Une ferme biologique à Kauai. Une banque mondiale. Une entreprise de tech émergente. Toutes font partie de la vaste base de clients de Cushman & Wakefield. En tant que géant international de l'immobilier, Cushman & Wakefield propose à ses clients du monde entier des services de gestion de biens immobiliers, d'installations et de projets dans 60 pays.
L'entreprise traite chaque année 1,5 milliard de dollars en facturation de main-d'œuvre et plus de 100 000 factures : un volume aussi impressionnant que complexe. Pour répondre aux exigences des clients, les factures, les enregistrements financiers et autres documents relatifs aux transactions doivent être exacts et établis en temps voulu.
C'est là un défi de taille. « Nos méthodes sont personnalisables et complexes pour chacun de nos clients, explique Michelle Sinn, Director of Global Non-Brokerage Billing. Nous avons de gros volumes de données à traiter : quelque sept millions de transactions par an. »
Des modifications à la volée
Cushman & Wakefield a fait appel à Intercrowd, partenaire de services de Workday, pour développer une application permettant de gérer plus efficacement ces transactions.
Grâce à Workday Extend, Intercrowd a travaillé en étroite collaboration avec l'équipe de développeurs de Cushman & Wakefield pour déployer la fonction Journal Line Reclassification (reclassification des lignes d'écriture). Celle-ci permet aux utilisateurs d'apporter automatiquement des corrections dans le processus de comptabilité et de revisiter les écritures, en les corrigeant a posteriori. Les corrections en masse et les ajustements ad hoc peuvent être effectués sans avoir à parcourir manuellement des milliers d'entrées dans des feuilles de calcul. Désormais, l'entreprise peut ajuster les lignes d'écriture à la volée ou répartir les coûts en pourcentages, en heures ou en dollars entre plusieurs groupes de travail.
Les avantages ont été clairs et immédiats. Comme Cushman & Wakefield utilisait déjà d'autres applications Workday, toutes les données étaient facilement accessibles. Les leaders ont constaté des économies d'un million de dollars par an, car ils n'avaient plus besoin de six à huit personnes pour mettre à jour manuellement les lignes d'écriture. La nouvelle application a également permis de réduire le temps nécessaire à la mise à jour des lignes d'écriture de 45 minutes à 4 minutes. Le nombre de tickets d'erreur a baissé de 75 % dans les 75 jours qui ont suivi le lancement.
« Les informations sont beaucoup plus précises, affirme Michelle Sinn. Lorsque nous faisions des copier-coller à partir de feuilles de calcul, les erreurs étaient fréquentes. Le gain est donc énorme pour nous. »
Il s'agit d'une référence unique où tout est accessible dans un seul système Workday. Nous n'avons pas besoin de configurer un nouvel outil.
Global Director of Finance Systems
Des enregistrements précis
Cushman & Wakefield compte 13 000 collaborateurs sur le terrain, soit environ un quart des effectifs de la société. Ces collaborateurs soumettent des feuilles de temps hebdomadaires sur lesquelles ils indiquent où ils étaient et ce qu'ils ont fait pour chaque heure de travail notée.
« Les collaborateurs oublient parfois d'indiquer sur leur feuille de temps qu'ils ont travaillé sur un autre site, ce qui obligeait notre équipe de comptabilité à l'ajouter manuellement par la suite à l'aide de feuilles de calcul, explique Michelle Sinn. Les corrections des feuilles de temps étaient très chronophages. »
Et maintenant ? « Il suffit d'appuyer sur le bouton Modifier pour déplacer des heures vers un autre projet, et la tâche se fait automatiquement », indique Michelle Sinn.
Recherche rapide
Grâce à l'application, les collaborateurs peuvent rapidement trouver une ligne à modifier ou à mettre à jour sans avoir à parcourir des dizaines d'entrées dans une feuille de calcul.
Par exemple, si vous recherchez une entreprise particulière aux États-Unis, vous pouvez filtrer les résultats selon des critères supplémentaires, comme « USA », pour que le processus soit plus rapide et pertinent.
Vous pouvez également rechercher une réunion qui s'est tenue il y a plusieurs années en fonction d'une plage de dates, afin de savoir qui y a participé ; ou qui a payé l'addition lors d'un déjeuner d'entreprise, afin de déterminer quel service a été facturé et réaffecter une partie des dépenses à d'autres services. Vous pouvez également effectuer une recherche par phase de projet. Et la liste est encore longue.
Tout se fait de manière unifiée, en une seule fois. Tout est plus précis et plus concis pour les utilisateurs finaux.
Director of Global Non-Brokerage Billing
Développements et améliorations
L'équipe de développeurs de logiciels de Cushman & Wakefield s'occupe désormais de la gestion de l'application et des mises à jour.
« Intercrowd a posé les bases, explique Michelle Sinn. Mais maintenant que notre équipe interne chargée des données techniques gère l'application, nos collaborateurs peuvent l'améliorer et la rendre plus performante. » Les fonctions supplémentaires de reporting et de tri font partie des exemples de mises à jour.
L'entreprise utilise également Workday Extend pour développer de nouvelles applications. « Nous venons de créer notre première application en interne et notre équipe a fait des merveilles, précise Michelle Sinn. Le résultat est incroyable ! »
Et les collègues de Michelle Sinn ne comptent pas s'arrêter là. « Nous pensons que notre parcours avec Workday Extend ne fait que commencer, déclare-t-elle. En tant qu'entreprise, nous cherchons toujours des moyens de nous développer et de nous améliorer. »
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