Comme beaucoup d'entreprises, NetApp avait du mal à faire parler rapidement et efficacement les données de ses contrats. Lorsque des projets se présentaient, il fallait les externaliser à des prestataires de services juridiques, qui utilisaient des solutions et processus manuels entravant la capacité de l'équipe à explorer les données contractuelles comme l'exigeaient les besoins de l'entreprise. L'équipe commençait avec un objectif particulier en tête, mais à mesure qu'elle réfléchissait à une solution, de nouveaux éléments l'obligeaient à prendre une direction plus complexe et à ajuster continuellement les processus pour atteindre le nouveau résultat souhaité. Chaque fois qu'une nouvelle information était révélée au cours d'un examen approfondi, l'équipe devait tout reprendre.
Le catalyseur COVID
Le COVID-19 a confronté le service juridique de NetApp à la nécessité d'utiliser l'IA pour faire face aux disruptions soudaines de la supply chain. La pandémie a créé des goulots d'étranglement au niveau de l'approvisionnement, obligeant l'entreprise à examiner quels clients accepteraient des expéditions partielles et quels recours elle avait auprès de ses principaux fournisseurs à travers le monde. Du point de vue de la gestion des contrats, comme la formulation « livraison partielle » n'avait pas été utilisée comme marqueur dans les contrats, NetApp devait examiner des dizaines de milliers de contrats afin de répondre à toute une série de nouvelles éventualités. Tout échec pourrait entraîner des litiges, le mécontentement des clients et, pire encore, se répercuter sur les revenus.
Avant la pandémie, personne n'aurait jamais imaginé que notre secteur serait amené à examiner en masse les clauses de force majeure pour presque tous nos contrats fournisseurs, avec la nécessité d'obtenir des résultats quasiment en temps réel.
VP Law, Technology, and Operations
Transformer le service juridique en générateur de revenus
En utilisant l'exploration de texte pilotée par l'IA de Workday Contract Intelligence, powered by Evisort AI pour effectuer une recherche « de type Google » dans tous les contrats, NetApp a pu rapidement localiser des dispositions spécifiques qui ont permis à l'entreprise de facturer des expéditions partielles tout en maintenant la satisfaction client. La plateforme Workday a permis à l'équipe juridique de NetApp d'entraîner son outil d'IA en une semaine et d'effectuer une recherche sur les expéditions partielles dans l'ensemble du référentiel, soit 24 000 contrats, pour en faire ressortir 600 en quelques jours, avec 90 variantes de dispositions relatives à l'expédition partielle.
« Nous pensions rechercher des séries de termes spécifiques, mais nous avons découvert que certains clients formulaient ce problème d'une manière différente de celle que nous avions anticipée, explique le VP Law, Technology and Operations. L'IA nous a permis de nous concentrer sur le langage pertinent et les dispositions clés dissimulées dans des paragraphes inhabituels, dans des contrats juridiques denses. » En associant les dates d'expiration avec le langage relatif aux expéditions partielles, l'équipe interfonctionnelle a également pu filtrer les contrats à renouveler sous 90 jours et donner la priorité aux contrats contenant des conditions moins favorables et à renégocier.
Faire évoluer les mentalités
Quel que soit le type de technologie, la conduite du changement est l'élément le plus difficile à gérer. Cependant, le fait de pouvoir interroger toutes les dispositions possibles et imaginables, sans avoir à mobiliser des fonds ou du personnel, accélère la conduite du changement. Comme l'indique le VP Law, Technology et Operations : « Tout est tellement intuitif que le changement de mentalité se fait naturellement et à une vitesse exponentielle. » Depuis le COVID, NetApp a analysé plus de 90 000 contrats pour répondre à plusieurs projets, notamment des changements d'entités juridiques, des activités post-fusions-acquisitions et des analyses de confidentialité des données. NetApp a tiré parti de la technologie IA d'extraction contractuelle de pointe et des workflows automatisés pour économiser des milliers d'heures et des millions de dollars dans le cadre de plusieurs initiatives stratégiques.
Une fois que vous goûtez à cette fonctionnalité de recherche de contrats optimisée par l'IA, vous ne pouvez plus vous en passer et vous identifiez une multitude de nouveaux cas d'usage.
VP Law, Technology, and Operations