Boston Scientific réinvente ses processus de collaboration et de budgétisation

« Grâce à Workday Adaptive Planning, notre processus de budgétisation a été amélioré pour une fraction du coût » – Senior Finance Manager

Le fabricant international optimise la planification des scénarios et la visibilité des données

Lorsqu'il s'agissait de stimuler la croissance de l'entreprise, Boston Scientific dépendait de son équipe IT pour actualiser ses règles de gestion, ses calculs et ses limitations au sein d'un système logiciel traditionnel. Workday Adaptive Planning a remis l'équipe Finance aux commandes. Finis les retards d'ordre technique, l'équipe Finance se concentre dorénavant à la modélisation de scénarios et à l'analyse de l'impact commercial. Le contrôle du budget et du reporting est directement confié aux contributeurs clés qui dirigent Boston Scientific et font fonctionner l'entreprise au maximum de sa productivité.

Avec Workday Adaptive Planning, notre processus de budgétisation a été amélioré pour une fraction du coût par rapport aux millions de dollars et aux années d'investissement consacrés à la maintenance de notre système traditionnel.

Senior Finance Manager

Les défis à relever

  • Dépendance à l'IT pour gérer le système de budgétisation
  • Manque de visibilité sur les hypothèses de modélisation budgétaire
  • Difficulté à adapter le système en fonction de l'évolution des opérations métier

Les résultats

  • Élimination du temps consacré antérieurement aux activités de suivi et de vérification des calculs
  • Amélioration de la collaboration et un sens plus large de la responsabilité conjointe de la Finance et d'autres services sur les budgets et les prévisions
  • Retour sur investissement annuel de 300 % comparé au coût total de possession du logiciel d'entreprise traditionnel

Avec 25 participants au processus budgétaire, le niveau d'accès à l'information, de transparence et de collaboration a considérablement augmenté. Il renforce la confiance entre les acteurs impliqués et l'équipe Finance.

Senior Finance Manager

Hyperion freine l'activité

L'usine de fabrication de Boston Scientific à Saint Paul, dans le Minnesota, emploie 250 personnes. Le processus de budgétisation et de planification existant était basé sur une plateforme Hyperion hautement personnalisée. Une grande partie de la budgétisation était effectuée sur la base de règles de gestion et d'hypothèses de calcul, gérées par le service IT. En outre, l'équipe Finance collectait les données dans Microsoft® Excel et demandait des mises à jour à la plateforme Hyperion par l'intermédiaire du service IT. Les mises à jour du système pouvaient prendre jusqu'à deux heures pour exécuter une nouvelle règle de gestion.

« Il est devenu difficile de conserver la gestion du budget sur Hyperion, a déclaré Mark Powers, Senior Finance Manager, Boston Scientific. À chaque changement de condition de gestion ou à chaque ajout ou suppression de produit, nous devions nous appuyer sur les programmeurs du service IT pour personnaliser Hyperion et réexécuter les scripts. C'était incroyablement contraignant pour les équipes financières et commerciales, car nous n'avions pas de visibilité sur les hypothèses et les leviers opérationnels utilisés dans les scripts Hyperion. Ces défis se sont accrus à mesure que notre instance spécifique de la plateforme Hyperion était abandonnée et que l'assistance informatique diminuait, de sorte que nous avons dû trouver une nouvelle solution. »

Le passage aux bonnes pratiques Cloud

L'équipe Finance souhaitait trouver une solution permettant de maîtriser et d'exploiter son budget existant, ainsi qu'un outil capable de réaliser des modélisations de scénarios beaucoup plus rapidement que sa plateforme traditionnelle. Après avoir assisté à un séminaire sur les bonnes pratiques en matière de budgétisation et de prévision, ils ont décidé d'essayer de reproduire leur modèle budgétaire existant hébergé par Hyperion en recourant à Workday Adaptive Planning.

Boston Scientific a déployé Workday Adaptive Planning en plein processus de budgétisation annuelle et l'a déployé auprès de 25 utilisateurs. La période de mise en œuvre a duré un mois et l'entreprise a gagné énormément de temps en collectant les données budgétaires auprès des contributeurs.

« Les réactions au déploiement de Workday Adaptive Planning auprès de nos clients ont toutes été très positives, a déclaré Mark Powers. Nos utilisateurs ont trouvé cette solution très conviviale et intuitive, ils l'ont adorée ! »

Les résultats

Grâce à Workday Adaptive Planning, le site de Boston Scientific a considérablement rationalisé son processus de budgétisation. La durée du cycle de budgétisation de six semaines reste la même, mais avec une réduction de 80 heures du temps consacré à cette tâche par l'équipe et la possibilité pour le service Finance d'absorber le travail de deux autres analystes financiers.

« Maintenant, nous passons moins de temps à gérer les problèmes de système et les retards IT et plus de temps à comprendre la structure du modèle et son impact sur l'entreprise, a expliqué Mark Powers. Avec 25 participants au processus budgétaire, le niveau d'accès à l'information, de transparence et de collaboration a considérablement augmenté. Il renforce la confiance entre les acteurs impliqués et l'équipe Finance. »

Boston Scientific réalise désormais le reporting opérationnel par une importation des données du SAP dans Workday Adaptive Planning. Par ailleurs, elle utilise le logiciel pour effectuer des analyses de scénarios sur la productivité des salariés et le volume des ventes, et établir des plans quinquennaux à long terme.

« Workday Adaptive Planning a bien fonctionné pour nous lors de notre processus de budgétisation. Je dirais même que les résultats ont dépassé nos attentes. Lorsque le système Hyperion a connu une interruption de service inattendue au cours du cycle de budgétisation, nous avons pu poursuivre notre processus dans Workday Adaptive Planning, a ajouté Mark Powers. Notre processus de budgétisation a été amélioré pour une fraction du coût par rapport aux millions de dollars et aux années d'investissement consacrés à la maintenance de notre système traditionnel Hyperion. »


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