Qu’est-ce qu’un système de gestion des ressources externes?
Un système de gestion des ressources externes est une solution logicielle qui vous aide à gérer l’ensemble de la relation avec vos travailleurs occasionnels, de la recherche de candidats au départ, en passant par l’intégration, la gestion, la facturation et la production de rapports. L’utilisation d’un tel système permet aux gestionnaires de programme de gérer les coûts, l’efficacité, la qualité et les risques sur une seule plateforme.
Qu’est-ce qu’une ressource externe?
En règle générale, une ressource externe est un fournisseur qui offre des biens et des services. Qu’il s’agisse d’un particulier ou d’une organisation, une ressource externe propose quelque chose de valeur à un acheteur qui en a besoin pour atteindre ses objectifs.
Dans le contexte de la gestion de la main-d’œuvre, le terme « ressource externe » fait référence aux ressources prises en charge par un système de gestion des ressources externes, y compris les agences de recrutement sous contrat, les fournisseurs de services et les travailleurs occasionnels. En bref, le terme « ressource externe » désigne les personnes ou entités qui approvisionnent une organisation en personnes ou en talents afin de composer sa main-d’œuvre externe.
Qu’est-ce qu’un travailleur occasionnel?
Un travailleur occasionnel est une personne qui effectue un travail pour le compte de votre organisation, mais qui n’en est pas un employé direct, par exemple un travailleur temporaire, un consultant, un travailleur à la demande ou un pigiste.
Il est par ailleurs important de noter qu’il existe différents termes pour désigner la main-d’œuvre occasionnelle. Par conséquent, lorsque vous discutez de vos talents externes, il peut être utile de préciser à quel groupe vous faites référence.
Pourquoi avez-vous besoin d’un système de gestion des ressources externes?
Un système de gestion des ressources externes vous permet d’accéder facilement et rapidement aux informations sur les travailleurs qui ne sont pas des employés afin que vous puissiez prendre des décisions éclairées et assurées rapidement, notamment des décisions cruciales concernant la façon de recruter, d’embaucher, de gérer et de rémunérer l’ensemble de votre personnel, y compris les travailleurs occasionnels.
Les logiciels de gestion des ressources externes peuvent également être un outil puissant pour assurer la sécurité et la conformité de votre organisation. Sans un moyen simple de suivre et de consigner le statut des travailleurs et d’autres informations liées à votre main-d’œuvre externe, vous pouvez créer des lacunes critiques, et présenter des risques pour les finances et la réputation de votre organisation.
À mesure que votre main-d’œuvre étendue augmente, une solution de gestion s’avère essentielle pour élaborer et exploiter une stratégie de main-d’œuvre étendue réussie. Si le bureau de gestion de programme utilise souvent ces solutions pour aider aux tâches de gestion quotidiennes, l’organisation peut exploiter les données recueillies dans toutes ses fonctions. Par exemple, les équipes des RH, des finances et des TI peuvent facilement consulter et analyser les informations, ce qui leur permet d’élaborer des plans et des stratégies de main-d’œuvre efficaces.
Quels sont les avantages de l’utilisation d’un système de gestion des ressources externes?
En vous donnant les moyens de tirer parti efficacement de la main-d’œuvre occasionnelle, un système de gestion des ressources externes peut aider votre organisation à faire face aux changements rapides au sein de votre secteur d’activité, à combler les lacunes en matière de compétences et à attirer les meilleurs talents, le tout dans un système de tenue des dossiers unique.
Voici quelques-uns des avantages de ce type de logiciel de gestion :
Simplification et automatisation des processus manuels fastidieux
Amélioration de la visibilité de la main-d’œuvre pour tous les types de travailleurs
Accélération de l’embauche et élargissement des bassins de talents
Gestion de la conformité et réduction des risques
Optimisation des processus d’intégration et de départ
Simplification de la facturation et réduction des coûts
Soutien à la croissance mondiale
« Workday VNDLY a considérablement amélioré notre visibilité sur notre main-d’œuvre occasionnelle. Nous savons maintenant le nombre de personnes qui travaillent pour nous, l’emplacement où elles travaillent, le montant des dépenses que nous engageons ainsi que les ressources externes qui soutiennent le programme. De plus, nous disposons de puissantes capacités de production de rapports pour la prévision de la main-d’œuvre. »
— Directeur du sourçage stratégique, College Board
Quelles sont les fonctionnalités d’un système de gestion des ressources externes?
Les fonctionnalités exactes peuvent différer selon la plateforme, mais tous les systèmes de gestion des ressources externes offrent habituellement des fonctionnalités de gestion des fournisseurs, de répartition des commandes, de facturation en bloc, de gestion des risques et de suivi de l’effectif, ainsi qu’une nette augmentation de la productivité grâce au renforcement des capacités en matière de production de rapports, comparativement aux systèmes et aux processus manuels.
De nos jours, ces systèmes intègrent souvent la gestion des énoncés des travaux des consultants et des services externalisés. En raison de cette offre de services plus large, certains fournisseurs de système de gestion des ressources externes utilisent les expressions « système de main-d’œuvre étendue » et « plateforme de main-d’œuvre étendue » pour décrire leurs services.
Comment gérer la conformité mondiale avec un système de gestion des ressources externes?
Un système de gestion des ressources externes est un outil précieux pour la gestion de la main-d’œuvre internationale d’aujourd’hui, car les dirigeants doivent superviser de plus en plus d’équipes au-delà des frontières. Puisque les réglementations peuvent varier considérablement d’un pays à l’autre, il est important d’avoir de l’aide relativement aux exigences de facturation, aux lois sur l’emploi, aux réglementations sur les données et à d’autres aspects du travail à l’étranger.
