Qu’est-ce que la gestion de la main-d’œuvre? Ce qu’il faut savoir pour choisir une solution de gestion de la main-d’œuvre.
Dans un contexte où les attentes des employés évoluent et où la nature du travail se transforme, que signifie réellement la gestion de la main-d’œuvre? Voyons les principaux éléments que les organisations doivent prendre en compte pour choisir une solution de gestion de la main-d’œuvre capable d’affecter les bonnes ressources, au bon moment.
Pour les employeurs, les travailleurs représentent à la fois la plus grande dépense de l’entreprise et son plus grand atout. Chaque jour, ils ont une influence directe sur tout, de la perception de la marque aux marges bénéficiaires. Il n’est donc pas surprenant que les recherches établissent régulièrement un lien étroit entre l’engagement, la productivité et la rentabilité.
Comme la main-d’œuvre joue un rôle essentiel dans la réussite d’une entreprise, les dirigeants ont toujours eu la responsabilité d’optimiser le rendement et la productivité des travailleurs. Or, avec l’évolution rapide du travail et des attentes des employés au cours des dernières années, cette responsabilité a pris encore plus d’importance. Les dirigeants d’aujourd’hui doivent comprendre non seulement où et quand affecter leurs effectifs à l’heure actuelle, mais aussi comment ces besoins évolueront demain. Pour s’assurer de disposer du bon nombre de travailleurs possédant les bonnes compétences, au bon moment, aujourd’hui comme demain, les entreprises s’appuient sur des processus de gestion de la main-d’œuvre.
Nous examinons ci-dessous ce que signifie la gestion de la main-d’œuvre dans un contexte marqué par l’évolution des attentes des travailleurs et la transformation du monde du travail, ainsi que les critères à considérer pour choisir une solution capable d’affecter les bonnes ressources, au bon moment.
Qu’est-ce que la gestion de la main-d’œuvre?
La gestion de la main-d’œuvre regroupe les processus qui permettent d’optimiser le rendement et la productivité de la main-d’œuvre.
À la base, la gestion de la main-d’œuvre repose sur la gestion du temps. Elle permet aux organisations de déterminer combien d’employés sont nécessaires pour accomplir une tâche ou pourvoir un quart de travail chaque jour, chaque semaine et chaque mois. Les outils de gestion de la main-d’œuvre servent principalement à gérer les travailleurs qui doivent être sur place pour effectuer leur travail, comme les travailleurs de première ligne, puisqu’ils aident notamment les entreprises à planifier les horaires et à suivre le temps de travail. Des outils avancés permettent également de prévoir le nombre de travailleurs nécessaires pour répondre à l’évolution de la demande, par exemple pour un nouveau projet ou en fonction des variations saisonnières du trafic.
Traditionnellement, la gestion de la main-d’œuvre reposait sur une approche descendante où les superviseurs établissaient les horaires de leurs équipes (pensez aux feuilles imprimées affichées sur les murs des salles de pause). Cette approche manuelle renforçait l’idée que la gestion des horaires et le suivi du temps relevaient d’une fonction administrative des RH, nécessaire, certes, mais peu valorisée. Nécessaire? Oui, mais sans l’impact stratégique ni le potentiel d’innovation découlant des domaines des RH comme les avantages sociaux ou l’apprentissage et le développement.
Heureusement, l’évolution du monde du travail a transformé cette perception de la gestion de la main-d’œuvre. Comme les effectifs élargis, qui regroupent des employés salariés, à temps partiel, temporaires et des pigistes, sont devenus la norme, la planification des horaires et des activités ainsi que le suivi de l’efficacité sont désormais beaucoup plus complexes. Oubliez la répartition des heures X entre X personnes : les gestionnaires d’aujourd’hui doivent tenir compte des préférences d’horaires, des compétences individuelles, des contraintes budgétaires et de la conformité réglementaire pour de multiples catégories de travailleurs. Les processus manuels et les anciens systèmes disparates ne suffisent plus.
Cette réalité de plus en plus complexe met en lumière l’importance d’une gestion de la main-d’œuvre axée sur les données et d’outils modernes de gestion de la main-d’œuvre.
