viabilité minimale ?" Ils ont assuré tout au long du processus. »
Avant le déploiement de Workday Adaptive Planning, il aurait tout simplement été impossible d'établir un budget précis et adapté à nos besoins.
– Philipp Rusch, CFO
Déléguer la responsabilité de la création de scénarios précis
Philipp Rusch espérait également que Workday Adaptive Planning permettrait aux chefs de service de Sport Alliance d'assumer l'entière responsabilité de leurs dépenses.
« Pour y parvenir, ils doivent parfaitement connaître leur budget, explique Philipp Rusch. Ils doivent pouvoir créer des scénarios précis, et c'est exactement ce que Workday Adaptive Planning leur offre à eux, et à l'entreprise dans son ensemble. »
Philipp Rusch souhaite gérer Sport Alliance d'une manière unique, et c'est ce que Workday Adaptive Planning lui permet de faire. « Je dois disposer d'un moyen clair de comparer le budget avec les mesures réelles, explique Philipp Rusch. La responsabilisation est très importante à mes yeux, et je veux pouvoir déléguer l'autorité aux chefs de service. Ces derniers peuvent ensuite établir leurs propres budgets et grâce à Workday Adaptive Planning, je peux les adapter de manière dynamique via une interface utilisateur simple, que nous pouvons gérer nous-mêmes. »
Philipp Rusch souligne également la simplicité apportée par Workday Adaptive Planning à la planification budgétaire. « La planification du personnel dépend du rôle. Cela signifie qu'en fonction de chaque rôle, les changements d'effectif et de rémunération peuvent être planifiés de manière simple selon les groupes et les embauches prévus, poursuit-il. Cet outil est extrêmement transparent et a considérablement rationalisé le processus de planification. »