Five Rivers Health Centers est financé par le gouvernement fédéral et doit à ce titre démontrer à la Health Resources and Services Administration (HRSA) que chaque professionnel de santé qui reçoit des patients sur ses sites possède les accréditations et privilèges adéquats. Pour maintenir son régime de financement, il est essentiel pour le groupe d'assurer le suivi des qualifications et autorisations d'exercice de chaque médecin, prestataire de niveau intermédiaire, infirmier, membre du personnel clinique et prestataire tiers qui travaille sur un site Five Rivers (des licences professionnelles et certificats de la Drug Enforcement Agency jusqu'aux certificats de formation en réanimation, d'école de médecine fréquentée et de résidences effectuées).
Tenir à jour une bibliothèque d'accréditations
Tenir à jour toutes les données d'accréditation nécessaires devenait chronophage à mesure que l'entreprise se développait, et l'équipe de Five Rivers savait qu'il fallait envisager la dématérialisation des documents.
Avant d'utiliser Evisort (désormais Workday), je devais charger toutes les pages relatives aux accréditations une par une. Maintenant, je peux charger dix documents à la fois. C'est là que j'ai compris que la plateforme allait me faire gagner beaucoup de temps.
Executive Assistant
L'équipe s'est penchée sur un système spécialisé de suivi des accréditations en médecine, mais s'est vite rendu compte que la maintenance d'un tel système nécessiterait un travail manuel trop important. « Il fallait faire des pieds et des mains pour obtenir les informations nécessaires, explique la Chief Medical Officer (CMO) de Five Rivers. C'était un peu comme si vous deviez dupliquer une grande partie de vos processus pour vous adapter. Nous avons vraiment eu du mal avec le processus d'accréditation et à tout mettre en ordre pendant au moins trois ans avant de passer à Evisort (désormais Workday). »
Une solution innovante de suivi des accréditations
Pour répondre à ses besoins de suivi des accréditations, l'équipe de Five Rivers s'est tournée vers l'IA, qui l'assistait déjà pour le reste de ses contrats. L'équipe de Five Rivers a facilement chargé dans Workday les accréditations dont elle avait besoin pour assurer le suivi. « Avant d'utiliser Evisort (désormais Workday), je devais charger toutes les pages une par une, explique un Executive Assistant de Five Rivers. Maintenant, je peux charger dix documents à la fois. C'est là que j'ai compris que la plateforme allait me faire gagner beaucoup de temps. » Après avoir chargé les documents, l'équipe a pu organiser les dossiers de la manière qui lui convenait le mieux et n'a pas eu à les reconfigurer comme avec un système rigide et prédéterminé.
Chez Five Rivers, nous utilisions déjà Evisort (désormais Workday) pour la gestion des contrats, et c'est tout naturellement que nous avons tiré parti de la plateforme pour la gestion des accréditations.
Chief Medical Officer
« Tous les professionnels que nous suivons possèdent un dossier digital contenant tous leurs documents, déclare la CMO. Si Evisort (désormais Workday) nous indique qu'un document est sur le point d'expirer, nous chargeons simplement le nouveau document, et l'ancien est déplacé dans ce dossier. Le processus est nettement simplifié et nous avons la certitude de ne rien laisser passer ».
Cette capacité de suivi des accréditations a également aidé Five Rivers à se conformer au Federal Tort Claims Act (loi sur la responsabilité extracontractuelle de l'administration fédérale aux États‑Unis). En cas d'action en justice pour faute professionnelle, l'entreprise doit présenter les accréditations de la personne citée dans le procès. Le cas échéant, l'équipe peut désormais démontrer rapidement qu'elle a pris les mesures nécessaires pour vérifier les références des collaborateurs de Five Rivers et de ses centres affiliés.
Assurer la conformité de l'entreprise
Avant de l'utiliser pour gérer les accréditations, Five Rivers utilisait la plateforme Workday pour assurer la conformité avec la HRSA, qui effectue une visite sur site tous les trois ans pour évaluer les opérations administratives, cliniques et financières de l'entreprise, ainsi que les contrats associés. Les contrats de Five Rivers étaient auparavant stockés sous forme de dossiers physiques ou de fichiers PDF sur des disques durs, ce qui rendait difficile le suivi du langage et des dates d'expiration des contrats.
« Lors des visites sur site de la HRSA, les examinateurs vérifient la conformité de tous nos contrats, déclare la CFO de Five Rivers. Avant d'utiliser Evisort (désormais Workday), nos contrats étaient rangés dans une pièce remplie de classeurs, et nous devions faire appel à nos connaissances historiques pour savoir si un contrat avait expiré. »
Grâce à la plateforme, l'équipe de Five Rivers a pu rapidement charger, digitaliser et centraliser les contrats, et peut efficacement rechercher certaines formulations spécifiques et exigées dans tous les contrats, puis mettre à jour ou ajouter des informations. « Il y a quelques mois, nous parlions d'un contrat que nous avions conclu avec une entreprise et nous nous demandions si une clause particulière était incluse ou non, explique la CMO. Notre CFO a pu tout de suite le vérifier grâce à Evisort (désormais Workday) ! »
Réduire la préparation des visites d'une semaine à un jour
La préparation des visites sur site de la HRSA est désormais beaucoup plus efficace grâce à l'IA. Avant d'implémenter la plateforme, il fallait une semaine pour s'assurer que l'équipe de Five Rivers avait rassemblé tous les documents nécessaires à une visite de site. Grâce à un référentiel de contrats centralisé, à des conventions de dénomination normalisées et à la rapidité de la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) optimisée par l'IA, ce processus se fait désormais en une journée. « Lors de la préparation d'une visite de site, nous sommes soumis à des contraintes de temps très strictes et devons en plus continuer de réaliser nos tâches quotidiennes habituelles, explique la CFO de Five Rivers. Grâce à Evisort (désormais Workday), nous gagnons des journées entières au lieu de les passer à préparer la visite sur site. Cela nous met assurément dans une meilleure position pour réussir. »
« Evisort (désormais Workday) m'a tellement facilité la vie, ajoute l'Executive Assistant de Five Rivers. Mon travail est moins stressant. Le système passe en revue les documents et extrait ceux dont j'ai besoin. C'est plus facile parce que je n'ai pas à me demander comment j'avais nommé le fichier. Ou bien où je l'avais rangé. Il me suffit de taper un mot pour obtenir ce que je cherche. Tout est à portée de clic. C'est très appréciable ».
Avec Evisort (désormais Workday), je n'ai plus besoin d'attendre une semaine pour obtenir un contrat et l'examiner ; si j'ai besoin de consulter les conditions générales, je peux y accéder directement.
Chief Financial Officer