Pourquoi la gestion de la main-d’œuvre est-elle importante?
Les bouleversements sans précédent des dernières années, qu’il s’agisse de la pandémie, des pénuries de main-d’œuvre ou des perturbations de la chaîne d’approvisionnement, ont démontré à quel point les entreprises doivent tirer pleinement parti de leurs effectifs élargis, tout en s’adaptant aux changements et aux nouvelles possibilités. Les dirigeants doivent être en mesure de préparer leur main-d’œuvre au changement tout en respectant les lois sur les horaires de travail et les directives en matière de sécurité des travailleurs.
Dans un contexte marqué par des changements constants, les employeurs doivent investir dans l’attraction, la fidélisation et le développement de leur ressource la plus précieuse : leur main-d’œuvre.
De la même façon, les entreprises ne peuvent plus considérer les travailleurs rémunérés à l’heure comme une ressource interchangeable ni traiter leurs besoins en matière d’horaires comme une simple option. Aujourd’hui, les travailleurs rémunérés à l’heure et les travailleurs occasionnels constituent le pilier de nombreuses organisations. et s’attendent à être traitées de cette façon.
Les solutions modernes de gestion de la main-d’œuvre vont bien au-delà de la planification des horaires et du suivi du temps pour aider les dirigeants à gérer ces nouvelles réalités. Dans sa forme la plus avancée, la gestion de la main-d’œuvre utilise des données en temps réel et l’IA afin d’intégrer la planification des effectifs à la planification stratégique de l’entreprise dans son ensemble. Cette approche permet d’optimiser le rendement, l’efficacité et l’engagement des travailleurs tout en réduisant les risques organisationnels. Elle crée également une source unique, fiable, au lieu d’obliger les dirigeants à consulter les données des employés permanents dans un système de gestion du capital humain (HCM) et celles des travailleurs occasionnels dans un système de gestion des ressources externes (VMS) distinct. Une solution unifiée permet aux responsables des RH, des finances et de l’exploitation d’avoir une vue complète des coûts totaux de la main-d’œuvre, même à mesure que les effectifs se complexifient et que les catégories de travailleurs se multiplient.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de la main-d’œuvre?
Comme nous l’avons mentionné plus tôt, de nombreuses organisations continuent de s’appuyer sur des processus manuels, des systèmes cloisonnés et des données cloisonnées pour gérer leur main-d’œuvre. Le problème, c’est que cette approche ne fonctionne que lorsque les effectifs, les horaires et le suivi du temps sont entièrement prévisibles.
Or, la nature humaine et la complexité des contraintes du quotidien des travailleurs font en sorte que la planification des horaires est tout sauf statique. Parallèlement, les responsables des opérations subissent une pression croissante pour harmoniser les activités liées à la main-d’œuvre avec la stratégie globale de l’entreprise, tout en lançant de nouveaux modèles d’affaires, en réaffectant les travailleurs à différents rôles et lieux de travail et en répondant à l’évolution de leurs attentes. Dans un tel contexte, les approches traditionnelles de gestion de la main-d’œuvre ne suffisent tout simplement plus.
Pour y parvenir, les plateformes de gestion de la main-d’œuvre créent une source de données unique à partir d’un système unifié de suivi du temps, de planification des horaires et de gestion de la paie. Elles utilisent l’IA pour faire correspondre l’offre et la demande de main-d’œuvre et mettre en évidence les renseignements essentiels sur les effectifs afin d’aider les gestionnaires à optimiser les horaires selon les besoins de l’entreprise, tout en respectant les réglementations du travail et les préférences des employés en matière de planification des horaires.
Au-delà de l’optimisation de la planification, ces outils permettent aux organisations d’obtenir des rapports en temps réel, de comprendre parfaitement leurs coûts de main-d’œuvre et d’améliorer leur prise de décision. Grâce à une approche sophistiquée de la gestion de la main-d’œuvre et à un logiciel adapté, les organisations peuvent affecter facilement les bonnes ressources au bon endroit, au bon moment.
