Lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé l'Europe en 2020, Scout24 utilisait un système complexe de prévision et de planification. Les données étaient d'abord compilées dans Excel, et jusqu'à 90 collaborateurs avec des responsabilités budgétaires dans plusieurs entités devaient ensuite intervenir pour élaborer leurs plans.
Selon Philipp Dobberow, Director Controlling, Reporting & Procurement de Scout24 : « Les fichiers étaient ensuite envoyés à mon équipe, qui effectuait les contrôles de qualité et des données, avant de les transférer dans le système de consolidation aux fins de reporting pour les différents clients. Dans la plupart des cas, le résultat n'était pas celui escompté à la première tentative et le fait de devoir composer avec plusieurs itérations entraînait jusqu'à quatre mois de blocage dans le processus de budgétisation. »
La nécessité d'une planification d'entreprise agile dans l'incertitude
Le problème était de taille. La situation était d'autant plus complexe que les données se trouvaient dans 90 fichiers Excel distincts et que rien n'était intégré. Cette organisation compliquait la planification de scénarios, et l'arrivée de la pandémie n'a rien arrangé. « Cela a entraîné d'importantes complications pratiques, évoque Philipp Dobberow. Les confinements et déconfinements successifs ont eu un impact sur notre activité. Nous ignorions par exemple quand les personnes à la recherche d'un bien pourraient à nouveau rencontrer les agents immobiliers, ce qui se répercuterait sur nos opérations en ligne. »
Ce ne sont là que quelques-uns des facteurs qui ont convaincu Scout24 qu'un nouveau système agile de gestion, de planification et de reporting était nécessaire. Comme l'explique Philipp Dobberow : « Nous devions pouvoir prendre des décisions financières rapides et data-driven, et réagir plus rapidement face aux changements réglementaires. C'est pourquoi nous avons décidé de remplacer notre système par la plateforme d'entreprise Workday Adaptive Planning. »
Grâce à Workday Adaptive Planning, nous pouvons nous adapter rapidement et développer notre modèle nous-mêmes, ce qui est un avantage clé en cette période inédite.
Philipp Dobberow, Director Controlling, Reporting & Procurement
Une approche collaborative en temps réel du rolling forecast
Scout24 avait des exigences claires pour sa nouvelle solution de planification et de reporting. « Elle devait d'abord être collaborative pour permettre à tous les acteurs impliqués de contribuer au processus de planification et de prévision », explique Philipp Dobberow.
« Toutes les données devaient pouvoir être traitées en temps réel et fusionnées pour révéler de nouveaux insights. Il fallait également que la solution offre un processus continu de planification et de prévision, pour une approche de type rolling forecast tout au long de l'année. Enfin, la solution devait couvrir tous les sous-plans de l'entreprise, de sorte que chaque sous-domaine puisse être intégré à un plan financier global. »
Une seule solution rassemblait clairement tous ces avantages : Workday Adaptive Planning. Philipp Dobberow précise qu'un bon nombre des bénéfices escomptés ont été rapidement atteints. « Nous avons commencé avec un partenaire d'implémentation, mais nous sommes vite passés à la vitesse supérieure et nous avons pu faire beaucoup de choses seuls assez rapidement », explique-t-il.
« C'est un gros avantage, car nous pouvons adapter nous-mêmes de nombreux éléments, comme la création de nouvelles dimensions ou le marquage de nouveaux attributs pour un reporting plus rapide et l'ajout de nouveaux centres de coûts. Nous pouvons donc réagir de manière rapide, précise et agile lorsque nous travaillons avec de nouveaux scénarios et des centres de coûts supplémentaires. En outre, l'intégration des entités récemment acquises se fait beaucoup plus vite. »
L'utilisation des montants réels supprime la phase de préparation du budget
Scout24 se passe désormais des fichiers Excel et établit des prévisions mensuelles directement dans Workday Adaptive Planning. Comme l'explique Philipp Dobberow : « Nous organisons maintenant une réunion mensuelle avec les managers des différentes divisions, où nous passons en revue la situation actuelle et discutons des changements prévus pour l'exercice financier en cours et jusqu'à la fin de l'année. Nous pouvons ensuite mettre à jour ces informations directement dans le système avec les planificateurs, ce qui signifie que nous disposons désormais d'un cycle de rolling planning mensuel. »
Scout24 n'a pratiquement plus besoin de phase préparatoire pour le processus de budgétisation, car les données réelles sont directement disponibles dans Workday Adaptive Planning et mises à jour quotidiennement à partir du système ERP sous-jacent. Les planificateurs peuvent donc travailler directement sur la base d'éléments réels. Comme l'explique Philipp Dobberow : « Cela signifie que nous n'avons plus besoin de transférer les données, de les préparer, de les envoyer, de les collecter et de les traiter de nouveau. Avec Workday Adaptive Planning, les trois semaines de préparation ont été quasiment réduites à zéro, et le processus global de planification ne prend plus que deux ou trois semaines. C'est un gain de temps très important. Sans compter que cela réduit aussi drastiquement le risque d'erreurs. »
Avec Workday Adaptive Planning, les trois semaines de préparation ont été quasiment réduites à zéro, et le processus global de planification ne prend plus que deux ou trois semaines.
Philipp Dobberow, Director Controlling, Reporting & Procurement
Planification rationalisée : plus rapide, plus fiable, plus efficace
Depuis cette implémentation, la fonction de planification centralisée de Scout24 a elle aussi été considérablement rationalisée. Comme le souligne Philipp Dobberow : « Par le passé, les données du système ERP étaient fusionnées dans Excel et transmises aux responsables des différentes entités, qui devaient alors analyser les données au cours de la semaine suivante.
Maintenant, il suffit d'organiser une réunion, de regarder ensemble l'interface Web de Workday Adaptive Planning, de réviser les données, d'examiner les écarts et d'en discuter.
C'est rapide, efficace, et laisse peu de place à l'erreur. »