Distribution, précision et sécurité. Pour McKinstry, ces besoins fondamentaux en matière de gestion financière étaient difficiles à satisfaire dans les 50 feuilles de calcul Excel réparties dans toute l'entreprise. Le cabinet d'architecture et d'ingénierie de Seattle a réalisé qu'il devait améliorer son processus d'élaboration des budgets. Workday Adaptive Planning a présenté une meilleure façon de gérer les performances financières. L'automatisation, la remontée des données et les tableaux de bord ont éliminé des heures de travail manuel sur des feuilles de calcul, réduisant ainsi de 65 % le temps consacré à la budgétisation. Plutôt que de consolider et de fixer des formules, l'équipe Finance de McKinstry consacre son temps à l'analyse des données.
Le processus d'implémentation s'est déroulé sans heurts. L'équipe de services aux entreprises a toujours trouvé des solutions à des situations spécifiques grâce à la nature flexible de l'application.
Senior Finance Analyst
Introduction
Fondée en 1960, McKinstry est une entreprise de conception, de construction, d'exploitation et de maintenance qui compte plus de 900 salariés à temps plein et 900 salariés syndiqués. Basée à Seattle, avec 18 bureaux régionaux et un chiffre d'affaires annuel de 500 millions de dollars, McKinstry fournit des services de consulting, de construction, d'énergie et d'installations.
Défis
McKinstry fonctionnait dans un environnement Excel avec 40 à 50 feuilles de calcul circulant dans l'entreprise à tout moment. Il était difficile d'effectuer des récapitulations de base, les utilisateurs apportaient des modifications et cassaient les formules, et il n'y avait pas d'emplacement centralisé pour le budget. En outre, les contrôles de confidentialité étaient insuffisants et les données sensibles pouvaient être consultées en dehors du groupe Finance.
« Notre principal objectif était d'améliorer notre processus de budgétisation dans toute l'entreprise, se souvient Mike Shannon, Senior Finance Analyst chez McKinstry. Nous avions besoin d'une application qui puisse facilement s'adapter à notre système comptable existant. En outre, nous voulions avoir la possibilité de faire des prévisions sur la base de détails réels de manière plus nette que dans notre processus existant basé sur une feuille de calcul. »
Solution
Le DSI de McKinstry a découvert Workday Adaptive Planning, en assistant à un séminaire. La solution répondait aux objectifs de McKinstry en matière d'amélioration du processus. L'application était basée sur le Web et les utilisateurs des bureaux régionaux pouvaient y accéder de n'importe où. Le service Finance pourrait également gérer et contrôler les formules et les hypothèses au sein de l'outil. Enfin, Workday Adaptive Planning pouvait facilement s'adapter à leur système comptable existant, normaliser les données historiques et permettre les prévisions.
« Les utilisateurs aiment l'application parce que le modèle a été construit de telle manière que l'application a tout calculé et tout prévu. En outre, les managers peuvent se connecter de n'importe où et même travailler sur le budget pendant leurs vacances. »
Selon Mike Shannon, Senior Finance Analyst : « Après avoir sélectionné Workday Adaptive Planning, le processus d'implémentation s'est déroulé sans problème. L'équipe de services aux entreprises a été réactive et a toujours été en mesure de trouver une solution aux nuances spécifiques de McKinstry en raison de la nature flexible de l'application. Nous avons déployé le système auprès de 58 utilisateurs dans toute l'entreprise, dans les délais prévus ».
Résultats
En déployant Workday Adaptive Planning, l'équipe financière a réduit de 65 % le temps d'élaboration des budgets. En outre, l'application a permis d'éliminer des heures de travail manuel sur feuilles de calcul, auparavant consacrées à l'élaboration de rapports de tableaux de bord pour l'équipe de direction. Désormais, les douze cadres ont accès au tableau de bord de Workday Adaptive Planning sur leur page d'accueil et ils peuvent voir chaque jour où ils en sont, voir l'instantané, et examiner quels services atteignent ou non leurs objectifs de revenus.
« Le feedback des utilisateurs a été excellent, confirme Mike Shannon. Les utilisateurs aiment l'application parce que le modèle a été construit de telle manière que tout a été prédéfini et qu'ils n'ont qu'à entrer les données pour que l'application calcule et actualise le tout. En outre, les managers peuvent se connecter de n'importe où et même travailler sur le budget pendant leurs vacances. » Désormais, l'équipe Finance passe moins de temps à consolider le budget et à fixer des formules et plus de temps à analyser les données. Ils économisent aussi 10 heures par mois sur le développement des rapports mensuels, maintenant que le processus de reporting est automatisé.
Notre principal objectif était d'améliorer notre processus de budgétisation dans toute l'entreprise. Nous avions besoin d'une application qui puisse facilement s'adapter à notre système comptable existant.
Senior Finance Analyst