Par exemple, le logiciel Workday Scheduling and Labor Optimization offre les capacités suivantes.
Planification des horaires : Cette solution avancée axée sur les employés utilise l’IA pour équilibrer les besoins en main-d’œuvre et les préférences des travailleurs, afin de générer des horaires optimisés tout en offrant davantage de flexibilité et d’autonomie aux travailleurs rémunérés à l’heure.
Anomalies liées au temps : Dans le cadre de la Console centrale des heures et de la planification destinée aux gestionnaires, Workday détecte automatiquement les erreurs possibles de saisie du temps et avertit les gestionnaires des entrées inhabituelles. Cela permet de gagner du temps et d’améliorer la précision du calcul des salaires et des coûts de main-d’œuvre.
Repérage et gestion des compétences : Lorsque la stratégie liée à la main-d’œuvre et les compétences sont harmonisées, les organisations peuvent rapidement affecter les bonnes personnes possédant les bonnes compétences aux bons endroits. Elles peuvent également repérer les lacunes en matière de compétences.
Prévision de la demande : En tant qu’élément clé du moteur d’optimisation propulsé par l’IA de Workday, la prévision de la demande fondée sur l’apprentissage automatique aide les gestionnaires à créer des horaires optimisés selon les besoins prévus en main-d’œuvre, en tenant compte de facteurs externes comme l’historique des ventes, l’achalandage, les données météorologiques ou les événements locaux.
Grâce à la gestion de la main-d’œuvre, les équipes des RH et des opérations peuvent tirer pleinement parti de leurs effectifs, non seulement pour s’adapter au changement, mais aussi pour prospérer, que ce soit face à une pandémie, à une nouvelle occasion d’affaires ou à de nouvelles pressions concurrentielles.
Comme la main-d’œuvre joue un rôle essentiel dans la réussite d’une entreprise, les dirigeants ont toujours eu la responsabilité d’optimiser le rendement et la productivité des travailleurs.
Quels sont quelques exemples de gestion de la main-d’œuvre?
Le logiciel de gestion de la main-d’œuvre Workday donne aux travailleurs comme aux gestionnaires davantage de contrôle sur leur travail au quotidien, tout en aidant les organisations à répondre à leurs besoins opérationnels et de conformité.
Avec Workday Scheduling and Labor Optimization, les travailleurs peuvent indiquer quand et où ils préfèrent travailler. Ils peuvent choisir leurs horaires et lieux de travail préférés, s’inscrire à des quarts supplémentaires et échanger leurs horaires avec leurs collègues. Les outils de planification automatisée tiennent compte de leurs préférences afin de leur attribuer les quarts de travail qui leur conviennent le mieux. Pendant que les gestionnaires examinent et ajustent les horaires générés automatiquement, Workday continue de les valider en fonction des disponibilités et des qualifications des travailleurs. Une fois l’horaire approuvé par le gestionnaire, les travailleurs reçoivent une notification les invitant à consulter leur horaire pour la semaine à venir.
Ce système permet d’éviter les problèmes liés à la planification grâce à une communication fluide. Par exemple, un travailleur peut consulter son horaire à venir et se rendre compte qu’il n’est finalement plus disponible pour travailler pendant le quart du mercredi après-midi. Au lieu de contacter un responsable et d’attendre une réponse, l’employé signale simplement le changement dans l’application Workday. Le gestionnaire reçoit alors immédiatement une notification accompagnée de suggestions d’autres travailleurs dont les horaires et les compétences correspondent au quart à combler le mercredi.
De plus, le travailleur comme le gestionnaire peuvent afficher les heures sur le tableau des quarts disponibles afin qu’un autre employé possédant les qualifications requises puisse prendre le quart. Dans ce tableau, les travailleurs voient uniquement les quarts pour lesquels ils sont qualifiés. Lorsqu’un collègue accepte un quart, le gestionnaire approuve ensuite la modification et les travailleurs concernés reçoivent une notification.
En arrière-plan, Workday vérifie également les horaires en fonction des exigences réglementaires et de conformité, et avertit le gestionnaire si, par exemple, un quart supplémentaire entraîne des heures supplémentaires ou qu’un employé ne prend pas sa pause-repas obligatoire.
