HubSpot gère son expansion rapide grâce à la planification Cloud

« Workday Adaptive Planning a permis à mon équipe de réduire la durée d'un cycle de prévision de 15 à 20 %. » – VP of FP&A

Pour une entreprise de logiciels par abonnement comme HubSpot, dont l'activité augmente chaque année de 30 %, il est essentiel de pouvoir prendre des décisions métier éclairées, qu'il s'agisse de déterminer les futurs marchés à aborder, l'endroit où ouvrir le prochain bureau ou s'il vaut mieux investir dans les prospects ou dans les clients existants. Alors que l'entreprise s'est rapidement développée en 2019 pour atteindre des revenus de plus de 500 millions de dollars et un effectif de plus de 2500 collaborateurs, la fonction Finance peinait à suivre le rythme des changements et de la croissance de l'entreprise. Les prévisions ad hoc et la saisie manuelle des données laissaient trop de place aux erreurs potentielles de prévision et faisaient perdre un temps précieux consacré à la consolidation et à la révision des données des feuilles de calcul plutôt qu'à leur analyse.

Aujourd'hui, grâce à Workday Adaptive Planning, la fonction Finance est plus agile pour soutenir l'expansion rapide de HubSpot. Elle dispose non seulement de données plus précises, mais aussi de plus de temps pour offrir une analyse à forte valeur ajoutée et ainsi améliorer le processus décisionnel de l'entreprise.

Défis

Expansion rapide

À mesure que l'entreprise se développait, la fonction Finance a dû s'adapter à l'ajout de nouvelles entités, de nouveaux centres de coûts, de nouveaux comptes, de nouveaux collaborateurs et de nouvelles hypothèses de prévision. L'équipe devait également permettre aux nouveaux membres d'avoir une visibilité et un accès approprié aux informations confidentielles dans l'outil de prévision, en fonction de leur rôle et de leur site.

 

Processus de reporting lourd

Dans une entreprise connaissant une croissance aussi rapide, il était nécessaire d'actualiser constamment les rapports sur les revenus, les charges et les tendances en matière d'effectifs, autant de jours de travail que l'équipe Finance n'avait pas à consacrer.

 

Consolidation fastidieuse

Face à des sources de données multiples, l'équipe Finance perdait trop de temps à consolider manuellement les informations et à les réviser pour éviter les erreurs.

Résultats

Gestion de la croissance rapide

Grâce à la flexibilité du système Workday Adaptive Planning, l'équipe Finance peut désormais automatiser les affectations, les avantages sociaux globaux et les hypothèses relatives aux charges sociales, et établir des prévisions en 15 à 20 % moins de temps qu'auparavant. Les nouveaux utilisateurs peuvent être ajoutés à l'outil en toute simplicité sans recourir au service IT.

 

Reporting intuitif en self-service

Workday Adaptive Planning permet à chaque membre d'équipe d'être le « CFO » de son service en trouvant un équilibre entre le reporting standardisé et le reporting client, à tous les niveaux de l'entreprise.

 

Simplicité et automatisation

L'ajout d'un nouveau collaborateur et de tous les coûts associés est désormais simple grâce à des hypothèses intégrées concernant le calcul des charges sociales, les coûts d'assurance maladie, les affectations de sites, les déplacements par personne, etc. Et ces hypothèses sont automatiquement appliquées.

Grâce à Workday Adaptive Planning, l'équipe chargée du reporting d'entreprise respire à nouveau. Cela fait toute la différence de savoir que les analystes de mon équipe saisissent leurs prévisions, que nous pouvons tout actualiser et relancer automatiquement les hypothèses internationales et les prévisions d'affectation, et que je peux consulter immédiatement les informations mises à jour.

Vice President of FP&A


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