Rubrik gagne en agilité grâce à une planification de l'entreprise dans sa globalité

« Nous prévoyons d'accroître la puissance de l'entreprise grâce à une planification solide, précise et efficace, ce qui est désormais possible grâce à Workday Adaptive Planning. » – Vice President of IT Business Applications

Rubrik, fournisseur mondial de solutions de gestion et de protection des données dans le Cloud, connaît une croissance rapide, concrétisée par un effectif de 1 500 collaborateurs en quatre ans. L'entreprise avait déployé Workday Human Capital Management pour améliorer l'expérience collaborateur, offrir une plus grande visibilité organisationnelle aux dirigeants et alléger la charge des RH en matière de fourniture de services et de reporting.

Avant Workday, la planification manuelle entravait l'agilité de l'entreprise, pourtant essentielle à sa réussite. L'entreprise effectuait encore sa planification stratégique à l'aide de feuilles de calcul, ce qui se traduisait par des données fragmentées et des lacunes en matière de collaboration qui réduisaient sa capacité à planifier ou à gérer activement son expansion.

Au départ, Rubrik a déployé Workday Adaptive Planning uniquement pour la planification financière. Mais, après que l'application a contribué à réduire les clôtures trimestrielles de 3 mois à 7 jours seulement, Rubrik a étendu le déploiement de Workday Adaptive Planning pour gérer les données de planification RH, Ventes et Demande.

Ce faisant, elle a ouvert des possibilités de collaboration interfonctionnelle et d'amélioration des performances. Avec une nouvelle base de planification utilisant des données cohérentes et en temps réel, Rubrik a cherché à accélérer encore plus les processus de planification en développant des intégrations tierces avec Workday Adaptive Planning.

Cela a permis une plus grande automatisation de la planification pour les fonctions Finance, Opérations, Ventes, Demande, RH et IT. Désormais, les équipes de Rubrik produisent un bilan et un compte de résultat complets, avec des données qui affluent continuellement d'un trimestre à l'autre, ce qui garantit que les examens trimestriels des activités (QBR), autrefois sporadiques, sont effectués de manière cohérente. La planification est devenue plus efficace et plus précise et a permis de répondre à la demande du DAF, à savoir des clôtures en 3 jours.

Grâce à une agilité et une visibilité renouvelées dans l'ensemble de l'entreprise, Rubrik peut être plus réactif aux tendances du marché et prendre des décisions plus rapidement, en s'appuyant sur des rapports de gestion et des analyses personnalisés à la minute près.

Défis

Des données non valides entravaient la prise de décisions

Sans confiance dans les données utilisées pour le reporting financier périodique et le plan d'exploitation annuel, les dirigeants ne pouvaient pas se sentir en confiance pour prendre des décisions cruciales ou rendre compte au conseil d'administration.

 

Les feuilles de calcul empêchaient la planification RH

Compte tenu du taux de croissance rapide et du fait que le personnel constitue l'une des plus grandes dépenses pour une entreprise de logiciels, Rubrik avait besoin de moyens plus précis et plus efficaces que les feuilles de calcul pour suivre la croissance et planifier les dépenses en personnel en temps réel.

 

Difficulté à déterminer les territoires

Le processus qui consiste à prendre un grand ensemble de données multidimensionnelles et à le découper de nombreuses façons différentes pour finalement arriver à des territoires était trop complexe et trop difficile à visualiser avec des feuilles de calcul.

 

Le manque d'intégrité des données limitait la visibilité des stocks

La planification de la demande et la gestion des coûts des expéditions de matériel de parties tierces de Rubrik ont été compromises par des problèmes de contrôle des versions provenant de feuilles de calcul inexactes, ce qui a rendu impossible la confirmation de l'ampleur de ces pertes.

Je pense que la mise en œuvre de Workday Adaptive Planning a constitué une avancée significative pour notre entreprise. L'automatisation complète de la planification jette les bases de notre croissance.

Vice President of IT Business Applications

Résultats

L'automatisation des données réelles libère l'agilité organisationnelle

Grâce à l'accès sécurisé et permanent aux données en temps réel offert par Workday, Rubrik planifie les activités dans toute l'entreprise avec la collaboration de plusieurs équipes, depuis la Finance jusqu'aux Opérations. Ainsi, le processus de reporting trimestriel est devenu beaucoup plus efficace et précis, permettant à l'équipe Finance d'effectuer des QBR cohérentes en 3 jours, conformément aux attentes du DAF.

 

La visualisation des données permet d'aligner les besoins en personnel sur la croissance

En plaçant toute la planification des dépenses RH dans Workday, Rubrik peut planifier et prévoir par effectifs et par personne à embaucher, y compris les déplacements et les dépenses, les calculs des primes et des avantages sociaux, et les augmentations au mérite en fonction des besoins d'expansion. Des rapports détaillés permettent à Rubrik de bénéficier d'informations exploitables plus approfondies sur les dépenses par centre de coûts, par compte et même par installation.

 

Conception intuitive des territoires

Grâce à la présentation visuelle des données dans le tableau de bord de Workday Adaptive Planning, ce qui était auparavant un fouillis de régions dans une feuille de calcul devient clair sur une carte de type heatmap pour la visualisation des territoires, depuis les hiérarchies géographiques jusqu'au niveau du code postal, et pour le découpage en fonction d'attributs supplémentaires tels que le TAM (marché total adressable d'un territoire). La possibilité d'effectuer une analyse « de simulation » permet à l'équipe Opération ventes de déplacer des comptes dans différents territoires et de voir immédiatement l'impact.

 

Une planification de la demande très visible réduit les coûts de gestion des stocks

Les niveaux et les coûts de gestion des stocks sont désormais contrôlés par l'équipe Opérations en temps réel, tandis que les prévisions mensuelles, trimestrielles et annuelles pour la planification de la demande et des stocks améliorent la prise de décisions de la direction.


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