Tout le monde peut donc mieux concilier travail et vie personnelle grâce à une expérience de planification simple et fluide. Pour les travailleurs qui occupent plusieurs emplois ou qui doivent concilier leur travail avec leurs responsabilités comme proches aidants ou leurs études, cette flexibilité offre l’expérience employé qu’ils recherchent et dont ils ont besoin, ce qui favorise leur engagement et leur permet de se sentir davantage valorisés.
Quels sont les principaux avantages des outils de gestion de la main-d’œuvre?
Affecter les bonnes ressources, au bon moment et au bon endroit, permet d’exécuter le travail correctement et efficacement. Les organisations évitent ainsi une multitude de problèmes, qu’il s’agisse d’un manque de personnel, de travailleurs insuffisamment formés, d’erreurs de conformité coûteuses ou de problèmes juridiques. Par conséquent, les outils optimisés de gestion de la main-d’œuvre aident les entreprises, particulièrement celles qui dépendent fortement des travailleurs occasionnels et rémunérés à l’heure, à obtenir et à maintenir un avantage concurrentiel, tout en simplifiant le travail des gestionnaires et des employés.
De plus, les solutions intelligentes de planification des horaires axées sur les employés permettent aux responsables des opérations d’améliorer la productivité et de réduire les coûts de main-d’œuvre grâce à une gestion dynamique des besoins en personnel. Grâce à ces outils, les gestionnaires de première ligne peuvent gérer les horaires des équipes au quotidien et à la semaine, tout en ayant une vue claire des coûts de main-d’œuvre prévus et réels.
Le logiciel d’optimisation de la main-d’œuvre de Workday donne aux travailleurs comme aux gestionnaires davantage de contrôle sur leur travail au quotidien, tout en aidant les organisations à répondre à leurs besoins opérationnels et de conformité.
Cette flexibilité profite autant aux employeurs qu’aux travailleurs. Particulièrement dans un marché du travail serré, les employeurs doivent offrir une expérience de travail positive qui favorise la fidélisation. En donnant aux travailleurs la possibilité de gérer eux-mêmes leurs horaires au moyen d’une application de gestion de la main-d’œuvre, les organisations peuvent accroître leur satisfaction et réduire le roulement du personnel. De la même façon, les outils de planification adaptés aux appareils mobiles offrent davantage d’autonomie à une main-d’œuvre de plus en plus mobile et sans poste fixe, ce qui contribue aussi à favoriser le recrutement et la fidélisation.
Profitez des avantages suivants avec Workday Scheduling and Labor Optimization.
Valoriser chaque employé : Comprendre les compétences de chaque employé permet à l’entreprise de les mettre en œuvre selon les besoins. Connaître le travailleur est la première étape pour l’impliquer.
Favorisez une dotation et une planification intelligentes : La gestion de la main-d’œuvre permet aux employeurs d’affecter les bonnes personnes là où elles sont le plus nécessaires, au moment opportun.
Établissez des coûts de main-d’œuvre prévisibles : Un horaire fondé sur des données fiables en temps réel favorise la transparence des coûts de main-d’œuvre. Et une meilleure visibilité favorise de meilleurs résultats commerciaux.
Réduisez les coûts administratifs : Une diminution des interventions manuelles permet de réduire les coûts administratifs.
Effectuez en temps réel l’analyse des coûts de main-d’œuvre : Les gestionnaires bénéficient d’une visibilité en temps réel sur les coûts de main-d’œuvre, sans avoir à attendre une intégration à la paie, puisque toutes les données Workday, y compris le temps, les absences et les horaires, se trouvent au même endroit et sont accessibles immédiatement.
Donnez plus de contrôle aux travailleurs : Dans un contexte de pénurie de compétences et de fort roulement du personnel, les travailleurs s’attendent à davantage de flexibilité de la part de leur employeur. Une entreprise qui offre flexibilité et visibilité en matière d’horaires devient un employeur de choix.
