Avant de débuter son parcours de transformation digitale, Keller Williams avait accumulé plus de 10 ans de contrats prestataires et fournisseurs issus de différents services, stockés dans diverses archives traditionnelles. Les contrats arrivant à expiration et les renouvellements automatiques n'étaient pas répertoriés dans un seul et même calendrier officiel.
L'équipe des achats de Keller Williams souhaitait bénéficier d'une visibilité sur toutes les informations contractuelles, d'un référentiel consultable pour extraire des données essentielles des contrats, et d'un système d'alerte fiable pour les contrats devant bientôt être révisés.
Une mise en œuvre rapide avec une IA contractuelle avancée
Initialement, Keller Williams pensait s'appuyer sur un service traditionnel de gestion de contrats pour résoudre ses problèmes, mais l'entreprise a également contacté Evisort (désormais Workday) pour voir ce qu'une plateforme IA-native de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) de bout en bout pourrait offrir.
Contrairement aux systèmes CLM traditionnels, dont l'intégration peut prendre six mois ou plus, la plateforme Workday a été facile à mettre en œuvre et à utiliser presque immédiatement, aucun codage ni aucune migration de données n'étant nécessaires. En l'espace d'un mois, l'équipe des achats avait un référentiel intelligent et complet, ce qui lui a permis de commencer rapidement à implémenter des workflows de contrats avant signature.
Un ROI dès le premier mois
Un mois après avoir chargé des milliers de contrats dans la plateforme Workday, Keller Williams en a repéré deux pour des services de données que l'entreprise ne prévoyait pas d'utiliser et qui avaient échappé à la vigilance de l'équipe. Sans Workday, Keller Williams aurait été lié pendant un an à deux contrats dont elle n'avait pas besoin. Les économies réalisées grâce à ces deux contrats ont permis de financer la solution Workday.
Keller Williams a également lancé une campagne de recherche de contrats susceptibles d'être annulés ou renégociés sur la base de clauses de force majeure et de la pandémie de COVID-19. Grâce à l'IA personnalisable de Workday, l'entreprise a pu entraîner la plateforme à reconnaître ces clauses uniques en deux jours.
L'IA de Workday a correctement identifié les clauses en se basant sur le contexte du langage, même si la formulation spécifique « force majeure » ne figurait nulle part dans le document. Elle a dressé une liste de 150 contrats de fournisseurs susceptibles d'être réexaminés, synonymes d'importantes économies de trésorerie.
Un cas d'usage élargi dans l'analyse des fusions-acquisitions
Keller Williams a soumis la plateforme Workday à un autre test : son IA pourrait-elle aider l'entreprise dans ses projets de fusions-acquisitions, qu'elle externalisait en temps normal en raison de contraintes de temps et de personnel ?
Keller Williams a confié l'un de ses projets d'acquisition à une société externalisée, qui a détecté 35 contrats importants à réviser. Grâce à l'IA de Workday, l'équipe juridique interne de Keller Williams a revérifié les résultats obtenus par la société externalisée et a découvert que 50 contrats, et non 35, nécessitaient un examen.
Je fais confiance à l'IA d'Evisort (désormais Workday) pour fournir des informations précises et fiables. Lors d'une récente acquisition, Evisort [désormais Workday] a détecté 15 contrats de plus que notre équipe juridique externe.
Procurement Manager
Une gestion des achats génératrice de valeur continue
Avec des milliers de contrats à gérer, obtenir les bonnes informations était auparavant une tâche difficile et chronophage pour Keller Williams. Workday permet désormais à l'équipe des achats de répondre rapidement et avec assurance aux questions des acteurs impliqués. L'IA de Workday se charge du travail fastidieux de localisation et de suivi des points de données et clauses contractuelles clés, permettant ainsi à l'équipe des achats de Keller Williams de consacrer ses ressources humaines à des tâches plus stratégiques.
Régulièrement, des cadres viennent me voir avec des projets majeurs qui exigeraient un lourd travail manuel. Mais Evisort (désormais Workday) me permet de traiter ces demandes très rapidement.
Procurement Manager