Pour aider à gérer la conformité à l’échelle mondiale, une solution de gestion des ressources externes doit offrir des fonctionnalités robustes capables de prendre en charge la facturation mondiale, les structures fiscales nationales, la facturation en devises locales, les calculs de taux complexes et les lois locales sur l’emploi.
Voici quelques avantages des logiciels de gestion de la main-d’œuvre occasionnelle à l’échelle internationale :
Éviter les pénalités et les amendes grâce à des fonctionnalités clés qui répondent à vos besoins à l’étranger
Générer facilement des rapports sur les données des travailleurs occasionnels à l’échelle mondiale, indépendamment de la catégorie, du type de contrat, du service et de l’emplacement
Centraliser les informations provenant de plusieurs pays pour prendre des décisions fondées sur les données et réduire les risques
Pourquoi la sécurité est-elle importante dans un système de gestion des ressources externes?
Si vous évaluez un système de gestion des ressources externes, vous devez absolument tenir compte de la sécurité. L’emploi de plusieurs types de travailleurs comporte des risques uniques en matière de conformité et de sécurité, qui peuvent être difficiles à gérer sans la technologie adéquate.
Étant donné que les systèmes de gestion des ressources externes enregistrent et stockent les renseignements personnels des travailleurs, sans parler des données relatives à l’organisation et à ses partenaires, ils doivent respecter des normes extrêmement élevées dans l’ensemble du secteur, ainsi que des réglementations strictes dans les pays où les travailleurs sont employés. Assurez-vous que votre système de gestion des ressources externes dispose de mesures de sécurité techniques complètes et intégrées pour protéger vos données. Ces contrôles de sécurité doivent être validés par des tiers de confiance.
Connexion de votre système de gestion des ressources externes à votre solution de gestion du capital humain.
Un nombre croissant d’organisations s’appuient sur une main-d’œuvre diversifiée pour accomplir leur travail, notamment des entrepreneurs, des fournisseurs de services, des exploitants de plateformes et même des robots. La main-d’œuvre ne se limite plus aux employés salariés à temps plein. Par conséquent, de nombreuses organisations ont besoin d’une stratégie globale de gestion de la main-d’œuvre qui prenne en considération l’ensemble du personnel.
Compte tenu de cette évolution constante de la main-d’œuvre, l’association de votre système de gestion des ressources externes à votre solution de gestion du capital humain (HCM) peut s’avérer déterminante pour avoir une visibilité complète de votre main-d’œuvre en éliminant les sources d’informations cloisonnées. L’association de votre système de gestion des ressources externes à votre solution HCM permet aux données de circuler sans difficulté entre les systèmes, créant ainsi une approche agile et unifiée pour gérer l’ensemble de votre main-d’œuvre.
Cependant, il est important de noter que certains systèmes de gestion des ressources externes ne peuvent pas être connectés à toutes les solutions HCM, et que certaines intégrations sont plus efficaces et conviviales que d’autres. Il s’agit d’un aspect important à considérer lors de l’évaluation de vos options technologiques de gestion de la main-d’œuvre.
Composants d’un bon système de gestion des ressources externes.
Bien que les composantes exactes d’un logiciel de gestion de la main-d’œuvre occasionnelle puissent varier, certaines fonctionnalités peuvent être réunies pour créer un système de gestion des ressources externes véritablement efficace. Voici quelques exemples de composantes importantes :
Gestion de la main-d’œuvre étendue.
Les fonctionnalités de gestion de la main-d’œuvre étendue permettent à votre organisation de prendre en charge efficacement la relation complète avec vos travailleurs externes, y compris la recherche de candidats, l’intégration, la gestion, la facturation et le départ. En fin de compte, ces fonctionnalités vous permettent de mieux planifier, gérer et analyser les besoins et les dépenses en main-d’œuvre occasionnelle.
Énoncé des travaux.
Les fonctionnalités d’énoncés des travaux offrent les outils nécessaires pour déterminer et appliquer les exigences relatives aux énoncés des travaux de la main-d’œuvre occasionnelle, ce qui vous permet de gérer des projets complexes depuis un seul emplacement. Grâce aux fonctionnalités d’énoncé des travaux d’un système de gestion des ressources externes, vous pouvez vous assurer de disposer de la main-d’œuvre occasionnelle dont vous avez besoin pour réussir l’exécution de vos projets.
Gestion du profil des travailleurs.
Grâce aux fonctionnalités de gestion du profil des travailleurs, vous pouvez cibler rapidement et facilement les informations de base dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées concernant votre programme de main-d’œuvre étendue. Gagnez du temps et économisez en vous assurant que votre équipe connaît l’emplacement de chaque travailleur, le temps passé sur les tâches et le coût de la main-d’œuvre.
Le rôle de l’IA dans les logiciels de gestion des ressources externes.
Les fournisseurs de système de gestion des ressources externes utilisent de plus en plus l’apprentissage automatique et d’autres stratégies fondées sur l’IA pour améliorer les processus et le rendement des équipes, et pour économiser. Les tâches liées au recrutement en sont un bon exemple. Vous pouvez utiliser les outils d’apprentissage automatique de votre système de gestion des ressources externes pour aider vos équipes des RH et de l’approvisionnement à trouver rapidement les candidats qui répondent le mieux à vos besoins, en tenant compte de vos exigences en matière d’expérience et de tarifs. En automatisant et en simplifiant les processus de recrutement, l’IA peut aider votre organisation à gagner du temps et à économiser, donnant à vos responsables des RH et de l’approvisionnement la liberté de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.