De plus, Workday Scheduling and Labor Optimization attribue un score aux horaires, offrant ainsi aux responsables de la planification et de l’exploitation une mesure quantitative de la capacité des horaires à répondre aux besoins opérationnels et aux besoins en main-d’œuvre. Grâce à ce score, ils peuvent déterminer s’ils sont en bonne voie de réduire les coûts de main-d’œuvre tout en couvrant toutes les heures requises.
Quels sont les principaux éléments à prendre en compte pour les outils de gestion de la main-d’œuvre?
Dans un monde du travail axé sur la flexibilité, l’approche descendante où les employeurs imposent les horaires devient aussi désuète qu’un télécopieur. Les logiciels unifiés de gestion de la main-d’œuvre permettent aux organisations d’attirer, de mobiliser et de fidéliser les talents plus facilement et plus efficacement.
Les logiciels de gestion de la main-d’œuvre doivent offrir :
- Une source unique et fiable pour les données RH
- Transparence des coûts et autres indicateurs clés de la main-d’œuvre
- La génération automatisée des horaires qui tient compte des préférences des travailleurs et de leurs données en temps réel, comme les congés.
- Une création simplifiée des horaires qui permet aux gestionnaires de première ligne de consacrer plus de temps à accompagner leurs équipes et à servir leurs clients
- Une expérience utilisateur simple et conviviale afin que les travailleurs puissent accomplir facilement leurs tâches administratives et RH
Les outils de gestion de la main-d’œuvre de Workday s’intègrent également directement dans les environnements de travail des employés, sans les obliger à devoir ouvrir et fermer différents systèmes. Workday s’intègre dans des espaces de travail courants, comme Microsoft Teams, ce qui permet aux travailleurs d’effectuer rapidement certaines actions, notamment demander des congés ou pointer leur arrivée et leur départ, dans le cours normal de leur journée de travail.
Comment la gestion de la main-d’œuvre évolue-t-elle?
Dans un contexte marqué par des changements constants, les employeurs doivent investir dans l’attraction, la fidélisation et le développement de leur ressource la plus précieuse : leur main-d’œuvre. Aujourd’hui, la gestion de la main-d’œuvre ne consiste plus simplement à traiter les travailleurs comme des données dans une feuille de calcul liée au recrutement, à la planification des horaires ou aux dépenses. À une certaine époque, un système qui se contentait d’attribuer des quarts dans un calendrier pouvait suffire, mais ce n’est plus le cas aujourd’hui. Les employeurs ont désormais besoin de techniques et de systèmes de gestion de la main-d’œuvre plus avancés, capables de comprendre les personnes et tenir compte de leurs compétences, leurs préférences, leur expérience et leurs besoins.
Les organisations ne peuvent plus s’appuyer sur des systèmes de gestion de la main-d’œuvre désuets qui offrent peu de visibilité sur les compétences des travailleurs. Elles ont plutôt besoin de logiciels qui permettent à leur main-d’œuvre de s’adapter rapidement et d’évoluer avec agilité. Autrement dit, elles ont besoin d’une optimisation de la main-d’œuvre, soit d’une plateforme plus complète qui combine les capacités de la gestion de la main-d’œuvre à d’autres fonctions RH comme les avantages sociaux, le recrutement et la gestion des talents.
En tant que stratégie, l’optimisation de la main-d’œuvre intègre les compétences au processus de gestion de la main-d’œuvre en combinant l’efficacité d’une gestion automatisée avec la flexibilité d’une approche des talents axée sur les compétences. Elle intègre les applications de gestion de la main-d’œuvre aux processus RH et opérationnels, notamment la gestion des talents, le recrutement, les avantages sociaux, la rémunération, la gestion des compétences, l’expérience employé, ainsi que la planification et l’analyse.
Les logiciels de gestion de la main-d’œuvre qui gèrent le temps, les horaires, les absences et la rémunération ne peuvent plus être considérés comme de simples outils pratiques pour soutenir les activités de l’entreprise. Ils constituent désormais des points de contact indispensables entre employeurs et employés, permettant à chacun de gérer et d’optimiser sa vie professionnelle tout en contribuant au succès de l’entreprise.
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